Sanal Asistan Girişimcilik

Sanal Asistan

İçindekiler

Sanal Asistan
İşverene Ne Gibi Fayda Sağlayabilir?
Sanal Asistanlar Ne Yapabilir?
Örnek Çalışmalar

İnternet kullanımının artması ile birçok yeni iş kapısı açıldı. Bu işlerden iş arayanlarda, iş verenlerde yararlanabiliyor. Son yılların yeni iş trendleri arasına giren sanal ofisler ile farklı sektörlerde hizmet verebiliriz. Bu sistem işverenlerin işlerini geliştirmeleri için, geliştirilmesine rağmen iş arayan kişilere de fırsat oluyor. Sanal ofis hizmeti verebilmek için asistan, telefon ve bilgisayara ihtiyaç vardır. Araştırmalara göre e-ticaret yapan firmalar, yurt dışı firmalarının irtibat büroları ve farklı illerde ofisi bulunan firmalar bu sistemi tercih ediyorlar.

Özel bir sanal asistan, ofiste bir şirketin yönetimi altında çalışan bir kişidir. Tesisin yanı sıra internet bağlantısı ve eğitim de şirket tarafından sağlanmaktadır. Genel Sanal Asistana bazen bir çevrimiçi idari asistanı, çevrimiçi kişisel asistanı veya çevrimiçi satış asistanı denir. Sanal bir web yöneticisi asistanı, sanal pazarlama asistanı ve sanal içerik yazma asistanı, kendi sanal ofislerini kurmaya başlamış olan kurumsal ortamdaki deneyimli çalışanlardır.

Sanal Asistan genellikle kendi hesabına çalışmaktadır ve müşterilere bir ev ofisinden uzaktan profesyonel idari, teknik veya yaratıcı (sosyal) yardım sunmaktadır. Sanal asistanlar çalışanlardan ziyade bağımsız müteahhitler olduğundan, müşteriler dolaylı masrafların ise ücretlerine dahil edilmesi bağlamında hariç olmak üzere, herhangi bir çalışanla ilgili vergilerden, sigorta ya da menfaatlerden sorumlu değildir. Müşteriler ekstra ofis alanı, ekipman veya sarf malzemeleri sağlamanın lojistik sorunlarından kaçınırlar. Müşteriler %100 verimli çalışmanın bedelini ödemekle birlikte, ihtiyaçlarını tam olarak karşılamak için ayrı ayrı ya da Sanal Asistan şirketlerinde Sanal Görevlilerle çalışabilirler. Sanal Asistanlar genellikle diğer küçük işletmeler için çalışmaktadır. Ancak aynı zamanda meşgul yöneticileri de destekleyebilirler. Dünya çapında 25.000 sanal asistanın olduğu tahmin edilmektedir.

Ofis giderlerinden tasarruf etmek ve işini küçültmek isteyen firmalar, yeni kurulan firmalar ve kâr amacı gütmeyen dernek ve kuruluşlar sanal asistanla çalışmayı tercih ediyorlar.

Maliyet Karşılaştırması	Tam Zamanlı Çalışan	Sanal Asistan
Günlük Ödeme Oranı	48 TL	60 TL
Yan Giderler %35	14 TL	YOKTUR
Genel Giderler %50	20 TL	YOKTUR
Toplam Etkin Emeklilik Oranı	82 TL	60 TL
** Yıl Başına Saat Sayısı	2.080 Saat	480 Saat
TOPLAM Yıllık İş Gücü Maliyeti	170.560,00 TL	16.800,00 TL

Fark = Yılda 150.000,00 TL

Sanal Asistanın saatlik ücreti ilk etapta normal çalışanların oranından daha fazla olmasına rağmen, yeni çalışanın ücretine uygulanması gereken ek ve genel maliyetten tasarruf edersiniz. Sanal Asistanlar genellikle normal çalışandan daha tecrübeli, daha verimli olduğundan projede aynı sonuca ulaşmak için sadece 480 saat / yıl, yeni çalışanlar için ise kişi başı 2.080 saat zaman ayırmanız gerekir.

