İş Sürecini Yönetmek
İçindekiler
İş süreci yönetimi, bir organizasyonda mevcut olan süreçlere bakmanın ve kontrol etmenin bir yoludur. İngilizce Business Process Management kelimelerinin baş harfi olan BPM olarak kısaltılmıştır. İşin daha iyi ve daha düşük maliyetli yürütülmesine yardımcı olarak, süreçlerin verimli ve etkili olmasını sağladığı için özellikle kriz zamanlarında kullanmak için de etkili bir metodolojidir. İş süreci yönetimi terimi, işletmelerin sorunsuz çalışabilmelerini ve zaman içinde geliştirilebilmelerini sağlamak için iş süreçlerini nasıl yönetildiği, tanımlandığı, değiştirildiği ve izlenmesini kapsar. Genellikle günlük iş akışı bağlamında çerçevelenmiştir, fakat işin iyileştirme kapsamında yer almayabilir.Bu, işe erişimin ve kullanımın önemli bir parçasıdır çünkü hiçbir süreç ya da kötü koşul, elde etme yeteneğini gerçekten düşürmez ve kaldıraç bilgisi sağlamaz.
İş süreci yönetimi; teknik ve yöntemleri içeren bir iş uygulaması olarak düşünülmelidir. İş süreci yönetimi; piyasada, bu konuyla ilgili tanımlayıcıyı yöntemler ve teknolojiler olmasına rağmen, bir teknoloji değildir: yani, mevcut süreçleri tanımlamak ve değiştirmek yoluyla, gelecekteki hedefleri ulaşmayı sağlamaktadır. Ve işin yapılması için daha iyi yolları resmileştirmek ve kurumsallaştırmakla ile ilgilidir.
İş süreci yönetiminin kullanıldığı alanlar
- İşin yapılma sürecinde gereken odaklanmayı sağlamak için görevler değil sonuçların düzenlenmesi
- Süreçleri otomatik hale getirmeden önce (potansiyel olarak) otomatikleştirme ve iyileştirme; Aksi halde yapılan her şey karışıklığa sebebiyet verebilir
- İşin üstesinden gelmek ve iyileştirmeler yapmak için süreçleri kurmak ve mülkiyeti devretmek
- Tüm kurumdaki süreçleri standartlaştırmak koşuluyla daha kolay anlaşılıp yönetilmesi, hataların azaltılması ve risklerin azaltılmasını sağlamak
- Sürekli değişimin sağlanması
- Yeni ya da mükemmel olan yolları oluşturmak yerine mevcut süreçleri iyileştirmek
İş süreci yönetiminde adımlar
İş süreci yönetiminde atılması gereken temel adımlar vardır, bu adımları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Çözümlemek
- Yeniden tasarım ve model
- Uygulamak
- Monitor
- Yönetme
- Otomatikleştirmek
İş süreci yönetimi şirketin Nereye gitmesi gerektiğine dair bilgi edinmek için çözümün yalnızca bir parçasıdır. Geri kalanların çoğu, ilk önce ihtiyaç duyulan bilgileri istemektir.Ve daha sonra bu bilgilerin yeniden kullanılabilmesi için derhal kullanılabilir bir biçimde kayıt haline alınması gerekir. Bu, raporlama ve sorgulama yazılımı ile ilgilidir.
Başarı, saklanan verilerin ne kadar iyi iyi etiketlendiği ile büyük ölçüde bağlıdır, böylece uygun bir sorgu geldiğinde tanımlanabilir ve gerektiğinde tekrar üretim sürecine dahil edilebilir. Bu amaca ulaşmak için bu bilgiler gerektiğinde değiştirilmesi ve ulaşılmasında destek alınabilecek veri ambarı ve iş zekası araçları kullanılmalıdır ve bunlar hafıza depolama araçlarıdır. Bu depolama araçları, harici bir depolama programı, çevrimiçi bir platform veya şirkete özel yazılım yaptırılarak rahatlıkla ulaşılabilecek BPM araçlarıdır.
Bu araçların en basiti akıllıca yönlendirme veya basit iş akışı olarak bilinir. İçeriği genellikle geleneksel belgeler biçiminde bir yerden veya kişiden diğerine taşır ve A görevi tamamlandığında, B görevinin başlamasını sağlar. Yönlendirme, herhangi bir otomatik kural işleme olmadan ve süreç yönetimi ile etkilenen uygulamalar arasında çok az veya hiç entegrasyon olmadan, geçici olma eğilimindedir. Veya kişiden kişiye iletilmesini sağlayan basit kayıtlı belgelerdir ve genellikle kullanılan yol budur. Oysa iş akışı, işleri A’dan B’ye, C’den D’ye taşımaktan ibaret değildir, çünkü görevlerin paralel olarak yapılmasını sağlar, zaman kazandırır ve verimliliği artırır. Aynı anda gerçekleşen birden fazla işlemi yönetebiliyor, kullanıcı tanımlı kurallar uygulayarak istisnalar ve koşullar konusunda bilgi sağlayabilir. Bu yüzden ciddi olarak ele alınması gerekir çünkü bu süreç kalıcı kayıtlar ve depolama yapılması gereken bilgileri içerir.
BPM Süreçleri
BPM’nin kendisi belki de ultra süreç iyileştirme tekniğidir. Çünkü, uygulama içi ve havuzlar arası süreçlerin karmaşıklığını açıkça ele almaktadır ve sürekli olarak içerik odaklı süreçlerin yanı sıra veri odaklı süreçleri de içermektedir. Genellikle iş kuralları tarafından yönlendirilir, çok sayıda operasyonel analiz ve akış şeması içerir ve alandaki daha karmaşık teklifler yalnızca süreç tasarımcılarını değil, aynı zamanda simülasyon araçlarını da içerir. Böylece işlemler kişiler veya alt yapıdan kaynaklanan darboğazları veya bunlarla ilgili diğer sorunları tanımlamak için çalıştırılabilir.
İş süreci yönetimi iş verimliliğini artıran bir süreç olarak gerekli BMP araçlarının temini ve güncellenmesine özen gösterilmesi gereken bir süreçtir. İş süreçlerinin yönetiminde mobil cihazların nasıl bir etkili bir faktör olduğu da unutulmayarak hareket edilmesi ayrıca önem taşımaktadır.
Tavsiye Edilen İçerikler
