ERP İş Verimliliğini ve Karlılığı Nasıl Artırabilir?
İçindekiler
Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), bir şirketin potansiyelinin büyük veya küçük olmasına bağlı olarak değişen işlevlerine göre birkaç bölüme ayrılmıştır. Bu bölümler yönetim, finans, pazarlama, satış, müşteri hizmetleri, halkla ilişkiler, envanter yönetimi, lojistik, üretim, İK ve ihracat gibi bölümlerdir. Geleneksel iş sürecine bakıldığında, her departman gerçek zamanlı olarak kendi aralarında çok az etkileşimle işlev görmektedirler. Her bilgi veya veri telefon, e-posta veya mesaj yoluyla ilgili departmandan ulaştırılmakta, bu işleyiş hem zaman alıcı ve hantal olmasının yanı sıra, verilerin çoğaltılmasına da yol açmaktadır. İşletmelerde İş Otomasyonu Kazancı Nasıl Yükseltir?
Kurumsal Kaynak Planlaması’nın (ERP) uygulamaya konulmasıyla birlikte iş süreçleri, organizasyon içinde çeşitli işlevlerin entegrasyonunu ve verilerin gerçek zamanlı olarak erişilebilir olmasını sağlayarak hızlı karar vermeyi kolaylaştırmaktadır. Bunun yanında Kurumsal Kaynak Planlamasının basit bir yazılım değil, kuruluşun tüm bölümlerini bütünleştiren ve birbirleriyle iletişim kurmalarına yardımcı olan devasa bir yazılım mimarisi olduğunu da bilmek gerekir.
ERP Nedir?
ERP; Kurumsal Kaynak Planlaması için belirlenen bir endüstri kısaltmasıdır. Bu kavrama genel olarak bakılacak olursa; bir şirketin,işletmenin ana yürüyüşündeki işlevlerine ve başarısına odaklanmasına yardımcı olan ana iş otomasyonu ve entegrasyonu anlamına gelmektedir. Günümüz Bilgi Teknolojisi endüstrisinde, sıklıkla yaygın olarak kullanılan, ancak tam olarak anlaşılmayan birçok kısaltmalar mevcuttur. ERP terimi de bu anlamda kendi kendini açıklayıcı bir kısaltma değildir ve kurumsal verileri kaydetmek ve yönetmek için tasarlanmış iş yazılımlarını ifade eder. Bir ERP sistemi, müşteri siparişlerinin alınması, zaman planlaması, envanter kayıtlarının tutulması ve finansal verileri tutmak gibi temel iş süreçlerini otomatik hale getirir ve bütünleştirir.
ERP sistemleri bir işletmenin genel iş performansı yönetiminde, işletmenin her alanında görünürlük, istihbarat, analitik ve verimlilik sağlanmaya yardımcı olacak birçok avantaja sahiptir. İşletme işlevlerinin dijitalleştirilmesini sağlar.
ERP İş Verimliliğini Nasıl Artırır?
ERP’nin şirketlerde verimliliğin artırılmasına yardımcı olan özellikleri bulunmaktadır. Bu özelliklere ve sağladığı faydalara beraberce bir göz atalım.
Merkezi olmayan bir sistemdir
İş dünyasında, bir çok şirkette bilgi akışı ademi merkezcilik ideolojisi ile gerçekleşmektedir. Eğer bir şirketin bilgi akışı âdemi merkezcilik ile yürütülüyorsa, karar vericilerin işin yürütülmesi ile ilgili resmin tamamı hakkında hiçbir fikri olmaz. Ve bu durumda işleyişteki e-posta, mektup veya telefonla bilgi alma gecikmelere neden olacaktır ve bu durum rekabetçi bir sektörde, değişen pazar koşullarına ve tüketici talebine hızlı cevap veremedikleri için firmaların büyüme beklentilerini etkileyebilir.
Merkezi olmayan bir sistemde işlerin nasıl yürüdüğüne bir bakalım:
Satış departmanı, büyük bir müşteri siparişi aldığında, ürünün mevcudiyeti için envanter departmanını kontrol eder, eğer ürün mevcut değilse, daha fazla üretim yapmak için üretim bölümünün devreye girmesi gerekir. Üretim ekibi, yarı mamul mal stokunu ve hammadde deposu envanterini kontrol eder, eğer yoksa yeni ham medde siparişi verilmesi gerekir. Sipariş vermeden önce finans departmanına danışması gerekir, çünkü tahsilatda gecikme varsa bu ihtiyaç nakit akışını engelleyebilir. Ve bu işleyişte tüketici firmadan siparişini geri çekerek rakibinden almayı tercih edebilir. İşte işin yürüyüşündeki gecikmeler iş kaybına, pazar payına ve marka değerinin düşmesine sebep olur.