Bir Sanal Asistan ile yalnızca saat başına ve görevi kadar para ödersiniz! Sosyalleşmek, öğle yemekleri veya tuvalete sık sık yapılan geziler için daha fazla zaman ve para kaybetmezsiniz. Normal çalışanın 8 saatlik bir günü, Sanal Asistan ile 3-4 saat arasında çalıştırılabilir.

Basitçe belirtmek gerekirse, daha uygun maliyetli olduğu için Sanal Asistan ile anlaşmak gayet mantıklıdır ve Sanal Asistan, kendi verimliliğini ön plana çıkarmak için normal asistanın görevlerinin üstüne ve ötesine geçerler. Bir Sanal Görevlinin yapacağı ayda sadece 1 saatlik bir çalışmanız olsa bile sanal asistan bunu yapabilir (ve yapacaktır).

İşverene Ne Gibi Fayda Sağlayabilir?

Daha Düşük Operasyon Maliyeti:

Ürünlerin ve / veya hizmetlerin üretimi ile ilgili maliyetleri azaltır.
Ekipman, bordro, insan kaynakları eğitimi, tıbbi, ofis alanı ve yardımcı programlarla ilişkili masrafları azaltır.
Boşta olan ya da üretken olmayan zamanla ilişkili masrafları ortadan kaldırarak sadece yapılması gereken iş için ödeme yapılır.

Zamanın Daha Verimli Kullanılması:

Görev ve yeteneklere göre görevleri devretme esnekliği sağlanır; Böylece her bir görev için harcanan süreyi azaltırken işin kalitesini artıracaktır.
Size son derece yetenekli ve keyif aldığınız iş unsurlarına daha fazla zaman ayırabilme olanağı verir.
Ortaya çıkan acil, zorunlu konular için zaman ayırabilirsiniz.
Genel işletme hedeflerine odaklanmaya ve bunlara göre önceliklere zaman ayıracak süreniz olur.
Bazen dışarıda bırakılan veya göz ardı edilen küçük şeylere zaman tanıyabilirsiniz.

Teknolojiye Ayak Uydurun:

En üst trendleri ve teknolojiyi uygulayabilecek bir profesyonele erişilebilir ve yararlanmak için çok geniş bir kaynak ağına sahip olabilirsiniz.
Rekabetçi kalmanız ve gelişmeniz için size zaman kazandırır.
İşletmeniz için doğru araçları ve kaynakları uygular.

Üretkenliği Geliştirin:

Daha etkin çalışacak araçlar ve süreçler uygulanabilir.
Daha kısa bir zaman aralığında daha iyi sonuçlar vermenizi sağlayabilir.
Ürününüzü ve / veya hizmetleri müşterilerinize ulaştırma sürecinizi hızlandırabilir.
Kavramları uygulamaya başlamanızı ve halihazırda dilek listenizde olan projeleri gerçekleştirmenizi sağlayabilir.
Size çok yetenekli insanların erişmesine izin verin.

İşletmenizi Yüksek Hızda Sanal Bir Ofis Haline Dönüştürün:

Müşteri tabanınıza erişebildiğiniz sürece size dünyanın herhangi bir yerinde çalışma olanağı verir.
Bilgi ve dokümantasyonun değişimini ve iş birliğini kolaylaştırır.
Müşteriye sunulan işletme bilgilerinin verimliliğini ve erişilebilirliğini geliştirmenize yardımcı olur.
Süreçleri ve prosedürleri otomatikleştirmenizi sağlar.

Sanal Asistanlar Ne Yapabilir?

