Maksimum Verimlilik İçin Zaman Nasıl Kullanılır?
İçindekiler
Sabah işinize geldiniz ve ilk iş e-postalarınızı kontrol etmek oldu. Belki de evden çalışıyorsunuz ve e-postanızı kontrol etmenin öncelikli işiniz olduğunu biliyorsunuz. Cevaplanması gereken bazı konular varsa, e-postada geçen vaktiniz 5-10 dakikayı bulabiliyor. Ama o 10 dakika, 30 dakikaya çıkıyor, hatta 1 saat.
E-postalar bittikten sonra haydi biraz da son haberlere bakayım diyorsunuz. Asla bitmeyecek bir haber girdabının içine dalıyorsunuz. Farkına varmadan acıkıyorsun. Öğle yemeği vaktiniz gelmiş bile 🙂
Maksimum Verimliliği Engelleyen Nedenler
Zaman neden bu kadar hızla gidiyor?
Kendinize daha önce bu soruyu sorduysanız, cevabı şudur. Zaman hızlı uçmaz. Aslında hiç uçmaz. Yavaş yavaş ilerler. Dolayısıyla, işleri zamanında tamamlamazsanız, sorun büyük olasılıkla sizdedir, zamanda değil.
Verimlilik eksikliğinizin pek çok nedeni olabilir. Belki yapacak çok işin var, belki de işinde disiplinsizsin. Ya da muhtemelen sadece zamanı nasıl öğrenmen gerektiğini bilmiyorsun.
Çalışırken,
- Dikkat dağıtıcı şeyler bir çalışana ortalama 2 saate mal oluyor.
- Bir bilgi çalışanı, ortalama her 6 dakikada bir e-postayı ve anlık mesajları kontrol ediyor.
- Bir kişi, ortalama 8 dakikada bir veya 1 saatte yaklaşık 7 ya da günde 50–60 kez kesinti yaşamaktadır. Bir kriz yönetimi ile olayların % 80’i önlenebilir.
- Dağınık bir masada çalışmak, bir şeyleri aramak gün içerisinde 1,5 saat sürer.
Maksimum Verimlilikte Zaman Sınırlaması
Timeboxing Nedir?
Zamanı sınırlama, zamanı yönetmek için kullanılan bir araç veya teknik olarak görülebilir. Haftada 100 saat çalışan ancak buna rağmen ailesine ve kişisel zamanına vakit ayıran Elon Musk’ın yöntemi olan zaman yönetimi birçok insan için büyük bir zorluktur. İnsanlar zaman yönetiminde sorunun teşhisine göre farklı çözümler kullanırlar.
Örneğin, kişi sorununun yapacağı işe odaklanamaması olduğunu söylüyor. Çözümü ne? Her saat 1 fincan kahve. Gözle görülür bir ilerleme olduğu sürece, kafein bağımlılığı bir risk olarak görülmez.
Bir başka kişi ise, sorunun planlama eksikliği olduğunu biliyor. Çözüm: yapılacaklar listesi.
Şimdiye kadar ne denemiş olursanız olun, zaman kutusu yani timeboxing aradığınız çözüm olacaktır. Zaman sınırlaması ile yapmanız gereken tek şey, her görev için zaman sınırları belirlemektir. Bunu yaptığınızda ve bu sınırlar içinde kaldığınızda, üretkenlik seviyenizin yükseldiğini göreceksiniz.
Ancak, gerçek şu ki, işler her zaman başlangıçta görüldükleri kadar kolay değildir. Zaman sınırlamasını denediyseniz ve zorluklarla karşılaştıysanız, bunu çok iyi bilirsiniz. Timeboxing (zaman kutusu) etkili bir şekilde kullanılsa da zorlaşabilir.
Zaman Sınırlaması Kullanmanın Zorlukları
Sorun esas olarak görevin kendisidir ya da belirlediğiniz zaman sınırıdır. Belirlenen süre sınırına ulaşıldığında ancak görev henüz tamamlanamamışsa, hayal kırıklığına uğraman yaygındır. Bu, zaman sınırlamasının kolayca etkisiz olduğu söylenebilir. Bu zaman sınırlamasının kolayca etkisiz olduğu söylenebilir.
