Toplantıları Verimli Geçirmek
İçindekiler
İş toplantıları hem çalışanlar hem de işverenler için oldukça önemlidir. Toplantıda önemli olan bilgiler tüm katılımcılara aktarılırken geri dönüşlerin sağlanması istenebilir. Bazen durum değerlendirmesi, bazen bilgilendirme gibi pek çok amaçla toplantı yapılabilir. Toplantılar yapılırken konuyu en kısa ve en verimli şekilde katılımcılara aktarabiliyor olmak gerekir. Bunun için verimli bir toplantı sürecinde olunması gerekir.
Verimli toplantılar için verilen öneriler ise şu şekildedir:
- Toplantı gününü önceden belirleyin
Toplantı yapılacak olan tarihi önceden belirleyerek ilgili kişilere aktarmanız halinde karşınızdaki kişilerinde toplantı için hazırlıklı olması mümkün olur. Toplantının yapılacağı tarihten en az 3 gün önce tüm kişilere gerekli bilgilendirmelerin yapılması halinde toplantılar daha verimli hale gelebilecektir. Toplantı konusunu daha önceden bilen kişiler hazırlıklı olarak gelmesi mümkün olacaktır.
- Toplantı süresi belirlenmelidir
Toplantı için gerekli olan sürelerin önceden belirlenmesi gerekir. Toplantı süreleri uzadıkça verimliliklerde düşme meydana gelecektir. Toplantı süreleri ne kadar kısa olursa katılımcıların dikkatlerinin dağılması bir o kadar az olur. Tüm bilgilerin aktarılabilmesi ve akılda kalabilmesi için kısa süreli olan toplantılar oldukça önemlidir. Önceden tahmini toplantı süresinin belirlenmesiyle birlikte katılımcılara bildirme yapılabilir. Toplantıların verimli olabilmesi için 30 dakikadan başlayan süreler 1 saate kadar çıkabilir. Sonuç odaklı düşünülmesiyle birlikte en verimli toplantılar yapılabilir.
- Katılımcılar önceden belirlenmelidir
Toplantıya kimlerin katılması gerektiğini önceden belirleyerek bildirilmesi gerekir. Böylece işyerinde çalışan diğer kişilerin işlerinin aksatılmasının önüne geçilebilir. Yalnızca toplantı ile alakası olan kişilerin çağırılması en doğru sonucun alınmasına yardımcı olacaktır. Katılımcıların önceden belirlenmiş olması bu nedenle önemlidir.
- Gelecek odaklı konuşmak
Toplantıların daha verimli hale getirilebilmesi için gelecek odaklı konuşmalar yapılabilir. Böylece katılımcılar gelecekte istenen beklentiyi öğrenebilir. Beklentilerin karşılanmasıyla ilgili olan konuşmalar ve planlamalar katılımcıların ilgisini çekerek dikkatlerini çekecektir.
- Toplantı için uygun ortam seçin
Toplantı yapılacak olan odanın dikkat dağıtmaya yönelik olan eşyalardan arındırılmış olması gerekir. Toplantı için gerekli olan eşyaların kullanılması daha mantıklı olacaktır. Böylece toplantıya katılan kişilerin dikkatlerinin dağılmasının önüne geçilecektir. Yeterince gün ışığı alan ve havalandırması iyi olan bir oda tercih edilmesi gerekir. Odada toplantıya katılan kişilerin dikkatleri dağılmadan dinleme yapabilmesinin sağlanabilmesi için gerekli olan noktalardır.
- Toplantı notlarının çıkarılması
Toplantı sonrasında gerekli notların derlenmesi ve görev dağılımı yapılması oldukça önemlidir. Gerekli notların iletilmesiyle birlikte görev dağılımının yapılması toplantıya katılan kişilerin ilgilerini çekecektir. Daha sonraki toplantılarda kendilerini hazırlama fırsatı yakalayacaklardır.
- Teknolojiden yararlanın
Toplantıların daha ilgi çekici geçebilmesi için teknolojiden yararlanılması mümkündür. Eğer katılımcılar sunum eşliğinde veya videolar eşliğinde anlattıkları konuları destekleyebilirse dikkatdağılmalarının önüne geçebilecektir. Sunumlarda en önemli noktayı ise başlangıç ve bitiş konuşmaları içermektedir. Genellikle insanların beyninde toplantının başında ve sonunda yapılan konuşmalar kalmaktadır. Bu nedenle sunumlarınızda giriş ve sonuç kısımlarına oldukça önem vermelisiniz.
- Karşılıklı etkileşim kurulmasını sağlayın
Toplantılarda tek bir kişinin konuşması ve diğer katılımcılara söz hakkı verilmemesi halinde monotonlaşan bir süreç ile karşılaşması mümkün olabilmektedir. Bu nedenle söz hakkına sahip olan kişi ortaya bir soru atarak etkileşim yaratabilir. Geri dönüş istemeleri ile birlikte karşılıklı etkileşimin sağlanması mümkün olur.
İş toplantıları çeşitli amaçlarla yapılabilir. Yapılan amaçlara göre toplantıların isimleri ve özellikleri değişir. Bu nedenle en verimli toplantıyı uygun olan toplantı türünü seçerek yapabilirsiniz.
Toplantı içeriğini daha detaylı merak edenler, toplantı nedir adlı içeriği de inceleyebilirler.
Toplantı Türleri Nelerdir?