Sanal asistan maillere bakabilir ve istenilen cevapları yazarak postalayabilir. Aynı zamanda mail atmanız gereken kişilerin listesini verdiğiniz bu sanal asistan gerekli mesajları istenilen kişilere atar.
Belli bir süre iş yerinizin telefonlarına bakılması gerekebilir ya da sipariş alan bir e-ticaret siteniz varsa sanal asistana vereceğiniz numara ile bu kişilere gerekli yönlendirmeler yaptırabilirsiniz.
Acil bir araştırma yapmanız gerekebilir. Mesela evinize yeni bir koltuk takımı alacaksınız. Sizin alacağınız bu modeli üreten ve uygun fiyatlara mal eden yerleri araştırmalarını isteyebilirsiniz.
Eğer randevu ile çalışan biri iseniz günlük olarak randevu almak isteyenleri sanal asistana yönlendirerek randevu listesi oluşturabilirsiniz.
Hali hazırda olan belgeleriniz ya da ses kayıtlarınız varsa sanal asistan bunları bilgisayar ortamına aktarabilir.
Raporlarınız veya sunumlarınız olacaksa bunları sanal asistanınız hazırlayıp gerekli düzenlemeleri yaparak size sunabilir.
Eğer temizlik şirketi gibi bir şirketiniz varsa sanal asistanınız sizin için gerekli elemanları günlük olarak bulabilir ve gerekli yönlendirmeler yapabilir.
Size gün içerisinde gelen telefonları sanal asistanınız açarak cevap verir ve gerekli yönlendirmeleri yaparak sizinle görüşmek isteyenlerin notlarını alabilir.
Toplantı yapmanız gerekiyor ve bunun için bir asistana mı ihtiyacınız var sanal asistan sizin için kolaylıkla toplantıları organize edeceği için bu işi de ona bırakabilirsiniz.
Ayrıca sanal asistanlar kartvizit çıkarma, broşür bastırma gibi işlerle de ilgilenebilir. Reklam ve tanıtım faaliyetleriniz için internet üzerinden çeşitli işlemler yapabilir.

Sanal Asistan, serbest meslek sahipleri ve küçük işletme sahiplerine yönetsel, uygulanımsal bazen de yaratıcı destekler sunan bağımsız bir işletmecidir. Çalışmalarını kendi bürosundan genellikle de evinden gerçekleştirir Sanal Asistana işletmede bir yer ve/veya ofis teçhizatı sağlamak gerekmemektedir. Sanal Asistan bir çalışan değil, hizmet sunucusudur. Fiyatlamayı, işlem standartlarını ve işine ilişkin politikaları kendisi belirler. Sanal Asistanlık sürecinde bilgi alışverişi, telefon, faks, e-posta ve dosya paylaşımı gibi kanallardan gerçekleştirilir. Sanal Asistanlar bu kanallar aracılığı ile coğrafi sınırlar ötesinde de hizmet vermektedirler. Sanal Asistandan sunduğu hizmet/hizmetler ihtiyaç ve iş temelinde satın alınır. Sanal asistandan hizmet alan bir işletme sahibi ya da yöneticisi için bu iş birliğindeki esneklik en temel kazanım olmaktadır. Sanal Asistana hizmetleri karşılığında yapılan ödemeler ücret değil hizmet bedeli niteliğindedir. Sanal Asistan bu ödemelere ilişkin vergi ve benzeri yükümlülüklerin sorumluluğunu kendisi taşımaktadır. Sanal asistanlar yüksek beceri düzeyine ve yeterli deneyime sahip kişilerdir. İletişim teknolojileri özellikle internet teknolojisindeki gelişmeler Sanal Asistanlık mesleğinin hızla gelişmesini ve yayılmasını sağlamaktadır. Sanal Asistanların sunduğu belli başlı hizmetler ana başlıklar aşağıda listelenmekte olup, bunlarla sınırlı değildir.

Örnek Çalışmalar

İletişim ve veri dağıtımının ortak modları arasında İnternet, e-posta ve telefon görüşmesi konferansları, çevrimiçi çalışma alanları ve faks makinesi bulunmaktadır. Sanal Asistanların giderek artan bir şekilde Skype ve Google Voice gibi teknolojileri kullandıkları. Bu işin uzmanları sözleşmeye dayalı olarak çalışır ve uzun süreli iş birliği standarttır. Tipik olarak bir büroda 5 yıllık idari tecrübenin, idari asistan, büro müdürü / amir, sekreter, hukuk asistanı, hukukçu, hukuk sekreteri, gayrimenkul asistanı ve bilgi teknolojisi gibi pozisyonlarda olması beklenmektedir.