E-Posta Nasıl Yazılır?
İçindekiler
Günümüzün bilgi teknolojileri çağında iletişim hızlı olarak yapılsa bile, her bireyin bu iletişimi belirli etik kurallara uygun olarak sürdürmesi gerekir. Ve bu etik kurallar çalışan bir profesyonelden, işletme girişimcisine veya bir öğrenciye kadar, herkes için geçerlidir.
Nitekim günümüzde e-posta, Facebook, Twitter, Skype gibi çeşitli elektronik iletişim kaynakları mevcuttur. Fakat işyerleri için e-posta en etkili iletişim araçlarından biri olarak kabul edilir. Yapılan, anket çalışmasına göre, artan sayıda internet kullanıcısı ile e-posta hesap sayısı giderek artmaktadır. Fakat iş hayatında yoğun olarak kullanılan e-postalarda olması gereken görgü kurallarına uyulmadığı tekdirde bu durum iş için bir tehdit oluşturabilecek kadar önemlidir.
Ayrıca, e-postaların iletişim boşluğu çok fazladır ve bu nedenle tamamen yanlış yorumlanma riski büyüktür. Hatta uzmanlar tarafından, bir kişinin sevmediği birine e-posta göndermemesi gerektiğine vurgu bile yapılmaktadır. Çünkü bu duygularla yazılan bir mail olumsuz bir etki yaratır ve profesyonel olunmadığı izlenimi verir. Bu da iş hayatı için önemli sonuçlar doğurabilir.
Bu yazımızda bireylerin genellikle göz ardı ettiği veya uygulamadığı E-posta görgü kuralları üzerine bilgiler sunmaya çalışacağız.
E-posta Görgü Kuralları
Harf büyüklüğü
Resmi veya gayri resmi herhangi bir e-posta oluştururken kesinlikle büyük harfle yazılmamalıdır. Çünkü internet dünyasında büyük harfle yazmanın bağırmak anlamına geldiği bilinmektedir. Dahası, bütün harfler büyük olduğu zaman yazı neredeyse okunaksız hale gelir. E-posta hazırlarken en doğru yaklaşım, çok fazla yazı tipi stili kullanmadan bilgileri normal olarak yazmaktır. Ayrıca mesajın önemli bölümleri kalın veya altını çizili şekilde vurgu yapılabilir.
Son kontrol
Kişilerin genellikle yaptığı bir başka hata, e-postayı oluşturduktan sonra okumadan göndermesidir. Çok önemli bir elektronik posta, çok dikkatli yazmış olunsa bile gönder butonuna basmadan önce son kontrol alışkanlık haline getirilmelidir. Çünkü gönderide kötü bir izlenim doğuracak yazım hataları veya dilbilgisi hataları olabilir. Gönderilecek mail resmi bir mesaj olmasa bile yazarken özensiz olunmamalıdır. Şayet e-postada otomatik düzeltme seçeneği varsa redaksiyon veya düzenleme daha da önemli hale gelir.
Yönlendirme e-posta
Gerçek şudur ki, kişiler birisine bir e-posta iletirken bile genel konuşma adabını takip etmemektedir ve bu durum yönlendirme yapılan mailler için de geçerlidir. Yönlendirmeler yapılan e-postalar genellikle üç kategoriye ayrılır:
- Sahte vaatler içeren sahte e-postalar: Kişiler gün içinde sahte vaatler içeren birçok sahte e-posta ile karşılaşabilirler. Örneğin, gönderdiği maili birçok kişiye iletmesi karşılığında belirli bir miktar nakit ödül teklif edeceğini iddia eden mailler alınabilir. Bu tür e-postalara dikkat edilmelidir! Kesinlikle yönlendirme yapılmamalıdır.
- Resimli ve eğlenceli içerikler: Mail kutusuna hayvanların, bebeklerin veya başka ilginç nesnelerin sevimli görüntülerini içeren birçok e-posta gelebilir ve gönderen kişi daha fazla kişiye iletilmesini isteyebilir. Ya da herhangi bir konuda ilginç gerçekler ve bilgiler içerebilir. Ancak, e-posta etik kuralları dikkate alınarak birine iletmeden önce çok dikkatli olunmalıdır.