Tek veritabanı paylaşır
Bir kuruluşta, tüketici verileri, çalışan verileri, üretim verileri, envanter verileri, finansal veriler gibi, çeşitli veri türleri vardır. Tüm şirketler veri oluşturmak, depolamak ve yönetmek için veritabanlarını kullanırlar. SAP gibi gelişmiş ERP sistemleri herhangi bir veritabanında, herhangi bir platformda ve herhangi bir işletim sisteminde çalışabilir. Bazı veritabanları birbiriyle ilişkilidir, ör. Çalışan verileri İK, Finans ve yönetim departmanları tarafından paylaşılır, ancak ERP sistemlerinde her bölüm çalışanların listesini tutmaz, İK Departmanından alır. Bu nedenle verilerin çoğaltılması önlenmiş olur. Aynı şekilde, tüketici veritabanı finans, satış ve dağıtım, pazarlama ve halkla ilişkiler tarafından paylaşılmaktadır. Ancak tüm departmanlar merkezi sunucudan veya veritabanından veri aldığından veri tekrarı yoktur. Bu yazılımda merkezi veritabanı, veritabanı bakım maliyetlerinde tasarruf sağlamaktadır.
Kullanıcı dostudur ve tüm paydaşları içerir
Kurumsal Kaynak Planlaması, yalnızca bir kuruluştaki programcılar, yöneticiler, karar vericiler veya teknisyenler için gelişmiş bir sistem değildir. Sistem, son kullanıcılar olan en genç çalışanların öneminin farkındadır, bu kişiler genelde veri girişi yapan kişilerdir. Mesela satış departmanında satış memuru, müşteri siparişi ve daha sonra fatura oluşturmak için ad, e-posta kimliği, yaş, adres, cep telefonu numarası ve satın alma ayrıntıları gibi müşteri verilerini girer.
Özelleştirilebilir ve uyarlanabilir
ERP sistemi, organizasyonun iş süreçlerini kendi sistemine uyarlamasını sağlayan bir yazılım çözümü değildir, ancak bu sistem, kullanılan işletim sistemlerinden, veritabanı sistemlerinden bağımsız olarak şirketin gereksinimlerine göre özelleştirilebilir. ERP çözümleri yalnızca büyük kuruluşlar için değildir ve günümüzde küçük ve orta ölçekli işletmeler için de kullanılabilir. Dahası, ERP sistemleri modüler bir şekilde uygulanabilir, bu da finansal kısıtlamaları varsa bir kuruluş tarafından büyük ön maliyetlerin karşılanması gerekmediği anlamına gelir.
ERP bulut ve mobilite avantajlarından yararlanır
Birçok şirket, ERP uygulamasının pahalı olduğunu, daha fazla yer kapladığını ve organizasyonla bütünleştiğini düşünülmektedir. Neyse ki veriler, yazılım ve platformun tam veya kısmi olarak depolanmasını sağlayan bulut servis sağlayıcılarında saklanabilirler. Bu, güvenli olması gereken kritik verilere sahip şirketlerin, bulut platformunda daha genel işler yaparken kendi sunucularında tutulmalarını sağlar. ERP sistemleri de mobil cihazlarda konuşlandırılabilir, böylece satıcılar, pazarlama yöneticileri bilgileri gerçek zamanlı olarak güncelleyebilir ve şirket merkezindeki karar vericilerin daha hızlı yanıt vermesini sağlayabilir.
Tüketicilere de fayda sağlar
ERP sistemlerinin kullanımı sadece çalışanlara ve organizasyona değil tüketicilere de fayda sağlamaktadır. Günümüzde organizasyonlar müşteri sadakatine değer vermekte ve çoğu zaman bu sadakati sağlamada indirim, teklif ve bonus bilgilerini cep telefonu mesaj geçmeyi seçmektedirler. Bu hem müşteri hem de şirket için bir kazan-kazan durumudur. Basılı fatura gerektirmeyenlere ERP sistemleri sayesinde gerçek zamanlı olarak e-fatura gönderilebilirken, örneğin bir banka müşterisi günün her saatinde para alır veya ERP sayesinde 7/24 nakit para yatırma makinelerinde (CDM’ler) para yatırabilir. Veya ERP sistemine sahip bir hastanede, her bilgi hasta veritabanına kaydedildiği için kişinin önceki kayıtlarını yanında taşımasına gerek yoktur.
