Bayi Toplantısı Nedir?
İçindekiler
Bayilik sistemi ile çalışan şirketler ya da kurumlar, belli dönemlerde tanışmak, kaynaşmak, şirketin yeni ürünü veya hizmetinin tanıtımı, eğitim ve eğlence amaçlı bir araya gelirler. Bu toplantılara bayi toplantıları adı verilir.
Aynı şirket çatısı altında faaliyet gösteren bayiler, zaman zaman bir araya gelerek, geçmiş ve gelecek dönem değerlendirmelerini yapar ve gelecekteki hedeflerinin ne olacağını belirlerler.
Bayi Toplantıları Neden Yapılır?
Şirketlerin ya da kurumların, yurt içinde ya da yurt dışında pek çok bayilikleri olabilir. Bayiler şirketlerin yurt içi ya da yurt dışı temsilcilikleridir. Şirketlerin hizmet ya da ürünlerini satmak ile yetkilidirler.
Bayi toplantıları bir nevi değerlendirme toplantılarıdır. Belli dönemlerde bayiler, şirket ya da kurum sponsorluğunda bir araya gelir ve geçmiş dönem muhasebesini tutmak, yeni ürünler hakkında bilgi sahibi olmak, genel durum değerlendirmesi yapmak ve bayilerin birbirleri ile tanışıp, kaynaşmaları amaçlı bir araya gelirler.
Bayi Toplantıları Nasıl Düzenlenir?
Bayiler açısından verimli olması için, bayi toplantılarının profesyonel ve eksiksiz bir şekilde yapılması, sorunsuz geçmesi çok önemlidir. Şirket organizasyonu kapsamında;
- Bayi toplantıları için bir bilgilendirme yapılması,
- Bayi toplantısının nerede yapılacağı,
- Toplantı mekânında düzenlemelerin ve ön hazırlıkların yapılması,
- Bayi toplantısın yapılacağı yerdeki ulaşım ve konaklama hizmetlerinin sağlanması,
- Toplantı mekânındaki yeme, içme gibi ikramların hazırlıkların yapılması ve profesyonel bir ikram şirketiyle anlaşılması,
- Bayi toplantı salonunun düzeni ve organizasyonu, toplantı sırasında verilecek molaların detaylarının belirlenmesi ve takip edilmesi gibi konularda, bayi toplantısını organize edecek şirketin, bayi toplantısı yapacak şirket ya da firma hakkında bilgi sahibi olması gerekmektedir. Ayrıntıların önceden belirlenmesi, toplantının sağlıklı ve verimli geçmesine ve sorunsuz tamamlanmasına neden olacaktır.
Bayiliğin bir tanımı da iş yapılan şirketin büyümesi anlamına gelmektedir. Bu büyümenin temsilcileri olan bayilerle yapılacak her toplantının da özel olması gerekir. Bayi toplantıları yılda birkaç kez yapılabilir. Tek seferde tüm bayilerin katılabileceği bir toplantı olabileceği gibi, bölgesel olarak da bayi toplantıları yapılabilir. Böylece aynı bölge dâhilinde faaliyet gösteren bayiler bir araya gelebilir. Batı Karadeniz Bölgesi ya da Ege bölgesindeki bayiler olarak bu ayırım yapılabilir.
Yılda birkaç kez yapılan bayi toplantılarında, bir toplantıda şirket hedefleri belirlenip durum değerlendirmesi yapılırken, bazı toplantılarda da başarılı bayileri ödüllendirmek, bayileri kaynaştırmak ve motivasyonu artırmak amaçlı toplantı düzenlenebilir. Motivasyon = verimlilik esasına göre hareket eden firmalar ya da şirketler, bayi toplantılarına özen gösterirler. Bazı bayi toplantıları da, yeni bir ürün ya da hizmetin bayilere tanıtılması amaçlı yapılmaktadır. Bayi toplantılarını düzenleyen organizasyon şirketleri, toplantısını düzenleyecekleri şirketin istediği şekilde konsept çalışması yapmak durumundadır. Bu yüzden hiçbir detayın atlanmaması gerekmektedir. Katılımcıların ihtiyaçları göz önüne alınarak toplantılar düzenlenir. Tüm bayiler de bu toplantılara katılmak zorundadır.