- İstenmeyen e-postalar veya spam: Bunlar genellikle bilgisayar korsanları tarafından hedef kişilere gönderilir ve toplu gönderim yapılır. Örneğin, herhangi olağanüstü yeteneği olduğunu iddia eden tarikatlar veya topluluklar tarafından mail gönderilebilir. Bu tür sahte e-postalarla uğraşırken çok dikkatli olunmalıdır ve noktalara dikkat edilmelidir.
- Yanlışlıkla bile olsa önemsiz posta veya spam iletilmemelidir
- E-postanın resmi, videosu veya içeriği ilginçse ve gerçekten iletmek isteniyorsa, yalnızca kişisel bir notla gönderim yapılmalıdır.
- Sadece adres defterinde bulunan kişilere e-posta gönderimi yapılması tercih edilmelidir.
Anlatım ve dil
Bazı kişiler işyerinde e-posta oluştururken bir noktayı abartma veya gereksiz yere detaylandırma alışkanlığına sahiptir. Oysa göze hoş gelmeyen uygulamalardan uzak durulmalıdır. Uzun cümleler kullanmaktan kaçınılmalı bunun yerine, noktaya ve kısa paragraflar yazılmalıdır. Önemli yönleri vurgulamak için kalın veya italik kullanabilir.Cevap verirken ise kesinlikle tek bir kelime ile cevap verilmemelidir. Aslında, bu e-posta görgü kuralları, kişinin olumlu ya da olumsuz cevap vermesi durumunda genellikle iş kurallarını ihlal eder.
E-Posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Noktalama işaretleri
Çoğu zaman insanlar bir e-posta oluştururken ton veya dile dikkat edilmez. Ve sonuca bakıldığı zaman anlaşılması oldukça zor olan çok karmaşık bir dilde e-posta hazırlanmış olur. Buna sebebiyet vermemek için sert vurgulu kelimelerin kullanımından kesinlikle kaçınılmalıdır. Bunun yerine dil yaklaşımı basit herkesin kolayca anlayabileceği şekilde olmalıdır. Ancak bunu yaparken, postada kime hitap edildiği göz ardı edilmemelidir. Ve doğru noktalama işaretlerini kullanma konusunda dikkatli olunmalıdır.
Hitap şekli
Bazen, bireyler seviyesiz yaklaşımlar sergilerler ve bu da mesaj tonuna yansır. Bu büyük ölçüde gönderen ve alıcı arasındaki ilişkinin türüne yani samimiyetine bağlıdır. Durum ne olursa olsun, çok özel birine hitap etmedikçe seviyeli yazılmalıdır. Süslü yazı tipleri, renkli metinleri SMS dili kullanmama konusunda dikkatli olunmalıdır. Plaza Dili
Grup E-postaları
Çoğu zaman grup olarak e-postalar gönderilmesi gerekir. Mesajı birçok kişiye toplu olarak gönderirken her zaman BCC alan seçeneğini kullanıldığından emin olunmalıdır. Bunu yapmanın yararı, gönderilen diğer kişilerin e-posta adreslerinin gizleyebilme olanağı vermesidir. Dolayısıyla atılan e-malin kaç kişinin aldığını kimsenin öğrenme şansı olmaz. Aynı şekilde, grup e-postasına yanıt veriliyorsa, diğer kişilerin e-posta adreslerini açıklamama konusunda dikkatli olunmalıdır. Bu durumda, CC alanı kullanılabilir.
E-posta adresi
İş profesyonellerinin kişisel ve iş mail adresleri genellikle farklıdır. Ancak, bazı kişiler kişisel postalarını arkadaşlarına veya akrabalarına göndermek için iş mail adreslerini kullanırlar. Bu hiçbir şekilde kabul edilemez ve iş yerindeki e-posta görgü kurallarının ve davranış kurallarının tamamen ihlalidir. Eğer ilginç bir video, şaka veya kişisel not iş arkadaşlarıyla paylaşılmak isteniyorsa bile her zaman kişisel posta adresi kullanılmalıdır.
