Küçük bir işletme kurmak, işyerinizi bulup gerekli donanımları ve personeli sağlamak, iş planınızı formüle etmek, finansman sağlamak, yasal işlemlerinizi tamamlamak ve reklam çalışmalarının ardından son yapmamız gereken şey, işletmenizin açılışını yapmak olmalıdır.
Bir iş planlaması zorluklar yaratabilir. Bir iş kurma ve iş kavramını hayata geçirme fiili eyleminin de kendine özgü zorlukları vardır. Daha uzun vadede başarı şansı yakalamak için iyi bir başlangıç yapmanız gerekir. Unutmamanız gereken en önemli unsur, etkinliğinize katılan kişilerin, ileride potansiyel ve sadık müşteriniz hatta ortağınız olma olasılığının çok yüksek olmasıdır.
İşyeri Açılış Töreni Yapmak
İlk iş gününüzün, büyük açılışınız olmasını gerektiren bir kural yoktur. Ülkemizdeki ya da dünyadaki pek çok yeni işletmeye baktığınızda, bir süre faaliyet gösterdikten sonra büyük açılış yaptıkları görülmektedir. İşletmenizi dünyaya duyurmadan evvel, mini bir açılış gerçekleştirebilirsiniz.
Restoranlar, bu tarz açılışların en iyi örneğidir. Bir restoran işletecekseniz, davetli konuklara akşam yemeği servisi yapmak, sadece arkadaşlara ve aileye bir öğle yemeği düzenlemekle işe başlayın. Böylece herhangi bir aksaklık durumunda, sizin ve çalışanların tutumları dikkat çekecektir. Bu aksaklıkları büyük açılışa kadar gidermek, sizin için büyük şans anlamına gelecektir.
Büyük açılıştan evvel bir iki hafta önce işinizi açıp faaliyete geçirmek, hem işinizi test etmek hem de meydana gelecek aksaklıkları tespitiniz açısından yararlı olacaktır. Peyzaj işi kuracaksanız, personelinizi yakın akraba ya da arkadaşlarınızın yararlanması ve düzenleme yapmaları için gönderin. İşlerini nasıl yaptıklarını ve başarılı olup olmadıklarını test edin. Geri bildirim alın. Böylece personeldeki ya da işteki sıkıntıları tespit edebilirsiniz. Önemli olan büyük açılışın hiçbir engel ve aksaklık olmadan yapılmasıdır.
Açılış Töreni Nasıl Düzenlenir?
Açılış etkinliğinizde büyük bir katılım sağlamak istiyorsanız, yaratıcılığınızı ön plana çıkartmanız gerekir. Etkinlik öncesi planlamadan pazarlamaya kadar üstlenmeniz gereken bir süreç vardır.
Hedef Kitlenizin Profilini Oluşturun
Açılış töreniniz, sporcular için yeni bir ürünün piyasaya sürülmesi amaçlı ise, etkinlik yalnızca spor konusunda yetkin insanları çekmeyi başarabilmeniz durumunda, istenen faydaları sağlayacaktır. Hedef kişinin profilini bulduğunuzda, etkinlik deneyimlerinizi kitlenize nasıl uyarlayacağınızı daha iyi anlayacaksınız.
Bir Etkinlik Türü Seçin
Açılışınızı ne şekilde yapacaksanız bunun kararını vermeniz gerekmektedir. Reklamlar ve davetiyeler, büyük bir açılışta planlamanız gereken temel faaliyetlerdir. Ayrıca açılış resepsiyonları, geniş kitleye yeni bir ürün ya da projenin sunulmasına adanmış etkinliklerdir. Kendinize uygun bir etkinlik seçmeniz gerekir.
