Şirket Uyum Programı
İçindekiler
Kurumsal uyum iş dünyasında uzun zamandır tartışılan bir konudur. Yeni yasaların yürürlüğe girmesiyle birlikte birçok şirket, faaliyetlerinin gelişen bir düzenleyici ortamla uyumlu olmasını sağlamak için acele etmektedir. Mevcut kurallara ve düzenlemelere uymak, uzun ömür ve büyüme arayan herhangi bir iş için çok önemlidir. Ne yazık ki, birçok şirket kendilerini çeşitli yasalara göre aykırı bulmaktadır çünkü uyumluluk izleme konusunda sağlam bir çerçeveye sahip değillerdir. Gerçekten de uyumluluk, her çalışanla başlayan ve yönetim ekibinin gözetimi ile sona eren günlük bir sorumluluktur.
İşletmenin ilgili tüm endüstri düzenlemelerine gerçekten uyumu sürdürmesi için bir uyum programı oluşturması gerekir. Bir uyumluluk programının temel amacı, hataları tespit etmek ve önlemek, oluşabilecek riskleri yönetmek ve çalışanları kurum içindeki kendi rollerine göre bilgilendirmektir.
Uyum Programı Neden Önemlidir?
Bazı durumlarda düzenleyici bir ortam daha karmaşık hale gelebilir ve bu durum yüzünden işletmeler birden fazla kural ve yönetmelikle uyumlu kalma da zorluklar yaşayabilirler. Bazı yasalar veri yönetimi, satıcılar, müşteriler, finansal işlemler ve çok daha fazlasını düzenler. Bu nedenle, tüm bu gerekliliklere ayak uydurmak, tüm kuruluştaki faaliyetleri koordine etmeye yardımcı olan güvenilir bir sistem gerektirecektir. Günümüzün iş ortamında uyumlu olmamak bir seçenek değildir. Çünkü sonucunda yüksek para cezaları, hasarlı bir itibar ve müşteri güveni kaybıyla karşı karşıya kalınabilir. Dahası, sosyal medya dönemi bir skandalın alevlerini birkaç dakika içinde koskoca bir yangın haline getirme potansiyeline sahiptir.
Kurumsal Uyum Programı Oluşturma Adımları
Kuruluşları için bir uyum programı uygulamak isteyenler haklı olarak nereden başlayacağını merak ederler. Uyumluluk için her firmaya uyacak tek bir yaklaşım yoktur; bu uygulanan programın işin sektörüne, büyüklüğüne ve risk profiline bağlı olacağı anlamına gelmektedir.
Bir kurumsal uygunluk programı oluştururken doğru şekilde başlamaya yardımcı olacak kritik adımlar şunlardır:
Hedeflenenlerin Sonuçlarını Düşünmek
Uyum sağlamak için ihtiyaç duyulan politikalara, yapılara ve prosedürlere geçmeden önce öncelikle hedeflenenlerin sonuçlara yansıtılması gerekir. Bu uyum programında neler başarmayı düşünüldüğünü, süreç sırasında hangi spesifik risklerden kaçınmaya çalışıldığını belirlemeye yarar. Örneğin, bir kuruluş, veri toplama politikalarını uyum kurallarına uyacak şekilde düzenlemeye çalışıyor olabilir. Bu amaca ulaşmak için, müşteriler için şeffaflığı ve erişilebilirliği destekleyen yeni veri işleme iş akışları uygulaması gerekir. Bu yeni iş akışları, veri güvenliği kurallarına uyumu gösterilmesini kolaylaştıracaktır. Uyum programının hedeflerine odaklanarak, hızla gelişen düzenleyici ortamla uyum içinde kalmak için etkili, nesnel ve güvenilir bir çerçeve geliştirebilir.
Sürece Yönetimi ve Paydaşları Dâhil Etmek
Yasalara ve güvenlik uygulamalarına uymamak, önemli sonuçlara neden olabilir. Şirket operasyonları mevcut düzenlemelere uyulmadığı zaman mali kayıplardan zarar görmeye, veri ihlallerine ve itibar hasarına kadar potansiyel zararlar alabilir. Bununla birlikte, şirketlerdeki birçok lider, genç çalışanlara uyumu devretme eğilimindedir. Yönetim uyumluluk için tüm çalışanların katılacağı bir seviye belirlemediğinde, diğer çalışanlar bu gereklilikleri yerine getirme konusunda da daha geri sırada yer alacaklardır.
Denetleme Ekibinin Görevini Yerine Getirmesi
Çalışanlar ve yönetim arasındaki boşluğu doldurmak için uyum programının yerinde bir denetim ekibine sahip olması gerekir. Denetim ekibi, çalışanların şirket beklentileri doğrultusunda sorumluluklarını yerine getirmelerini sağlamak için denetlerken gerekli faaliyetler için çeşitli paydaşlara kaynak sağlayacaktır. Ayrıca mevcut zorluklar, boşluklar ve kaynak yetersizlikleri hakkında yönetime düzenli olarak rapor sağlayacaktır.
Risk Değerlendirmesi Yapılmalıdır
Kurumsal uygunluk programı risk değerlendirmesi yapılmadan tamamlanmış sayılmaz. Risk değerlendirmesi, kuruluşta oluşabilecek potansiyel riskleri tanımlamayı, değerlendirmeyi ve azaltmayı içerir. Bu süreçte, iş ortamına, tedarikçiler, endüstri ve devlet düzenlemelerinin ayrıntılı bir analizi dahil edilmelidir. Kurumsal Risk Yönetimi (ERM) Nedir, Neden Önemlidir?
Risk Yönetimi Planı Geliştirilmelidir
Uyumluluğun bir parçası olarak, karşılaşılan mevcut riskleri yönetmek için bir strateji vardır. Risk yönetimi, operasyonel istikrara yönelik tehditlerin tanımlanmasını, bu tehditleri iş hedeflerine uygun hale getirmeyi ve risk ortamını ele alabilecek spesifik adımlar geliştirmeyi içeren güçlü bir süreçtir. Bu adımlardan bazıları, sigorta kapsamı satın almak, üçüncü taraf bir satıcıya risk aktarmak ve bir felaket müdahale stratejisi geliştirmek şeklinde olabilir.
Uyumun Korunması Konusunda Eğitim Verilmelidir
Bir kurumsal uyum programı ancak nasıl uygulandığı bağlı olarak etkili olmaktadır. Çalışanlar, planları günlük olarak hayata geçirme konusunda ön saflarda yer alacaklardır. Bu nedenle, mevcut rehber ilkeler, riskler ve uyumsuzluğun sonuçları konusunda eğitim kritik öneme sahip olacaktır.
Zamanında Raporlama Verilmelidir
Uyum programı sağlam raporlar içermelidir, böylece gerektiğinde uygunluk kanıtı sağlanabilir. Hem iç hem de dış paydaşlar tarafından doğrulanabilen bir dokümantasyon sistemi kurulmalıdır. Detaylı raporlar denetimi daha kolay hale getirir ve belirli bir süre boyunca uygunluk kanıtı sağlayabilir. Raporlar ayrıca, sürekli iyileştirme için bir plan uygularken performansı ölçmek için kullanabilecek bir kaynaktır.
Etkili Uyumluluk Programı
Şirketler için etkili bir uyumluluk programı ile işletmenin hem iç hem de dış paydaşlara tüm faaliyetlerin yürürlükteki yasalara uygun olarak yürütülmesini sağlamaktadır. Uyulmaması halinde şirketlerin ve dolayısıyla toplumların gelişmesinde en büyük engeldir.
Tavsiye Edilen İçerikler
