Satın Alma Döngüsü
Satın alma; şirketin kesintisiz olarak çalışabilmesi için uygun kaynak ve fiyat araştırması yaparak ihtiyacı olan hizmet ya da ürünlerin teminini sağlar. Doğru işlediğinde satın alırken kar ettiren bir alan olmasıyla şirketin karlılığındaki payı büyüktür.Satın alma firmaya sağladığı karlılık yanında, ham maddenin maliyete olan etkisi, randıman, rekabet şansının artırılması ve otomatik üretimin sağlanmasında da önemli katkıları vardır. Satın alma süreci günümüzde rekabet şartlarının zorlaşmasıyla daha da önem kazanmıştır ve yanlış yönetildiğinde firmaların büyük sorunlar yaşamasına neden olabilir.
İşte size firmanızın satın alma döngüsünü yürütürken yardımcı olacak ipuçları;
1- İhtiyacın Tanımlanması
İşletmelerde ister iç ister dış kaynaklardan olsun, yeni bir ürün ihtiyacı olunduğu bilinmesi gerekir. Bu ihtiyacın devam edem eden bir üretimde sürekli alınan bir ürün mü yoksa yeni bir üretim planlaması için alınacak bir ürün mü olduğu satın alma departmanı tarafından tayin edilmelidir. Şayet devam eden sürekli alınan bir ürün ise üretim devamlılığını sağlamak için ne kadar stoklamak gerektiği de tespit edilmelidir.
Özel Ürünün Tespiti
Satın almada dikkat edilecek konulardan biri alınacak ürünlerin özel bir tanımlaya gerek olup olmadığıdır. Doğru ürün, şirket için çok önemlidir ve bazı endüstriler parça numaraları, kod numaraları gibi spesifikasyonları belirlemeye yardımcı olacak standartlara sahiptir. Bazı endüstrilerde ise böyle standartlara gerek yoktur. Ürün geçmişte alınmışsa alınacak olan ürününün bu özelliklere göre temin edilmesine dikkat edilmelidir. Yapılan her yanlış;birçok sürecin geri itilmesine ve dolayısıyla kayıplara sebep olabileceğinden dolayı özel ürün özelliklerine dikkat edilmelidir.
Kaynak Seçenekleri
İşletmenin ürünü nereden alacağına karar vermesi gerekir ve bu süreçte şirketin onaylı bir satıcı listesi olup olmadığı önemlidir. Aksi halde, işletmenin satın alma siparişlerini kullanarak bir tedarikçi araması veya dergiler, İnternet veya satış temsilcileri gibi çeşitli kaynakları araştırması gerekecektir. Bu şekilde şirket, tedarikçileri iş için en iyi ürünü belirlemeye hakkına ulaşır.
Fiyat ve Koşullar
İşletme, alacağı ürün için en iyi fiyatı ve şartları belirlemek adına tüm ilgili bilgileri araştırmalıdır. Bu, şirketin mal veya özel malzemelere ihtiyacı olup olmamasına bağlı olacaktır. Genellikle işletme, nihai bir karar vermeden önce üç tedarikçiye bakması ve fiyat alması gerekir. Aldığı fiyatlara karşılaştırarak ürün kalitesi, teslimat süreci, teslimat şekli, ödeme şekli gibi tüm kriterleri karşılaştırdıktan sonra alım yapacağı tedarikçiyi belirlemelidir.
2- Sipariş Aşaması
Satın alma siparişi, alıcı ile satıcı arasında malzemeyi satın almak için kullanılır. Ürün veya hizmetin fiyatını, spesifikasyonlarını, şartlarını, koşullarını ve ek yükümlülükleri özel olarak tanımlanmalıdır. Hazırlanacak olan sipariş formunda tüm bu detaylar tarih ve karşılıklı olarak imza yerleri bulunmalıdır.
Siparişin Onayı
Satın alma siparişleri için hazırlanan form, genellikle faks, posta, şahsen, e-posta veya diğer elektronik yollarla teslim edilmelidir. Bazı durumlarda teslimat şekli faturada belirtilmesi gerekir. Alıcı daha sonra satın alma siparişinin alındığını onaylar ve her iki taraf da bir kopyasını dosyalarında tutar. Her iki taraf içinde oluşabilecek herhangi bir problemde bu imzalı belge hakların korunması için birer ispat niteliğindedir.
Hızlandırma Süreci
Satın alma siparişinin gerçekleştirilmesi, sunulan hizmetin veya malzemelerin zamanında olmasını sağlar ve gecikme olursa bu durum özellikle önem kazanır. Hızlandırmak için müdahale edilen aşamalar arasında ödeme tarihleri, teslimat süreleri ve iş tamamlama sayılabilir.
Alınması ve Denetimi
Gönderen şirket ürünü teslim ettiğinde, alınan malın sipariş formuna uygun olup olmadığı acilen kontrol edilmelidir. Alıcı bu kontrole göre öğeleri kabul eder veya reddeder. Ürünün kabulü, şirketin para ödemesini zorunlu kılan bir süreç olduğu için kontrolün dikkatli ve hızlı yapılması önemlidir.
Fatura Onay ve Ödeme
Bir faturayı ödemeyi talep ettiğinde üç belgenin eşleşmesi gerekir. Bu belgeler; asıl fatura, irsaliye ve orijinal sipariş fişidir. Bu belgelerin kabulü hem alıcıdan hem de tedarikçiden onay sağlar. Herhangi bir tutarsızlık, alıcı faturayı ödemeden önce çözülmelidir. Genellikle, ödeme nakit, çek, banka havalesi, kredi mektubu veya diğer elektronik havaleler şeklinde yapılır.
3- Alınan Ürünün Kaydı
Denetimlerde, şirket uygun kayıtları tutmalıdır. Bunlar, vergi bilgilerini doğrulamak için satın alma kayıtlarını ve garanti bilgilerini onaylamak için satın alma siparişlerini içerir. Ayrıca bu satın alma kayıtları gelecekteki satın almalara da atıfta bulunur.
Satınalma doğru miktarlı, doğru kaliteli, doğru zamanlı, doğru fiyatlı ürünü doğru tedarikçilerden satın alınması sürecidir. Ve satın alarak kar etmeyi hedefler.
Tavsiye Edilen İçerikler