Açılış Organizasyon Aşaması
İyi bir eylem planı olmadan, dönüşüm sağlayan bir açılış etkinliği düzenleyemezsiniz. Hedef kitlenizin açılış töreninize katılacağından yüzde 100 emin olmanız gerekir. Her şeyden önce açılış yapacağınız tarihin ve saatin belirlenmesi gerekir. Bu durumda stratejik davranmalısınız. Ziyaretçi katılımını sağlamak için açılış etkinliğinizi bir hafta sonu düzenlemeniz yararınıza olacaktır.
Ayrıca açılışınızı yapacağınız tarihi belirlerken, resmi ve dini bayramlara, tatil zamanlarına dikkat etmeniz gerekir. Ayrıca sektörünüzle ilgili fuar ve etkinliklerin olduğu tarihleri de bilmeniz önemlidir. Fuar tarihleri arasında açılış yaptığınız takdirde, herkes fuar ve etkinlikte olacağından ziyaretçi bulamayabilirsiniz. Tabi fuarın düzenlendiği ilde yaşamıyorsanız. Eğer fuar, iş kurduğunuz bölgede düzenleniyorsa, fuar alanındaki yetkililere açılış davetiyenizi gönderdiğinizde, ziyaretçi akınına uğrama şansınız yüksek.
Sadece unutulmaz değil, aynı zamanda üretken olacak bir açılış töreni düzenlemek için şu hususlara odaklanmanız gerekir.
Bir Bütçe Geliştirin
Stratejik bir bütçe geliştirmenin en etkili yolu, etkinlik eğlencesi, etkinlikte verilecek yiyecek-içecek ikramları, tabela gibi belirli kategorilere harcamak için bir bütçe oluşturmanız gereklidir.
Mekân Seçimi
Açılış için en uygun yerin seçimi büyük önem arz eder. Eğer kendi tasarladığınız kıyafetlerin olduğu bir giyim mağazanızı açıyorsanız, bunu kendi mağazanızda ya da uygun bir mekân seçilerek, defile- kokteyl- açılış şeklinde gerçekleştirebilirsiniz. Seçilen mekânın, davet edilen ziyaretçi sayısının yanı sıra, diğer ziyaretçilerin de kolayca gezinmesine ve küçük gruplar halinde görüşmelerine imkân tanıyan bir mekân olmasına özen göstermelisiniz.
Davetiyeler
Açılış davetiyelerinizi hazırlarken özenli olmanız gerekir. Alelade, sıradan davetiyeler ilgi çekmez. Gösterişli ama zarif, çekici ve albenisi yüksek davetiyeler her zaman ilgi çeker. Davetiyelerde eğer kişi ve eşi adına gönderecekseniz, davetiyenin başına evin hanımefendisinin sonra asıl davetlinin ad ve soyadının yazılması, sizin zarafetinizi yansıtır. Sayın Ayşe & Ahmet Yılmaz vb.
Eğer davetiye bir kuruluşa gönderilecekse, sadece genel müdüre değil, yönetim katındaki her bireye ayrı ayrı gönderilmesi gerekir. Ve eğer mümkünse davetiyenin yanında, işletmenizi tanıtan küçük bir hediye de gönderebilirsiniz. Bu açılışınızın istediğiniz ziyaretçi oranını yakalamasını sağlar.
Davet edeceğiniz kuruluşun ya da kişilerin e-posta adreslerine de, açılış tarih ve saati hatırlatan bir E-posta göndermeniz de, bir kenara konulan davetiyenin hatırlanmasını sağlayacaktır. Mümkün olduğunca erken davetiyelerinizi gönderin. Böylece kişiler planlarına açılışınızı dâhil edebilirler.
İkramlar
Açılışınızda ikram edilecek yiyeceklerin kaliteli, özenli hazırlanmış ve taze yapılmış olması gerekir. Bir kurabiye ve meyve suyu ile asla açılışınızı gerçekleştirmeyin. Bir catering firması ile anlaşın ve menüleri ortak belirleyin.
Bir organizasyon yemeği mi düzenleyeceksiniz yoksa bir kokteyl tarzı mı açılış yapacaksınız. Yiyecekler buna göre belirlenmelidir. İkramlar, açılışların odak noktasıdır. İkramların beğenilmediği, özensiz bir açılış kötü izlenim bırakır.