Müşteri ilişkileri yönetimi ile entegrasyonu sağlar
ERP’nin kurumsal avantajlarından en belirgin olanı, şirketin müşterisinin satış, geri bildirim, satın alma alışkanlıkları, tekrar satın alma konusunda tam olarak anlamasını sağlamasıdır. CRM ve ERP entegre edilmişse, bir siparişi takip etmek için çağrı merkezini arayan bir müşteri, istenen bilgileri hemen alır. Ayrıca envantere, gönderim ayrıntılarına ve olası teslimat tarihine erişebilir.
Departmanlar arasındaki verimliliği arttırır
ERP her departmanı merkezi bir veri tabanına entegre ederken, finans, pazarlama, üretim ve stok kontrolü süreçleri gelişir. Veriler satış, finans ve farklı sayı kümelerine sahip çeşitli iş birimlerinden gelmektedir ve ERP bunları CEO’nun değerlendirmesi için bir anlık görüntü vererek entegre etmektedir. Raporlama formatları ve prosedürleri, her kuruluşun departmanlar arasında işbirliği ve üzerinde değerlendirme yapmayı mümkün kılacak şekilde özel olarak yapılabilir. Üretim süreçleri ERP’nin otomasyon özelliklerini kullanılarak kolaylaştırılabilir, envanter kontrolü daha iyi bir şekilde yapılabilir ve müşterinin ürünün tüm yaşam döngüsü boyunca (beş yıl veya yedi yıl olsun) ürünle ne derecede ilgilendiği belirlenebilir.
Hem eski hem de yeni başlayan şirketlere fayda sağlar
Birçok büyük şirket eski sistemleri ve veri tabanları birbirleriyle iletişim kurmasına izin vermediği için 1990 – 2000’lerde yavaş yavaş ERP platformuna geçmeye başlamış ve süreç hala devam etmektedir. Gelişmiş ERP sistemlerinin tümünde platform, işletim sistemi ve veri tabanı nötr olduğundan dolayı eski sistemlerin veritabanı bile ERP’ye entegre edilebilir.Bu sistem yeni başlayanlar için ise kuruluş büyüdükçe büyütülebilen daha küçük ERP uygulamalarıyla başlama avantajına sahiptirler.
ERP’nin Yatırım Getirisi
Bir yılda pozitif yatırım getirisi sağlar
ERP uygulanması kullanımı bir ila üç yıl arasında pozitif yatırım getirisi sağlamaktadır. Ve bulut tabanlı hesaplama ile bu zaman daha da azalmıştır. Anketlere göre, ERP uygulamasının başlangıcında yatırım getirisine (YG) odaklanan şirketler, bir yıl sonra önemli sonuçlar elde etmişlerdir. Elde edilen bu sonuçlar maliyet azaltımı, kalite iyileştirmeleri, müşteri memnuniyeti, çalışan sayısının azaltılması, yeniden istihdam ve gelişmiş pazar payı şeklindedir.
Analistlere göre, çalıştırma maliyetleri yüksek başlangıç maliyetleri ile azaltılabilir ve ERP uygulaması bu konuda başarılıdır. Bunun yanında bu sistemin herhangi bir iç tehdide karşı dayanıklı olduğunu, ancak çoğu sistemin müşterilerin verilerini tehlikeye atan dış saldırılara karşı savunmasız olduğunu belirtmek gerekir. Yine de genel itibari ile bakıldığında, çoğu şirketin içinde olduğu çok rekabetçi ve çok konumlu bir operasyonda avantajları dezavantajlarına göre çok daha fazladır. Ayrıca birden fazla para birimi, sembole uyarlanabilirken çevrimdışı, online ödeme sistemlerini de işleyebilir olması bu yazılımı cazip kılmaktadır. Verimliliği Arttırmada Teknoloji Nasıl Kullanılır?
Tavsiye Edilen İçerikler
