Fuar Öncesi Yapılması Gerekenler
İçindekiler
Bir fuar katılımında hazırlıklar profesyonelce ve başarılı bir şekilde yürütüldüğünde, marka varlığını bir üst seviyeye taşıyabilir. Fuarlar, yeni trendler hakkında bilgi edinmek, rakipler hakkında bilgi sahibi olmak, yeni bir kampanya veya ürün başlatmak ve şirket adının duyurmak gibi birçok faydaya ev sahipliği yapan ideal mekânlardır. Pek çok avantajın elde edileceği ticaret fuarlarına hazırlanırken öncelikle ticaret fuarının ne ifade ettiği konusunda bilgi sahibi olmak gerekir.
Ticaret Fuarı Nedir?
Ticaret fuarı, belirli bir sektördeki firmaların endüstrilerini, ürünlerini ve hizmetlerini tanıttığı bir etkinliktir. Avrupalı tüccarların yüzyıllar önce mallarını müşterilerine tanıtmak için kasaba meydanlarında kurdukları fuar alanları geleneği ile başlayarak günümüze kadar gelmişlerdir. İşletmeler yeni ürünleri satmak, piyasaya sürmek ve sergilemek için ticari fuarları kullanırlarken, uzmanlığı paylaşmak, ağ oluşturmak ve yeni fikirleri tartışmak için de katılabilirler. KOBİ’lerin Ticari Fuarlardan Elde Edebileceği Avantajlar
Bir ticaret fuarı, bir kasaba veya bölgedeki çeşitli yerel girişimleri teşvik eden bir etkinlik gibi daha küçük bir fırsat da olabilir. Yerel fuarların katılımcıları olan küçük işletmeler, el sanatları ve zanaatkârlardan, okullara, kolejlere ve hayır kurumlarına kadar pek çok kitle olabilirken sanayi ve eğitim kurumları gibi diğer organizasyonlar da fuarlarda yer alabilirler. Ayrıca bu katılımcıların hedefleri ve ilgi alanları; güvenlik ve mesleki standartların teşvik edilmesinden, firmaları çıraklık programlarını benimsemeye teşvik etmeye kadar değişebilir.
Fuar için diğer isimler arasında, ticaret veya iş fuarı, sergi, gösteri gibi isimlerde yer alır. Bir ticaret fuarı, dünyanın dört bir yanından çeşitli sektörlerden katılımcılar ile büyük, uluslararası bir etkinlik olabilir. Buna bir örnek Almanya’daki Hannover Messe’dir ve bu fuar dünyanın en büyük fuarlarından biridir. Genellikle 6.000 katılımcıya ev sahipliği yapmakta ve 200.000’den fazla ziyaretçiyi ağırlamaktadır.
Bazı ticari fuarlar sadece ticari etkinliklerle iş yaparken, bazıları halka bilet satmakta bazıları da yarı yarıya yapmaktadırlar. Örneğin bazı kitap fuarları, ilk veya iki gün boyunca yayıncı ve kitapçılara katılım sağlar ve daha sonra halka açılır. Bir fuarın yerleşimi, genellikle stantların, sergi alanlarının, konferans ve seminer salonlarının bulunduğu geniş bir merkezi alan olmaktadır. Ayrıca, konuşmacıları içeren öğle yemekleri, akşam yemekleri ve sektör lideri ya da politikacı gibi önemli bir konuğun konuşmasıyla bir açılış töreni de içerebilir.
Bununla birlikte, bir şirketin varlığı ne olursa olsun, kötü düşünülmüş veya tembel görünümlü bir stant markaya zarar vermesi muhtemeldir. Stantlar fuarlarda firmaların ekranı gibidir. Çok kaliteli hazırlanmış bir standı parlak bir ekran olarak düşünürsek, onca katılımcının arasında ilgi çekmek için iyi hazırlanmış bir standın önemi daha iyi kavranabilir. Kötü bir stant hazırlığı hedef kitlelerin koridorla gezinirken sırf o şirkette zaman kaybetmemek adına şirketle etkileşime girmekten kaçınmaları ve yollarını değiştirmelerine bile neden olabilir. Sonuç itibari ile bu katılımcı için tabi ki; boşa harcanan zaman ve paradır. Ticaret Fuarlarından En İyi Şekilde Nasıl Yararlanılır?
Fuarda Nasıl Dikkat Çekilir?
Böyle bir durumdan kaçınmak için başarılı olacak hazırlık adımlarını bilmek gerekir. İşte başarılı bir fuar için yapılması gereken hazırlıklar:
Araştırma yapmak
Şayet sektör yeterince büyükse, fuar rakiplerin bulunduğu bir fuar olacaktır. Alanında, coğrafi bölgede ve diğer alanlarda hangi fuarların yapıldığını belirlemek için çevrimiçi arama yapılmalı ve erişimi genişletilmelidir. Hangi fuarlara katılmakla ilgilendiğini belirledikten sonra, diğer markaların ve şirketlerin ne olacağını ve geçmişte sektör için hangi tür stantların başarılı olduğu araştırılmalıdır. Unutulmamalıdır ki bilgi güçtür! Fuar Alanında Ön Plana Nasıl Çıkarsınız?
Pazarlama bütçesini belirlemek
Profesyonel ve ilgi çekici fuar stantlarının yapımı ve tasarımı yüksek rakamlara mal olabilir. Fuarlar, hedef kitleleri içeri çekmek ve şirketi öne çıkarmakla birlikte, herkes başarılı olmak ister. Bir fuar hazırlığı yaparken fuar harcamaları için ne kadar bütçe ayrılacağını önceden belirlemek önemlidir. Ne tür maliyetlerle karşılaşacağını araştırmak gerekir ve bunu detaylı olarak yapmak şarttır. Bu maliyetler arasında sadece stant kirası değil yapılacak showlar, ikramlar, seyahat, otel, yemek masrafları, broşürler gibi her kalem harcama belirlenmelidir.