Açılış Töreninizi Nasıl Duyurabilirsiniz?
Sonunda hayallerinize bir adım daha yaklaştınız ve işletmenizi kurdunuz. Uykusuz geceler, büyük maliyet yatırımları. Çabalarınızın boşa gitmemesini nasıl sağlayacaksınız? Halka açılmadan önce başlattığınız stratejik pazarlama kampanyası, önceki tüm eylemlerinizi sağlamlaştıracaktır.
Açılış etkinliğinizi tanıtmanız için yapmanız gerekenler;
Bir Hikâye Oluşturun
Hikâyeleri kim sevmez? Özellikle güzel bir hikaye ise. Açılış etkinliğinizin, hedef kitleniz üzerinde hangi etkiyi yaratmasını istediğinize karar verin. Hikâye anlatımı becerilerinizi, etkinliğinizin temel hedefleriyle hizalayın ve hatırlanacak bir hikâye oluşturun. Bir video hazırlatın. İşletmenizi kurma fikrinizi, hayata geçirmek için yaptığınız mücadeleyi ve kurduğunuz işin sizin için önemini anlatın. Kendinizi tanıtın. Bu gibi gösteriler daima akılda kalıcı olacaktır.
Sosyal Medya Kampanyaları Oluşturun
Açılış etkinliğinizi düzenlemeden birkaç hafta önce sosyal medyaya girmeniz önemlidir. İyi hedeflenmiş sosyal medya kampanyaları ile etkinliğinize katılımı önemli ölçüde artırabilirsiniz.
Altın kural şudur; akılda kalıcı metinler, ilgili hasthtag’ler, dikkat çekici görseller ve mümkün olduğunca çok video. En son Facebook algoritmalarını takip ederek, ekip üyelerinizin özel profilleri aracılığı ile samimi bilgiler paylaşmaya odaklanın.
Basında Yer Almak
Etkinliğinizde, özellikle yerel topluluğu hedefliyorsanız, etkinliğinizin medyada yer almasını sağlayarak erişimi en üst düzeye çıkartmalısınız. Benzersiz hikâyenizi bir basın bültenine dönüştürebilirsiniz. Medya temsilcilerini açılış etkinliğinize davet ederek de açılışınızın basında yer almasını sağlayabilirsiniz.
İş Ortaklıkları İçin Zemin Hazırlayın
Başarılı nişleri, yatırımcıları ve hedef nişinizde öncü olan etkili işletme sahiplerini, açılışınıza davet edin. Bu strateji sadece mükemmel bir kapsama alanı içinde kalmanızı sağlamaz, aynı zamanda ileri ki zamanlarda güvenilir ortak bulma şansınızı artırır.
İndirimler ve Hediyeler
Bol kazançlı indirimleriniz veya hediyeleriniz varsa, etkinliğe katılmaya değer hale getirmek daha kolaydır. Yaya trafiğini en üst düzeye çıkartmak ve markanızla ilgili farkındalığı artırmak için, müşterilerinize ürünlerinizden veya hazırladığınız hediye kuponlarından verin.
Son Olarak;
Belirttiğimiz üzere, açılışınızı ilk etapta büyük açılış olarak gerçekleştirmeniz gerekmez. Küçük bir etkinlik düzenleyerek, büyük açılış öncesi bir heyecan yaratabilirsiniz. Kendinize bir iki hafta zaman verin ve büyük açılış öncesi tüm hazırlıkları eksiksiz tamamlayın. Bir fotoğrafçı kiralayın. Büyük bir açılış yapacaksanız, ekstra personel, canlı eğlence ve misafirlerinizin güvenliğini sağlamak için güvenlik şirketi ile anlaşın. Park yeri yeterli değilse, çevredeki park yeri olan kişilerden, etkinlik süresince park izni isteyebilirsiniz.