Hatırlatma mailleri
Günümüz iş dünyasında ‘Nazik Hatırlatma’ olarak bilinen elektronik postalar çok popülerdir. Bu terim, özellikle e-postanın konu satırında yaygın olarak kullanılmaktadır. Adından da anlaşılacağı gibi, gönderen, alıcıya kalan ödeme aidatlarını gibi noktaları hatırlatmaktadır. Ancak bazen mesaj gerçekten yanlış yorumlanabilmektedir. E-posta etik kuralları bunun iletmelerde uygulanması için aslında etik kabul etmez. Bu yüzden şayet birisine bir hatırlatma gönderilmesi gerekse bile, dil ve ton konusunda dikkatli olunmalıdır.
Büyük dosya gönderimleri
İş maillerinde genellikle ek dosyalar bulunmaktadır. Mesaj içeriğinde ek dosya 10 MB veya daha büyük olması etik kabul edilmez. Çünkü sunucular böyle büyük bir belgenin baskısını alamazlar. Herhangi bir formdaki bu tür eklerin gönderilmesi zordur ve gelen kutusunda bir karışıklık yaratabilir. Ancak, büyük boyutlu bir dosya gönderilmesi gerekiyorsa, paylaşım programları gibi online hizmetler tercih edilmelidir.
Örnek: Google Drive, Wetransfer vb.
Konu satırı
Bir e-postanın en önemli kısımlarından biri konu satırı olarak kabul edilir. Çünkü postanın alıcısı ilk olarak postanın konu satırını fark edecektir ve mail gelen kutusunda bu şekilde görünecektir. Ve ancak konu satırı doldurulursa alıcı mesajın ne hakkında olduğunu belirleyebilir. Bu nedenle, tam ve anlamlı bir konu yazmak ve daha sonra mailinin geri kalanına gelmek önemlidir. Uygunsuz konu satırı, mesajı alıcıya aktarmaya olan ilgiyi ve önemi gösterir.
E-posta Yazarken Başlangıç Cümleleri
Başlangıç ve İmza
E-postanın başlangıcı, geri kalanının tonunu ve dilini yansıtır. Sadece merhaba yazmak iş maillerinde biraz abes olmaktadır. Şayet kişinin adı biliniyorsa, ona ismiyle hitap edilmelidir. Eğer belli değilse, bey veya bayan şeklinde bir başlangıç yapılabilir. Benzer şekilde, postayı kapatırken, bireyin size bir iyilik yapması istenmediği sürece gereksiz yere teşekkür edilmemelidir. Aslına bakılırsa ‘Saygılarımızla’, kelimesi postanın tüm tartışmasını özetlemek için daha uygun ve yerinde bir kelimedir.
İş hayatında e-posta görgü kurallarını ihlal eden uygulamalardan kaçınmak önemlidir. E-posta etik kuralları belirlenirken temel kural aslında bellidir. Bu kural; işyerinin özgünlüğünü ve samimiyetini yansıtacak şekilde davranış kurallarını uygulamaktır.
E-Posta Adresi Nasıl Alınır?
Konuya hakim olmayanlar için genel olarak bir tanım yapmak gerekirse, öncelikle e-posta adresiniz sizin kişisel veya iş dünyanızdaki tıpkı telefon numaranız gibi iletişim kimliğinizdir. Gerek sosyal hayatta çevreniz ile mail’leşirken gerek çalışma alanınızda iş arkadaşlarınız ile mail’leşirken karşı taraf sizi e-posta adresinizden tanıyacaktır.
Bundan dolayı, bir e-posta adresiniz olmadan bu iletişim yöntemini kullanmanız mümkün değildir.
Şayet kişisel bir e-posta adresine ihtiyacınız var ise; gmail, hotmail, yahoo gibi vb. servis sağlayıcılarından ücretsiz olarak bu içeriğe sahip olabilirsiniz.
Çalıştığınız kurumda bir e-posta’ya ihtiyaç duyuyorsanız, kurumun IT departmanına başvurarak şirketin kendine özgü alan adını taşıyan bir e-postayı kullanabilirsiniz.
Örnek mail adresi:
Tavsiye Edilen İçerikler