Katılımcılar hakkında bilgi sahibi olmak
Stand kiraladıktan sonra, demografik verilere göz atmak ve ne tür müşterilerle etkileşim kurabileceğini belirlemek gerekir. Katılımcıları tanımladıktan sonra onlarla, sosyal medya katılımı yoluyla ve iletişime geçilerek fuara davet edilmelilerdir. Ayrıca bazı müşteriler için sadece sosyal medya paylaşımı yeterli olmayabilir, fuar davetiyelerini göndermek şarttır.
Profesyonel yardım almak
Fuar katımının başarılı olması için gerekiyorsa bir uzmandan yardım almakta tereddüt edilmemelidir.Profesyonel bir dijital pazarlama ajansıyla iletişim kurmak her zaman en iyi adımdır. Uzmanlardan girdi almanın avantajı, vizyonunu ifade edebilmek, benzersiz ve yaratıcı geri bildirimler alabilmek ve daha sonra birleşik bir marka stratejisinin uygulanması hakkında rehberlik alabilmektir. Strateji ve marka mesajlaşmasına ek olarak, bir dijital pazarlama ajansı aynı zamanda basılı materyaller, afişler, posterler ve ihtiyaç duyulan her konuda yardım sağlayabilir. Ayrıca bu, stant tasarımını dış kaynaklardan temin ederek, neyin işe yarayıp neyin yaramadığı hakkında bir yabancı görüşü almayı sağlamaktadır.
Hazırlıkta demo ile zaman kazanmak
Fuara katılım sağlanırken kesinlikle önceden stantın kurulması ve eksiklerin tamamlanmış olması gerekir. Unutulmamalıdır ki; ne kadar iyi hazırlanırsa, bir şeyin ters gitme olasılığı o kadar düşer. Mesela posteri monte etmek için yapıştırıcıyı unutmak, şirketin ne yaptığını açıklamaya çalışırken kelimeleri karıştırmak veya ürün yeteneklerini gösterirken aksaklık yaratmak, hazırlıksız olunduğunda daha çok karşılaşılabilecek olumsuz olaylar arasındadır.
Fuarda firmanın varlığını ön plana çıkartırken yapılabilecek çalışmalardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:
- Ekibi parlak ve birleşik renklerde giydirmek
- Unutulmaz pazarlama materyallerinin dağıtımı
- İşe hevesli personeli öne çıkarmak
- Görsel olarak çekici bir video veya PowerPoint tasarlamak
- Ücretsiz hediye ürünleri (veya yiyecek) sağlamak
- Etkileşimli oyunlar ve çekiliş ödülleriyle kitleleri standa çekmek
Standa müşteri çekme ve taleplerini takip etmek
Fuar çalışmasında sadece standın önünden geçenlerle konuşmak ve şirketin kim olduğuna ve ne yaptığına dair farkındalık yaratmak yeterli değildir. Bir işletme olarak, satışla sonuçlanabilecek olası satışların yakalanması ve güvence altına alınması gerekir. Ziyaretçilerin kayıt altına alınabileceği bir kayıt sayfası oluşturarak, onlara fuardan sonra ilgilendikleri ürünler ile ilgili numuneler göndermek fuar sonrası satışa döndürebilecek çalışmalardandır. Bir kişinin e-posta adresini aldıktan sonra, 24 saat içinde takip edilmelidir ve hazır kişilerin hafızasında fuar görüntüleri taze iken satış potansiyeli artırılmalıdır.
Ayrıca tüm bu adımlar harici diğer fuar başarısını sağlayan çalışmaların tamamını başlıklar halinde bir hatırlatalım;
Fuar Katılım İpuçları
Fuar katılımından en iyi şekilde yararlanmak için 20 ipucu:
- Hedefler belirlemek
- Araştırma yapmak
- Stant alanını erken ayırtmak
- Planlama yapmak ve bütçe belirlemek
- Katılımın reklamını yapmak
- Bir basın açıklaması yapmak
- Sosyal medyayı fuar öncesi, sırasında ve sonrasında kullanmak
- Ticaret fuarı hashtag’ini ve şirket hashtag’inizi hatırlatmak
- Standı, ekipmanı örnekleri, demoları güncellemek ve test etmek
- Tüm personele kısa bilgi vermek, bilgi edinmek ve öğrenmeyi yaygınlaştırmak
- Tüm ürünlerin örneklerini hazır bulundurmak
- Dağıtılacak promosyonları hazırlamak
- Uygulama gösterileri yapmak
- Ziyaretçileri kaydetmek ve fuar sonrası takip etmek
- Her zaman nazik ve neşeli olmak
- Broşür dağıtmak ve başka katılımcıların broşürlerini almak
- Diğer katılımcıların Showlarına göz atmak
- Ağ kurmak, yeni kişilerle tanışmak
- Açık bir marka ve pazarlama mesajı vermek
- Etkinliği şirket hedeflerine göre incelemek
Fuarların Önemi
Fuarlar yeni trendler hakkında bilgi sahibi olmak, yeni bağlantılar kurmak, rakiplerin ne yaptığı konusunda bilgi sağlamak için en ideal etkinliklerdir. Bu etkinliklerin markaya sağladığı fayda da tartışılmazdır. Bu avantajı maksimum düzeyde değerlendirmek için bilinçli bir şekilde hazırlanılması şarttır. Fuarlar Markalara Nasıl Yardımcı Olabilir?
Tavsiye Edilen İçerikler