Bilmeniz ve aralarından seçim yapmanız gereken iki tür zaman kutusu vardır. Sert zaman kutusu ve Esnek zaman kutusu. Aradaki fark, bir görev için belirlenen süre dolduktan sonra yaptığınız şeydir.
Sert zaman kutusu ile zaman sınırına ulaşıldığında, görev üzerinde çalışmayı bırakırsınız. Planınıza göre hemen bir sonraki göreve geçersiniz. Zaman sınırlamanıza başladığınızda, bu muhtemelen sizi çaresiz hissettirecektir.
Ancak, bu sadece biraz disiplini öğrenme sürecidir. Fark edeceğiniz gibi, yola devam edersiniz, bu sizi göreve odaklanmaya ve zamanında bitirmeye karar verdirir.
Öte yandan esnek zaman kutusu, size süre bittiğinde sınırı ayarlama özgürlüğü verir. Zamanlayıcıyı 30 dakikaya ayarlarsanız ve alarm çalarsa, süreyi 10 dakika daha artırmaya karar verebilirsiniz.
Düşünmeniz gereken en önemli şey, bir süre zaman sınırlamasını kullandıktan sonra öğreneceğiniz disiplindir.
Maksimum Verimlilikte Timeboxing’i Etkili Bir Şekilde Kullanmak
Zaman sınırlaması etkilidir ancak bundan nasıl yararlanacağınızı bilmeniz gerekir. Hiç şüphe yok ki, üretkenliğinizi artırmanız gerekiyor. Zaman sınırlamasını benimsemeli ve anlamaya çalışmalısınız.
Süreci anlayın ve andından uygulayın. Bu şekilde, tuzakları bilir ve bir profesyonel gibi onlardan kaçınabilirsiniz. Zaman sınırlaması yöntemini ailenize ve arkadaşlarınıza da benimsettiğinizde, onların da hayatlarını iyileştirdiklerini görebilirsiniz. Zaman sınırlamasını kullanarak, maksimum üretkenliğe erişmek için izlemeniz gereken adımlar şunlardır.
- Görevlerinizi Tanımlayın
Zaman sınırlamasını kullanmak için, tamamlanması gereken bazı görevler olması gerekir. Bu görevleri belirlemek, zaman sınırlamasına yönelik ilk adımdır. Tam olarak ne yapmanız ve ne yapmamanız gerektiğini bilmiyorsanız, bu adım zor olabilir. Risk, zamanında tamamlanmayan çok fazla göreve sahip olmaktır.
Bu, genellikle yapılacaklar listelerindeki sorunlardır. Bazı insanlar her şeyi listeye eklerler ve akşam olduğunda görevlerinin küçük bir kısmını tamamlamış olurlar.
Bu listede olmaması gerektiğini düşündüğünüz herhangi bir şey varsa onu kaldırın. Bu, bir sonraki adımda işi en aza indirmenize yardımcı olacaktır.
- Görev Listenizi Düzeltin
Bir görev listeniz var ve onu düzeltme zamanı. Bunu etkili bir şekilde yapmak için Eisenhower Box (Eisenhower kutusu) adlı başka bir zaman yönetimi aracını kullanmanız gerekir. Eisenhower, ABD’nin 34. başkanı idi. Eisenhower kutusu, görevleri önem ve aciliyete göre sınıflandırmaya yardımcı olur.
Bu yönetim aracı, verimlilik eksikliği sorununu doğru bir şekilde teşhis etmektedir. İnsanların çalışma süresi sırasında yanlış şeyler yaptıklarını doğru şeyleri yapmaya zamanlarının kalmadığını fark etmelerini sağlar. Şimdi ortaya çıkardığınız görevlerin listesini alın ve güçlü bir filtreye tabi tutun. İçinde olmasını düşündüğünüz her şeyi bu kutuya koyun.
