E-Fatura Kullanmak
E-fatura kavramının tanımı elektronik ortamda hazırlanan fatura olarak yapılmıştır. E-fatura hazırlamak şirketlere pek çok fayda sağlamaktadır. Bu nedenle son zamanlarda çoğu işletme e-fatura hazırlamaya yönelmiştir. Elektronik faturalar dünyada kullanımı yaygınlaşmıştır. Bunun nedenleri arasında elektronik faturalar tüm hukuk kurallarına uygun olarak hazırlanır. Sağladığı avantajlar nedeniyle eski faturalın yerini hızla almaktadır.
E-fatura kullanmanın şirkete olan faydaları ise şu şekildedir;
- E-faturalar işletmelerin maliyetlerini düşürür.
Elektronik faturaların en çok tercih edilme nedenlerinden biri maliyetlerin düşürülmesidir. Elektronik bir ortamda hazırlanması nedeniyle kâğıt, zarf, mürekkep, baskı, yazdırma gibi pek çok maliyet azaltılmış olur. Yanlış basılan bir faturanın düzeltme maliyeti gibi maliyetler işletmeler için dezavantajlı bir durum oluşturuyordu. Ancak e-faturada yaşanabilecek herhangi bir düzeltme işleminin maliyeti oldukça düşük olacaktır.
E-faturalar aynı zamanda işletmelerin işgücü maliyetlerini düşürmektedir. Klasik faturalar için çalışan işgücünün işçilik masrafları ile elektronik fatura için çalışan işgücünün maliyeti aynı değildir. Klasik faturaların üretimi pek çok işgücünü bir araya getirmektedir. Ancak elektronik bir faturada işgücünün fazla olmasına gerek yoktur. Küçük ölçekli işletmelerin e-fatura kullanarak büyümelerine yardımcı olması mümkündür.
- E-faturalar faturalama ve ödeme sürecini hızlandırır.
Elektronik fatura hazırlamak oldukça kısa bir sürede tamamlanır. Bu nedenle klasik faturaların hazırlanma sürecinden tasarruf edilmiş olunur. E-faturaların hazırlanması, iletilmesi ve ödeme süreci çok kısa bir zamanda tamamlanır. Klasik faturalarda faturanın iletimi, ödenmesi süreci5 ve 7 gün arasında sürerken elektronik faturalarda 5 saniye içinde tüm süreci tamamlayabiliyorsunuz.
- Depolanması kolaydır.
E-faturalar işletmelerin depolama işlemini kolaylaştırmaktadır. Dijital ortamda yedeklenen faturalar işletmelerin fatura kaybetmesini önlemektedir. Yıllara göre faturalın arşivlenmesiyle istenilen faturalar saniyeler içinde bulunabilmektedir. Aynı zamanda klasik faturalarda iletim sırasında yaşanabilecek aksilikler ortadan kalkmaktadır. E-faturaların iletiminde faturanın kaybolma ihtimali yoktur. Ancak klasik faturalarda bu ihtimal söz konusudur. Elektronik faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine kayıtlıdır. Bu nedenle sistemde kolayca faturalar bulunabilmektedir.
- Çevreye zarar vermez.
Çevre dostu işletmeler için e-faturalın sunduğu avantajlar arasında çevreye zarar vermeme özelliği vardır. Basım, iletim aşamalarında kâğıt kullanımını en alt seviyeye indiren e-faturalar çevre dostu olarak bilinmektedir. Bu nedenle pek çok tüketici ve işletme e-faturayı tercih etmektedir.
- Elektronik faturalar muhasebe departmanının işlemlerini kolaylaştırır.
Şirketin muhasebe departmanında kullanılan programlara e-fatura uygulaması entegre edilebilmektedir. Elektronik fatura uygulaması faturayı kesme, iletme ve arşivleme gibi işlemleri kolaylaştırdığı için muhasebe departmanın işlemlerini de kolaylaştırmaktadır. E-fatura uygulamalarını kullanan işletmelerin finans departmanları işlemleri kolaylıkla takip edebilmektedir. Şirketin finansal durumuyla ilgili tüm bilgilere anında ulaşım sağlayabilme avantajı sunmaktadır. İşletmelerde Faturalar ve Makbuzları Kullanmak
- E-fatura kesilmek istediği an, her yerden kesilebilir.
Elektronik faturaların sunduğu avantajlar arasında istenildiği an istenildiği yerden kesilme imkânı bulunmaktadır. Özellikle küçük işletmelerin muhasebe departmanı olmaması halinde evden fatura kesme fırsatı bulunmaktadır. İşletmelerin işlerini bu derece kolaylaştıran uygulama ofisten fatura kesilme imkânı da sunmaktadır.
E-fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
İşletmelerin e-faturanın sunduğu avantajlardan yararlanmak istemesi halinde uygulama için başvuruda bulunması gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine kayıt olarak uygulamaya sahip olabilirsiniz. E-fatura başvurusu yapılabilmesi için işletmelerin izlemesi gereken adımlar ise şu şekildedir;
- E-fatura kesmek isteyen işletmelerin Mali Mühür Sertifikası’na sahip olmalıdır. Mali Mühür Sertifikası, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenen bir elektronik mühre verilen isimdir. İşletmelerin bu mührü almadan e-fatura uygulamasına sahip olması mümkün değildir. Mühre sahip olmak isteyen işletmelerin Kamu Sertifikasyon Merkezi web sitesini üzerinden başvuru yapması gerekmektedir. Başvurudan hemen sonra TÜBİTAK kurumuna sertifika için ücret ödenmesi gerekir. Başvuru sürecinin eksiksiz tamamlanmasının ardından 3-10 gün aralığında sertifikaya işletmelerin sahip olması mümkündür.