Şirketin genel istatistikleri, bayilerin dönemsel satış analizleri ile yeni hizmet ve ürünlerin tanıtımları için de organizasyon şirketinin teknik desteği sağlaması gereklidir. Toplantıda teknik destek gerekecekse, organizasyon şirketi ayrıca gerekli personel desteği de sağlıyor.
BAYİ TOPLANTILARINA NASIL HAZIRLANILIR?
Bayi toplantısına karar verilip organizasyon firması ile anlaşıldığında, ön hazırlık aşamasıyla başlanır. En uygun mekân belirlenir. Şirkete mekân önerisi sunulur. Mekân belirlendikten sonra diğer detaylara geçilir. Mekândaki oturma ve masa düzeni, aydınlatması, ses sisteminin düzenlenmesi, ikram ve ürün bölümü düzenlenmesi, barkovizyon gösterimi gibi toplantı sırasında ihtiyaç duyulan şeyleri planlar ve düzenler.
Toplantı günü ise; teknik destek, personel, vale ve garson gibi hizmetleri sağlayarak bayi toplantılarının sorunsuz geçmesini sağlar. Ayrıca toplantı günü için özel bir sanatçı ya da grup sahne alacaksa, sanatçı görüşmelerini de ayarlar ve anlaşma sağlatır.
ETKİLİ BAYI TOPLANTISI İÇİN NE YAPILMALIDIR?
Bayilerin daha verimli çalışmalarını sağlamak için, bayi toplantılarının etkili ve verimli geçmesi önemlidir. Toplantılar sona erdiğinde, bayiler yeni hizmet ve ürünlerin müşterilere satışı için çok çalışıp, çaba göstereceklerdir.
Kötü düzenlenmiş bayi toplantıları, bayilerinizin motivasyonunu düşürür ve sizin markanıza olan güvenlerini sorgulamaya başlar. Bu durum ayrıca müşterilere de olumsuz yansıyacak ve hizmet satışlarında büyük oranda düşüş yaşanabilecektir.
İşte tüm bu sonuçları almamak adına, bayi toplantılarının sorumsuz ve verimli geçmesi gerekmektedir. Bayi memnuniyeti, müşteri memnuniyetidir.
Bu yüzden belirli aralıklarla, iyi organize edilmiş bayi toplantıları düzenlenmelidir.
Konu hakkında daha detaylı bilgi için: Toplantıları Verimli Hale Getirmek adlı içeriği inceleyebilirsiniz.
Bayi Toplantılarının Amaçları Nelerdir?
Eğitim Amaçlı
Bayilerin şirket hakkında yeterli bilgiye sahip olup olmadıklarını anlamak, yeni ürün veya hizmetlerin nasıl kullanıldığı hakkında bilgilendirme yapmak, bayilerinizin markanızın temsilcisi olması için iyi donanıma sahip olmaları için düzenlenir.
Müşteri Geri Bildirimleri
Bayiler, şirketlerin öncü birlikleri gibidir. Ön sahalarda çalışırlar ve her gün pek çok müşteri ile iletişim kurar ve ilgilenirler. Şirketler için müşterilerden gelen geri bildirimler çok önemlidir. Geri bildirimlerde, ürün kalitesi ve memnuniyeti ön planda tutulmaktadır.
Coşku Oluşturmak
Yeni ürün lansmanları hem şirket için hem de bayileri için çok önemlidir ve bir coşku oluşturur. Yeni ürün yeni heyecandır. Bayi toplantıları ne kadar coşkulu geçerse, ürünlerin ve hizmetlerin satışı da o coşkunun eseri olarak yansıyacaktır.
BAYİ TOPLANTILARININ VERİMLİ GEÇMESİ İÇİN İZLENECEK YOLLAR
Bayi toplantılarının etkili olması ve verimli geçmesi, şirketin izleyeceği politikaları da belirler. Şirket büyümelerindeki en etkili stratejilerden biri de bayi toplantılarıdır. Alanınızda rakiplerinizin önüne geçmek için de etkili düzenlenmiş bayi toplantıları önem taşımaktadır. Çünkü motivasyonu sağlam bayi toplantıları, önce bayilerinizi etkileyecek ve herkes bu toplantı hakkında konuşacaktır. Bu da rakipleriniz arasında öne geçmek anlamına gelir.
Peki, Verimli Bir Bayi Toplantısı İçin Neler Yapmak Gerekir?
