İşletmelerde İş Otomasyonu Kazancı Nasıl Yükseltir?

İş Otomasyon Sistemi

Rekabet ortamı, özellikle küçük işletmelerde dâhil olmak üzere işletmelerin başarısız olmasının en büyük nedenlerinden biridir. Başarısız olmak için çeşitli faktörler vardır, ancak küçük işletmeler açısından bakıldığında en önemli faktörler arasında; daha küçük olmak, hız, esneklik ve doğru üretim yapılamama sayılabilir. Tüm bu faktörler söz konusu olduğunda daha büyük işletmelerle rekabet etmek elbette çok daha zorlaşır.

Mesela bir şirketin tesisat veya HVAC gibi saha hizmetleri sunduğu düşünüldüğünde, 50 teknisyen 300 kişilik teknisyen kadrosu olan bir şirketle rekabet etmekte zorlanır. Küçük firmalar ancak mevcut olduğu kadrolarıyla daha akıllıca çalışarak bu rekabeti aşmaları mümkündür. Sadece birkaç yıl önce işe başlayan ve zirveye çıkan şirketleri inceleyerek bunun doğruluğunu test etmek mümkündür. Mesela Uber, müşterilerine daha fazla avantajlar sunarak değil, daha iyi bir hizmet sunarak binlerce taksi şoförünün karşına çıkmış, kişilerin bir şehirde dolaşmayı düşünme biçiminde devrim yapmak için teknolojiyi kullanmışlardır.

Tabi ki bunu göz önüne alırken Uber tarzı oluşumların pazarda bir nedenden dolayı öne çıkarak tek boynuzlu atlar olarak tanımlandığını unutmamak gerekir. Çünkü bu tarz oluşumlar nadiren olurlar ve kısa sürede zirveye tırmanırlar, yani istisnai bir durumdur bu. Ancak bu tarz oluşumların yenilikçi zihniyetlerine bir göz atmak ve küçük işletmelere uygulamak denemeye değer bir durumdur. Perakende, e-ticaret, gıda veya ev hizmetlerinde olan bir firmanın sektörünün ne olduğuna bakılmadan, müşterileri tarafından nasıl daha iyi ürün veya hizmet verebileceğini değerlendirmelerini engelleyecek hiçbir durum yoktur.

Sürekli yapılan tekrarlar kimsenin hoşuna gitmez ve onları otomatikleştiren, tüm zaman alıcı, tekrarlayan görevleri yapmaktan kurtaran uygulamalar çok akıllıca bir yaklaşımdır. Satış dönüşüm hunileri, bültenleri, veritabanı yönetimini ve benzer stratejiler düşünüldüğünde,  işletme otomasyonunun rekabet ortamında nasıl kazanmaya yardımcı olabileceğini öğrenmek şarttır.

İş Otomasyonunun Sağladığı Avantajlar

1. Üretkenliği artırmaya yardımcı olur

İşletme otomasyonunun en belirgin yararı, verimliliğin artırmasıdır. Yöneticiler genellikle müşterileri kaydetmek veya e-postaları onaylamak gibi etkinliklerde ne kadar zaman harcadığını hafife alsalar bile bu işler zaman alıcı işlerdir. İş verimliliğini artırmak; daha fazla müşteriye hizmet vermek veya daha fazla üretim yapmak için aynı sayıda kişiyle daha fazla görev yapılabileceği anlamına gelir. Doğal olarak, aynı girdiyle (yani aynı sayıda çalışanla) daha yüksek bir çıktıya sahip olunduğunda, maliyetler aynı kalırken sağlanan kâr artacaktır.

İş verimliliğini artırmada İşin püf noktası, sektör ve iş için doğru otomasyon yazılımını bulmaktır. Bu yazılım için her ne kadar küçük bir abonelik ücreti ödenmesi gerekse de fazladan bir yönetici işe almaya gerek kalmadan verimliliğin artmasını sağlamaktadır. Bu da demek oluyor ki, her ne kadar yazılım için para harcanması gerekse bile yine de sağlayacağı kazanç yatırım yapmaya değerdir, çünkü uzun vadelidir.