Toplantı türleri katılımcıların sayısına ve konusuna bağlı olarak değişir. İşyerlerinde genellikle işveren ve işçi arasında, ortaklar arasında yapılan toplantılar bilinir. Ancak toplantı türleri bu şekilde sınırlı değildir. Toplantı türleri ise şu şekildedir:
- Konferans
Konferans toplantı türleri arasında yer alan bir seçenektir. Daha çok bilgi vermek amacıyla tercih edilir. Konferans sözcüsü alanında uzman olan bir kişidir. Belirli bir topluluğa karşı olarak konuşma yapar ve bilgilerini aktarır.
- Sempozyum
Sempozyumda tek bir sözcü yoktur. En az iki konuşmacı bir araya gelerek bir topluluğa karşı konuşma yapmasını ifade etmektedir. Eğitim amacıyla düzenlenir ve katılımcıların konu hakkında görüşleri ve soruları dinlenir.
- Seminer
Seminerlerin amacı bir konu ile ilgili yapılan araştırma sonuçları hakkında bilgi vermektir. Bilgilerin verilmesi ve tartışma yapılabilmesi için yapılır.
Toplantı Öncesinde Nasıl Hazırlık Yapılır?
Toplantı öncesinde ilgili kişilerin belirli bir hazırlık yapması gerekir. Yapılan hazırlıklar hem toplantının amacını belirler hem de verimli bir toplantı sürecinin planlanmasına yardımcı olur.
Toplantılardan önce yapılması gereken hazırlıklar ise şu şekilde sıralanabilir:
- Toplantı öncesinde programın hazırlanmış olması gerekir. Hangi konuların konuşulacağı hangi konulara vurgu yapılacağı gibi tüm toplantı süreci detaylı olarak planlanmalıdır. Bu sayede hem toplantının verimli geçirilmesi sağlanır hem de sürecin yönetilmesine yardımcı olunur.
- Toplantıdan önce katılımcıların ve konuşacak uzman kişilerin belirlenmesi gerekir. Katılımcıların belirlenmesi ve iletişime geçilmesi halinde en etkili sonuçların alınması mümkün olabilir.
- Toplantıya katılımcı ve konuşmacı olarak seçilen kişilere davete gönderilmelidir. Davetiyenin gönderilmesinin ardından onay alınması gerekir. Bu sayede katılımcıların net olarak belirlenmiş olmasına imkan sağlanır.
- Toplantının nerede ve ne zaman olacağına dair bilgilerin netleştirilmiş olması gerekir. Aynı zamanda seçilen yerin dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak tutulmuş olması oldukça etkili bir toplantı düzenlenmesine imkan sağlar.
- Toplantı esnasında hangi araç ve gereçlerden yardım alınacağı belirlenmiş olmalıdır. Bu sayede araç ve gereçler üzerinde gerekli hazırlıkların yapılması mümkün olacaktır.
- Toplantıya katılacak olan kişiler için hazırlanan dokümanların kontrol edilmesi gerekir.
- Toplantıya katılım gösterecek olan kişiler için belirli bir oturum düzeni sağlanabilir. Ancak bu zorunlu olan bir hazırlık kuralı değildir. Eğer oturma düzeni olan bir toplantı organizasyonu gerçekleştirilirse katılımcıların karşılanması ve oturma yerinin gösterilmesi gerekir.
Toplantı Esnasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Verimli bir toplantı için dikkat edilmesi gereken noktaların ardından toplantı sürecinin başlasıyla birlikte üstünde durulması gereken noktalar vardır.
Toplantı esnasında konuşmacı ve katılımların dikkat etmesi gereken noktalar ise şu şekilde sıralanabilir:
- Toplantılarda dikkat dağıtıcı olan cep telefonu kullanımından kaçınılması gerekir. Katılımcıların konuşmacıların dediklerine dikkat vermesi gerekir.
- Toplantı esnasında konuşan kişinin sözünü kesmek yerine söz hakkı alınana kadar beklenmesi gerekir. Bu durum karmaşaların önüne geçilmesine yardımcı olmaktadır. Topluluk Önünde Konuşma Korkusu Nasıl Yenilir?
- Toplantıların olduğu gün ve saatlerde yorgun olmamaya dikkat edilmesi gerekir. Yorgunluk dikkat dağıtıcıların artmasına neden olabilir. Böyle bir durumda toplantıların verimliliği düşecektir.
- Toplantı esnasında konuşmacaların katılımcılar ile aynı dili kullanması oldukça önemlidir. Yabancı katılımcıların olduğu bir toplantıda farklı dil konuşmak verimliliği düşerecektir.
- Toplantıya hazırlanırken sunumların özenle hazırlanması gerekir. Özellikle sayısal verilerin kullanılması katılımcıların dikkatlerini çekmek için etkili bir yöntem olabilecektir.
- Toplantı için hazırlanan sunu hem görsel hem de işitsel olarak herkese hitap etmelidir. Görsel hafızası güçlü olan katılımcıların görseller ile dikkatini çekerken konuşmacının etkili sözleri ile işitsel kişilerinde dikkatini çekmesi mümkün olur.
- Toplantı süresinin aşılmamasına dikkat ederek belirtilen sürelerde toplantının bitirilmesi gerekir.
- Herkese sırasıyla söz hakkı verilerek etkileşim kurulmasına önem verilmesi gerekir.
- Toplantının başlangıcında etkili bir giriş ilgilerin çekilmesine yardımcı olacaktır. Aynı zamanda toplantı sonunda kısaca toplantının özeti geçilmesi verimli olabilmektedir.
Tavsiye Edilen İçerikler