- Öncelikle; her bayinizi tanımanız önemlidir. Bayilerin memnuniyeti sizin işinize olan sevgilerini artırır. Güven duyulmasını sağlar. Bu nedenle bayilerinizin karakterlerini ve ilgi alanlarını bilmeniz, toplantıda kendileriyle etkili iletişim kurmanıza neden olacaktır. Bunun için bayi toplantısından evvel, mini anketler düzenlemeniz, etkili ve verimli bir bayi toplantısı için mükemmel sonuçlar almanızı sağlayacaktır.
- Bayi toplantılarından önce web siteniz aracılığıyla mini bir anket düzenleyin. Toplantılarda bulunmasını istediğiniz hususları böylece belirleyebilirsiniz. Mesela, eğlence ve motivasyon amaçlı bir bayi toplantısı ise, hangi sanatçıları ve hangi müzik tarzını sevdiklerini belirleyin. Ve bu belirlemeye göre sanatçı kararını organizasyon yapacak firmaya iletin. Gerekli iletişimi onlar sağlayacaktır.
- Yiyecek menüsü oldukça önemli. Bayi toplantısı hazırlık amaçlı mini anketler düzenleyin. Her bayiyi tanımak amaçlı sorular sorun ve geri bildirimlerin önemli olduğunu da belirtin. Bayi toplantılarında ikram edilecek yiyeceklerde önemlidir. Özellikle bayinizin herhangi bir yiyeceğe karşı alerjisi olup olmadığını öğrenin ve alerji yaratan yiyeceklerin menüde olmamasına özen gösterin. Bu davranışınız bayinizin kendisini özel hissetmesine ve memnuniyetine neden olacaktır. Mutlu bayii, verimli bayiidir.
- Toplantı için bir plan hazırlamanız ve bu plana sadık kalmanız gerekir. Ancak herhangi bir olumsuzluğa karşı daima bir B planı oluşturmanızda yarar var. Diyelim ki, bayi toplantınızı havanın güzel olmasına binaen dış mekânda yapmaya karar verdiniz. Ancak tahmin edilemeyen bir rüzgâr ya da yağmur, planınızın bozulmasına neden olacaktır.
Bunun için mekân belirlerken, hem dış hem de iç bölümden yararlanabileceğiniz mekânları tercih edip, dış kısımdaki her şeyin büyük bir hızla iç bölüme aktarılmasını sağlamalısınız.
Yani aksi durumlar için daima bir B planınız ve tedariğiniz olmalıdır.
Yurt Dışı Bayi Gezileri
Bayiler için düzenlenen teşvik gezileri ve bayi toplantıları, sadece firma bünyesinde ve yurt içinde yapılmaz. Son yıllara bakıldığında, özellikle yurt dışına açılan şirketlerin, yurt dışında, yılın belli zamanlarında toplantılar düzenler ve tanıtım amaçlı fuarlara katılırlar.
Şirketlerin içinde bulundukları sektörde ilerlemeleri ve gelişmeleri açısından, uluslar arası düzeyde olan bu toplantılar çok önemlidir.
Bu toplantıların organizasyonları genelde gezi turları düzenleyen şirketler tarafından, özellikle konaklama ve ulaşım faaliyetleri düzenlenerek yapılmaktadır.
Toplantı mekânı, konaklama, ulaşım şekli, kişi sayısı göz önüne alınarak bayi toplantıları organizasyonları yapılır.
BAYİ GEZİLERİNİN AVANTAJLARI NELERDİR?
Bayi gezilerinin amacı, şirket ve çalışanlar arasındaki iletişimi güçlendirmek ve çalışanların motivasyonunu artırmaktır. Böylece aynı çatı altında faaliyet gösteren ama birbirini hiç görmemiş bayiler tanışıp kaynaşır ve şirkete güven ve bağlılıklarının artmasına neden olmaktadır.
Ödüllendirme sisteminin de rol aldığı bayi toplantıları, bayilerin performanslarının artması için çok daha efor sarf etmelerine sebep olacaktır. Bu da markanın daha fazla satışı anlamındadır. Bayi gezilerinin ve toplantılarının getirisi çok fazla olmakta ve satışların artışında yükselme görülecektir.
Bayi toplantıları ve gezilerde, marka gücü yükselir, firma ve bayi arasında motivasyon ve performans yükselmesi sağlanır. Sosyal ilişkiler gelişir. Ve bu durumlar müşterilere de yansıyacağından şirkete getirisinin daha da fazlalaşmasına neden olacaktır.
Tavsiye Edilen İçerikler