- İşletmelerin e-fatura uygulaması için gerekli olan pinişlemleri bulunmaktadır. Pin işlemlerini Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne ait olan web sitesinden kolaylıkla yapabilirsiniz. Mali Mühür Sertifikası’na sahip olan bir işletmenin iletişim bilgilerini web sitesi üzerinden düzenlenmesi gerekir.
- İki adım tamamlandıktan sonra işletmeler Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait olan ‘e-fatura canlı ortam başvurusu’ formunu doldurmalıdır. İşlemleri tamamlayıp formu dolduran işletmeler e-fatura başvurusunu tamamlamış olmaktadır. Başvurusunu kontrol etmek isteyen işletmelerin e-fatura portalı sorgulama ekranında işlemini gerçekleştirmesi mümkündür.
- E-fatura başvurusunda son adım uygulama hesabını aktivite etmektir. Gerekli olan uygulamayı kullandığınız bilgisayara indirerek, mali mührü kullanarak hesabın aktive edilmesi mümkündür. Aktivasyon işlemini tamamlayan işletmelerin sistemi açılmış olur.
Elektronik fatura uygulamaları oldukça çeşitlidir. Bu nedenle son adımda bazı değişimler meydana gelebilmektedir.
E-fatura Nasıl Kesilebilir?
Elektronik fatura kesmenin üç farklı yöntemi bulunmaktadır. İşletmelerin yöntemler arasında tercihte bulunarak en uygun olanı seçmesi mümkündür. Bu yöntemler şu şekildedir;
- GİB yöntemi ile fatura kesilebilir.
GİB portalı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kullanıcılar için sunulmaktadır. Ücretsiz ve basit bir sisteme sahip olan GİB, küçük ölçekli işletmeler için daha uygundur. Bu nedenle fatura sayısı artan işletmeler GİB’den yeterli verimi alamayacaktır. Bir ay içinde kullanıcılar en fazla 500 fatura kesebilmektedir. Sistem üzerinden yalnızca tarih araması yapılabilmektedir.
Bu yönteme göre e-fatura internet adresinden ücretsiz olarak elektronik fatura hazırlama imkânı bulunmaktadır. Bu portal Maliye’nin e-fatura sistemini tanıtmak ve yaygınlaştırmak için kullanılmaktadır. Portal üzerinden kesilen faturalar 6 ay saklanır. Daha sonra faturanın depolanmasının sorumluluğu kesim yapan işletmelerdedir.
- Web servislerin (Online Muhasebe) entegrasyonu ile fatura kesilebilir.
İşletmelerin elektronik fatura kesebilme yöntemleri arasında özel entagrasyonların sunulduğu uygulamaları kullanma fırsatı bulunmaktadır. Aylık olarak fatura sayısı değişim gösteren pek çok işletme bu yöntemi tercih etmektedir. E-fatura limiti bulunmayan uygulamalar, 7/24 çalışma fırsatı sunmaktadır. Uygulamanın tasarımcıları sorumluluk sahibi olduğu için işletmelerin bilgi işlem personeli veya departmanı bulunmasına gerek yoktur.
Bu yöntemi tercih eden işletmelerin yazılım ve donanım gibi yatırımları yapmasına gerek kalmamaktadır. Faturaların depolanması ve güvenliği oldukça yüksektir. Depolanan verilere yalnızca firmanın ulaşım imkânı bulunmaktadır. Şirketlerin istedikleri formda fatura kesebilmesi ve gönderebilmesi mümkündür. Aynı zamanda şirketlerin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilmiş uygulama özellikleri sunulabilmektedir.
- İşletmeler kendi entegrasyonları ile fatura kesebilir.
İşletmelerin iki yöntemi kullanmak yerine kendi entagrasyonlarını kullanarak fatura kesmesi mümkündür. Bu yöntem işletmeler için diğer iki yönteme kıyasla daha maliyetli olmaktadır. İşletmeler kendi fatura sistemlerini geliştirdikten sonra GİB üzerinden onay almalıdır. Aynı zamanda işletmelerin 7/24 olarak aktif çalışması gerekmektedir.
Kendi fatura uygulamasını geliştiren işletmelerin verilerin depolanmasına yönelik olarak güvenlik kontrolü yapması gerekmektedir. Depolanan verilerin bulunması, kaybolmaması adına ne kadar saklanacağının belirlenmesi gerekir. Uygulamanın 7/24 aktif çalışmasına yönelik olarak gerekli personelin çalışması gerekmektedir. 7/24 çalışmayan bir sistem sonucunda GİB tarafından işletmelerin ceza alması mümkündür. Genellikle büyük işletmeler kendi uygulamalarını kullanmaktadır. Çünkü bu yönteme göre pek çok maliyet bulunmaktadır.
Bu yöntem ile işletmelerin fatura sınırı bulunmamaktadır. Kapalı bir sistemle çalışılması gereken bu yöntem büyük işletmelerin tercih ettiği bir yöntemdir.
E-fatura kullanımı bazı işletmeler için zorunlu kılınmıştır. 509 numaralı Vergi Usul Kanunu’na göre 2019 veya 2020 yılında cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan işletmeler elektronik fatura kullanımına geçmek zorundadır. Her yıl zorunlu fatura kullanımı şartları değişim göstermektedir.
Tavsiye Edilen İçerikler
