Faaliyet tabanlı yönetimlerin temel felsefesi; kaynakların faaliyetlerle, faaliyetlerin de maliyetlerle ilişkilendirilmesidir. Faaliyete tabanlı yaklaşımlar maliyet, süreç ve bütçeleme olarak üç yönlü bir yönetim şeklidir ve işletmelerin geleceğe yönelik kararlarında çok önemlidir. Bu yönetim şeklinde işletme sisteminin tanımlaması, hedefleri, uygulanan yöntemler ve bu yöntemlerin avantajları vurgulanmaya çalışılmaktadır.
Faaliyet yönetimi, bir çalışanın işlerini günlük olarak yaptığı sıralamaya göre, etkinliklerini doğru şekilde kaydetme işlemidir. Faaliyet yönetimi, işletmenin yönünü kontrol etmeye ve verimliliği arttırmaya yardımcı olduğu için bir firmanın başarısı için temel bir anahtardır. Aktiviteleri yönetmek, çalışanların günlük aktivitelerini önceliklendirmeye yardımcı olmaktır. Bununla birlikte, çalışanlar tarafından yapılan düzenli işlerin ilerlemesinin izlenmesi; işyerinin her bir görev için atanan çalışan sayısı ve uzak çalışanlarda dahil edilmesi gerektiği için karmaşık olabilir. Faaliyet yönetimi sistemi, işverenlerin çalışanlarının performansını gözden geçirme veya kontrol etme olanağı sağlar.
Faaliyet Yönetimi Özellikleri
İşleyen bir faaliyet yönetimi ortamı, kuruluşla ilgili her işin uygun şekilde ele alınmasına vurgu yapmaktadır. Aktivite yönetimi, çalışanların kişisel veya grup organizasyonunda, işletme seviyesindeki her eylemin daha yüksek yönetim seviyelerinden gelen bilgilerin kontrol altında tutulması, dolayısıyla uygun kayıt sürecinin kritik öneme sahip olması ve aktiviteleri yönetmeden gerçekleşememesi ideolojisine dayanır.
Bir kuruluşun her kategorisinde veya bölümünde, daha yüksek düzeyde bir çalışmayı gerçekleştirilecek görevler olabilir. Faaliyet yönetimi, çalışanların üzerinde çalıştıkları işlevleri, bu görevlerle ilgili başarıları, işle ilgili diğer tüm faktörlerle ilgili bilgiler içermektedir. Faaliyet tabanlı programlarla takibi yapıldı zaman etiketleme şeklinde çalışmaktadır.
İdeal faaliyet yönetimi etiketinde aşağıdaki unsurları içermelidir:
- Etkinlik (yapılan işin kısa bir açıklamasıdır)
- Faaliyet türü (toplantı, e-posta, telefon veya başkaları olup olmadığı)
- Görevin adı
- Projenin adı
- Projenin kategorisi
- Faaliyetin süresi
- Görevin tarihi
Kayıtlı bilgilerin düzenli olarak izlenmesi, kaydın tamamlanmasını ve doğruluğunun sağlaması için esastır.
Faaliyet Yönetiminin Önemi
- Hem işverene hem de çalışanlara, ilgili personelin performansı hakkında bilgi verir.
- Etkinlik yönetimi, eldeki görevin önemini veya alaka düzeyini düzenlemeye ve vurgulamaya yardımcı olur.
- İşyerinde yanlış iletişimin ve görev tekrarı hatalarının önlenmesine yardımcı olur.
- Ölçebilecek en yakın durum düşünceler ve faaliyetleridir, bu nedenle faaliyetleri yönetmek, göreve ayrılan süreyi ele almaya yardımcı olur.
- Yapılan işlerde zihnin bir işle meşgul olmaması önemlidir, bu nedenle mevcut görevde yoğunlaşma sağlanabilir. Bu şekilde faaliyet yönetimi kayıtlarının ikinci bir şahız tutarsa bu işin başındaki kişi başka sorumluluklara vakit ayırabilir.
- Faaliyet yönetimi, iş faaliyetlerinin doğru bir şekilde takip edilmesini sağlarken çalışanların yaptığı işlerin güncellenmesiyle onların hak ettiği değeri almalarını sağlar.
- Çalışanın çalışmasını ve harcadığı zamanın izlenmesine fırsat sunarak, iyileştirmelerin nerede gerekli olduğunu tespit etmeye yardımcı olur.
- Faaliyetleri izlemek için kullanılan araçlara veya yazılımlara dayanarak, bir projenin ilerleyişi, harcanan toplam süre veya işin sırasına ilişkin ayrıntıları gösteren zaman çizelgesi elde edilmiş olur. Kaydedilen faaliyetler, çalışanların çalışma sistemlerini yönetmelerine ve yabancı işlere harcanan zamanı azaltmalarına yardımcı olmaktadır.
- Faaliyet yönetimi, şirket yönetimine projeyle ilgili uygun kontrolün sağlanması amacıyla farklı yaklaşımlarda bulunma imkanını verir.
- Ayrıca, bir işin ihtiyacı olan çalışan sayısının tespitinde bilgiler vererek, uygun adaylar seçilmesine zaman tanır.
- E-posta hazırlamada harcanan zamandan tasarruf sağlar, burada iş arkadaşının programını izlenen kayıtlı etkinliklerinden anlayabilme fırsatı sunar.
- Bir çalışanın faaliyetlerinin görüntülenmesine fırsat verdiği için disiplinli olmasında yardımcı olabilir. Bu şekilde kendisi hakkında veri toplanan ve takip edilen bir çalışan işyerinde kabul edilebilir davranışlar konusunda daha dikkatli olur.
Yönetim tarafından çalışanlara komuta verilmesi ve kontrol edilmesiyle yaklaşımıyla yönetim, günümüzde artık pek verimli değildir. Çünkü çalışanların akıllarında her zaman kendi üretim yöntemleri vardır. Bu sebeple, yönetim ekibinin ve şirketin üst düzey liderlerinin faaliyetlerini yönetmenin önemini vurgulamaları gerekir. Yöneticiler, etkinliklerini takip edecekleri örneklere liderlik etmeli, verimlilik konusundaki mesajlarını çalışanlara bu şekilde ulaştırmalılardır. Bir görevin gelişimini incelene bilmesi, göreve yönelik duyguları etkilemekte ve bu etkiler genellikle olumlu olabilmektedir.
Faaliyet Yönetiminin Faydaları
Faaliyet yönetimi sadece şirket yöneticilerinin işini kolaylaştırmakla kalmaz aynı zamanda tüm çalışanlar başarılı ve refah kılacak bir işlemdir. Çünkü kişilerin kendi performanlarını izleyebilmelerine fırsat verirken aynı zamanda iş arkadaşları ve kuruluşun kendisi hakkındaki çalışmalara ilişkin bir algı sağlar.
Tavsiye Edilen İçerikler