2. Zamanlamayı kolaylaştırır

Şirketler otomasyonun firmaları için uygun olup olmadığını düşünürken şu soruya cevap aramaları gerekmektedir. Programlamayı otomatikleştirmek için neden nedir? Bu neden belki de aynı işler için günlük olarak iki ila üç saat harcamak, rutin olarak excel elektronik tablolarına bakmak ve çalışanların vardiyalarında iyi olup olmadıklarını kontrol etmeye çağırmak olabilir. Hafta başlarında genellikle işe gelmeyen personel sayısının ve işletme problemlerinin en üst seviyede olduğu günlerdir. Tüm bu yoğunluk içerinde bir de sürekli tekrarlayan aynı işleri yapmak çok can sıkıcı bir durum olmaktadır. Bu işleri kimse severek yapmaz çünkü işi büyütmek için etkili yollar değildir ve hep aynı şeylerin tekrarıdır. İşte otomasyona geçmek için bu bir nevi boşa harcanan zamanı geri kazanmak için gereklidir.

Programlama çok zaman ve odak gerektirir, ancak aslında tekrarlayan bir görevdir. Otomasyon, bu tekrarlayan işlerin üstesinden gelmek için ek yönetici personele gerek duymadan kolayca yerine getirmek mümkündür. Ve böylelikle işin büyütülmesi için gereken konular üzerinde zaman bulunabilir. Vardiya çakışmalarını, vardiya listelerini, randımanı, personelin verimliliği gibi pek çok konuyu tek bir tuşla izlemeye fırsat tanıyan otomasyon sistemi zaman ve maliyet tasarrufu sağlamaktadır.

3. Otomasyon detaylara dikkat ederek esneklik sunar

Genellikle büyük rakiplerin avantajlarından biri esneklik ve çok çeşitli müşterileri hızlı bir şekilde barındırma yeteneğidir. Ancak küçük işletmeler müşteri ihtiyaçlarını fark etme ve küçük ayrıntılara dikkat etme konusunda çok daha iyidirler. Bazı müşterilerin tanınmayan bir şirkete,güçlü bir markaya nazaran güvenmesinin nedeni budur. Bununla birlikte, dijital araçların yardımıyla, hız ve kapasite bakımından daha büyük şirketlerle kolayca rekabet edebilme imkânı yakalanabilir. Ve esneklik ve detay birleştirilerek büyük rakiplerle rekabette başarılı olunabilir.

4. Otomasyon şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlar

Otomasyona geçmeyen şirketlerde işleme yürüyüşü esnasında çok fazla kâğıt kullanılır ve sürekli dosyalama yapılır. İşletme otomasyonunun en büyük yararı, tüm belgelerin dijital olarak yüklenmesi ve ihtiyacı olan herkes tarafından erişilebilir olmasıdır. Kullanılan yazılıma bağlı olarak, yetki düzeyleri ayarlanabilir ve erişim sağlanabilir veya sınırlandırılabilir. Bu şekilde, yalnızca belirli kişiler hassas bilgileri görebilirken, bazıları yalnızca doğrudan ilgili oldukları görevlerin bilgilerine erişebilirler.

İşletmenin türü ne olursa olsun kâğıt tüketiminin önüne geçen bir sistemi kullanmak önemlidir. Çünkü sadece çevre için daha iyi olmakla kalmaz, aynı zamanda herhangi bir sorun olması durumunda şirket daha fazla şeffaflık (her zaman bir belgeyi kimin düzenlediğini bilinir) ve hesap verebilirlikten faydalanacaktır. Ayrıca, evrak işinde olduğu gibi üzerine kahve döküldü ve ya unutkan bir personel tarafından farklı bir klasöre yerleştirildi gibi problemler yaşanmaz. Daha büyük işletmelerle rekabet edenler, müşterilerine yaptıkları işle ilgili tüm bilgi ve birikime sahip olduğunu ispatlaması gerekir. Bu programa vakıf biri müşterilerine bu bilgiyi rahatlık verebilir.