Çok zaman aldığını düşünürseniz sorun değil. Bu öğrenme sürecinin bir parçasıdır. Muhtemelen işleri kategoriye ayırmayla uğraşıyorsunuz çünkü görevlere eleştirisel bir gözle bakmaya alışkın değilsiniz. Bitirdiğinizde tekrar gözden geçirin. Buradaki amaç, görev sayısını olabildiğince azaltmaktır.
Bu, işlerinizi başarıyla tamamlama şansınızı artıracaktır. Başarılı insanların bildiği ve diğerlerinin bilmediği sır budur. Bu şekilde, ilişkiler gibi önemli şeyler için daha fazla huzur ve zamana sahip olursunuz.
- Görevlerinizi Uygun Şekilde Planlayın
Zaman ayırmak için daha az göreviniz varsa, bunu yapmak daha kolay olabilir ancak bu, zamanı rast gele ayırmanız anlamına gelmez. İlk olarak, hangi saatte çalışmaya başlıyorsunuz. Saat 8.00 ise, bu saat en kıymetliniz olmalıdır zira uyanmanızı takip eden zaman en üretken zamandır.
Ne zaman çalışmaya başlayacağınıza karar verdikten sonra mola zamanlarınızı düzenleyin. Bunlara kahve/çay molalarının yanında öğle yemeği molası da dâhildir. Bunun nedeni çalışmak için saatin ve molalar için saatin kaç olduğunu bilmenize yardımcı olmaktır. Çalışma arasında ara vermen gerekir.
Bununla işiniz bittiğinde, görevleri gözden geçirin ve her birini bitirmek için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Görevlere bağlı olarak, farklı şekilde planlamanız gerekebilir ve birçok görev konsantrasyon gerektirir.
Günün ilerleyen saatlerinde halledebileceğinizi düşündüğünüz görevler, öğleden sonraya ayrılmalıdır. Dikkat gerektiren işlerinizi sabah yapın çünkü zihin, sabah saatlerinde iyi performans gösterir.
- Zamanı Ayırın
Hangi görevler üzerinde çalışacağınıza karar verdikten sonra, görevleri zaman dilimlerine ayırmalısınız. Bunlar zaman sınırlamalarıdır. Sert ve esnek zaman kutularını aklınızda bulundurun. Esnek zaman kutusunu kullanırsanız, 5 ya da 10 dakikalık bir zaman payınız olur. Alarm çalmaya başladığında, fazladan birkaç dakikanız olduğunu bilirsiniz. Ayarladığınız zaman sınırları, ideal olarak yapılacak iş miktarına göre belirlenmelidir.
Örneğin, şirketinizin yapacağı hafta sonu indirimi hakkında saat 14.00’a kadar hazırlayıp göndermeniz gereken bir raporunuz var. Bunu yapmak için analiz edilecek veriler, seçilecek vurgular ve çizilecek bazı grafikleriniz bulunmamaktadır. KOBİ’lerde Verimlilik ve İş Süreçleri Yönetimi
Bu çalışmayı 3’e bölebilirsiniz. Her bir görev için gereken süre daha da azalacaktır. Sabah 8.00 akşam 17.00 arası çalışıyorsanız, iş gününüzü uygun görevler ve bunların zaman dilimleriyle doldurun.
- E-Postaları Düzenleyin
E-postalar, bir iş günü boyunca belki de en çok vakit harcadığımız işlerimizden biridir. E-posta için 15 dakika belirlediyseniz bunu uygulayın. Tüm e-postaları okumakla vakit kaybetmeyin. Kimden geldiğine ve konusuna bakın. Konu önemli değilse, gönderenin önemsiz e-postalar gönderdiği biliniyorsa, dikkate almayın.
Okunacak e-postaları belirledikten sonra, şimdi de yanıtlayacaklarınıza karar verin. Sizin tarafınızdan cevap verilmesi gerekenleri ve güncellemeleri bulmak için hızlıca gözden geçirin.
Doğru bilgileri vermeden e-postaları yanıtlamamaya dikkat edin. Ayrıca yazım hatalarını kontrol edin. Yazınızı yazın, ardından okuyup düzenlemek için birkaç dakika ayırın.
15 dakika sonra görevi tamamlayamazsanız, alarmın sesine bakın. Bir sonraki göreve geçme zamanı. Bir önceki görev nedeniyle, diğer görevin zarar görmesine izin vermeyin.
- Üretkenliğinizi Gözden Geçirin
Başarınızı gözden geçirmenizin zamanı geldi. Yapmak istediğin her şeyi başardın mı? Cevabınız evet ise devam edin. Hayır, ise, neyin değiştirilmesi veya iyileştirilmesi gerektiğini öğrenin.
Umduğunuz başarıyı alamadıysanız, bu konuda her zaman yapabileceğiniz bir şey vardır. Sadece süreçte nasıl ilerlediğini kontrol etmeli ve boşlukları belirlemelisiniz.
Zaman sınırlaması ile ilgili pratik yapmaya devam etmeniz de mümkündür. Bir süre sonra buna alışacak ve daha iyi sonuçlar elde edeceksiniz. Ancak önce görev sayısını azaltmayı, görevlere daha fazla zaman ayırmayı ve işleri eskisinden daha küçük parçalara ayırmayı düşünün
Bunların dışında maksimum verimliliği artırmak için yapmanız gereken şeyler de vardır. Bunlar geliştiricidir ve işlerinizi daha kısa sürede bitirmenize yardımcı olur. Vizyon Nedir? Nasıl Oluşturulur?
- Dikkat Dağıtmayan Bir Ortam Yaratın
Çalışma alanınız dağınıksa, çok üretken olmama şansınız büyüktür. Masanızda gereksiz aletlere sahip olmaktan, etrafınızda çok sayıda yapışkan not kâğıdı bulundurmaya kadar. Bunlar dikkatinizi dağıtabilir.
Evden çalışıyorsanız, dikkat dağıtıcı şeyler büyük zorluk olabilir. Birkaç adım ötedeki TV’ye ve buzdolabındaki yiyecekler yüzünden odaklanmak zor olabilir. Ancak evinizi iş için ayarlayabilirsiniz.
Masanızda daha az şey olduğundan emin olun. Yapışkan notlardan kurtulun ve zaman sınırlama programına odaklanın. Ne kadar az şey görürseniz, konsantrasyonunuz o kadar yüksek olur.
- Molalara/Dinlenmelere Yer Açın
Zaman sınırlaması, çay veya öğle yemeği molası vakti gelene kadar çalışmanız gerektiği anlamına gelmez. Ofiste dolaşırken ve meslektaşınızla birkaç dakika konuştuğunuzda ara sıra molalar verebilirsiniz.
Evden çalışmak da buna izin verir. Mutfağa yürüyün ve çalışma alanınıza geri dönün. Biraz uzanın ve sonra işe tekrar geri dönün. Birden fazla parçalı bir proje üzerinde çalışıyorsanız, en az 1 saat sonra mola verin. Bu aynı zamanda sağlık sorunlarından da kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
- Zamanı Boşa Harcamayın
Daha üretken olmak için yardım aradığınızda, işlerin iyileştirilmesi gerektiğini kesinlikle bilmelisiniz. Kaybedilen zamanın suçlularından biri de sosyal medyadır. Sosyal medyada istemediğimizden daha çok vakit geçiriyoruz. Bu durum haliyle işlerin aksamasını sağlar. Bu yüzden sosyal medyada işleriniz bittikten sonra bakmanız önerilir.
Maksimum verimlilikte zaman sınırlaması, işlerinizin zamanında tamamlanmasını sağlar. İşinizde daha verimli olursunuz. Bu yüzden kendinize kurallar belirlemeli ve bu kurallara uymalısınız.
Tavsiye Edilen İçerikler