5. Üstün bir müşteri deneyimi sağlar

Yapılan çalışmalar, 2021 yılına kadar müşteri deneyiminin; temel karar faktörü olarak fiyat faktörünü geçeceğini göstermiştir. En iyi müşteri deneyimi elbette bir tercih meselesidir, ancak alıcı yolculuğunu analiz etmek ve optimize etmek herkesin yapabileceği bir durumdur. Müşterilerle empati kurmaya çalışmak, kendisini müşterisinin yerine koymak ve her aşamada kendini onların bakış açısından geliştirilebileceğini odaklanmak ve ardından bunun için bir yazılımın yapabileceği bir şey olup olmadığını değerlendirmek gerekir.

Bir müşteri gece web sitesini incelerken randevu almak isteyebilir ve sırf gece, telefonlara kimse cevap veremediği için müşteri kaybedilebilir. Oysa chatbotlar ve dijital takvimler burada bariz bir çözümdür. Olumlu eleştiriler, şirketlerin almak için mücadele ettiği başka bir alandır ve müşterilere bir satın alma işleminden sonra inceleme bağlantısı gönderilmesinde otomatik bir iş akışı iyi bir çözüm olacaktır.

Sonuçta, otomasyon şirketin büyüklüğü ne olursa olsun her işletmenin faaliyetlerini iyileştirip iyileştirmediğini görmek bir yazılımla denenebilir ve kısa dönemde sonuçları gözlemlenebilir. Bu otomasyon şimdiye kadar yaşanılan her sorunu çözmese de, işleri daha kolay hale getirecek ve büyük resmi düşünmek için yöneticilere kesinlikle zaman kazandıracaktır.

Otomasyon Sistemine Geçmek

Şirketler otomasyona geçerken sırf bir yazılım almak için yazılım almamalıdırlar. İşletmelerine sağladığı avantajlar gözden geçirerek, seçenekleri incelemeli ve ekipleri ile beraber bu konuyu tartışmalılardır. Doğru seçilen bir otomasyon yazılımı ile işlemlerini hızlandırabilir ve büyük rakiplerini geçebilirler. Sizce günümüzün çetin rekabet şartlarında denemeye değer bir durum değil mi?



kobi vadisi

Yorumunuz

İşletmelerde İş Otomasyonu Kazancı Nasıl Yükseltir?
İşletmelerde İş Otomasyonu Kazancı Nasıl Yükseltir?
Kârlılık Endeksi Hesaplama
Kârlılık Endeksi Hesaplama
Şirketi Kapatmak, Tasfiye Etmek
Şirketi Kapatmak, Tasfiye Etmek
Uzun Vadeli Müşteri İlişkileri Oluşturmak İçin Öneriler
Uzun Vadeli Müşteri İlişkileri Oluşturmak İçin Öneriler
Holding Yönetimi Nasıl Yapılır?
Holding Yönetimi Nasıl Yapılır?
İşyeri Şikâyetlerini Çözmenin Doğru ve Yanlış Yolları
İşyeri Şikâyetlerini Çözmenin Doğru ve Yanlış Yolları
Muhasebeciler İşletmelere Nasıl Yardımcı Olurlar?
Muhasebeciler İşletmelere Nasıl Yardımcı Olurlar?
Koronavirüs Zamanında İşletmelerin İletişimde Kalma Kaynakları
Koronavirüs Zamanında İşletmelerin İletişimde Kalma Kaynakları
Küçük İşletmelerde Durgunluğa Dayanıklılık Stratejileri
Küçük İşletmelerde Durgunluğa Dayanıklılık Stratejileri