Proje Yönetimi Aracı
İçindekiler
RACI Matrisi veya Sorumluluk atama Matrisi, bir kuruluşun projeleri başarıyla tamamlamasını sağlamak için kullanabileceği önemli bir araçtır. Matris, yöneticilerin bir proje sırasında kimin hangi rolü oynadığını veya hangi görevleri yerine getirdiğini bilmelerine yardımcı olur. Farklı bir şekilde tanımlamak gerekirse; proje yürütürken, kimin ne yapacağı konusunda ihtilafların ortaya çıkması, bazı ekip üyelerinin daha fazla iş yüküne sahip olması, projeyi anlamaması vb. gibi ortak sorunlara yol açabilir. Bu nedenle RACI matrisi, proje yönetiminde çok işe yarar. Yönetici Bir matris geliştirilerek, herkesin kendisinden ne beklendiğini bilmesini ve ekip üyelerinin kendilerine atanan belirli rollere bağlı kalmasını sağlayabilir, böylece projedeki karışıklığı ve sorunları önleyebilir.
RACI Kısaltmasının Açılımı
RACI, Sorumlu, hesap verilebilir, danışan ve Bilgilendirilmiş kelimelerinin İngilizce karşılığı olan kelimelerin baş harflerinden oluşan bir kısaltmasıdır. Ekip üyelerinin bir projede görev alabileceği dört rol vardır. Matriste, görevler ilk sütunda ve proje üyelerinin tablonun en üst satırında listelenir.
R: Sorumlu – Responsible: Bu, görevi yapacak kişiyi ifade eder. Her görev, onu tamamlayan en az bir kişiye sahip olmak zorundadır. Herhangi bir matris satırında bir R eksikse, bu görev derhal doldurulması gereken bir pozisyondur hiç kimseye atanmamış demektir.
A: Hesap Verilebilir – Accountable: Bir görev için alınacak kararlara nihayetinde cevap verebilecek kişidir. Büyük olasılıkla, proje yöneticisi veya görevler hakkında son söz sahibi olan üst düzey bir yetkilidir. Verimli olmak için her görev için sorumlu kişi sayısı fazla olmamalıdır. Listelenen hesap verebilir bir kişi çoğu projede idealdir.
C: Danışan – Consulted: Bu, projeyle ilgili tavsiye alınabilecek kişidir. Nihai karar vermeden veya belirli bir eylemde bulunmadan önce görüşlerini sıralayan projeyle ilgili konularda uzman olmalıdırlar. Örneğin, teknik görevler üzerinde çalışıyorsan, uzman tavsiyesi için BT yöneticisi ile istişarelerde bulunulması gerekecektir.
I: Bilgilendirilmiş – Informed: Bu, ekipteki proje ilerlemesi veya kararlarında güncellenmesi gereken kişilerdir. Bu kişiler çoğu zaman bir görev tamamlandığında bilgilendirilir ve daha sonra gerekli olan adımı atıp, yani projeyi yapıldığı gibi işaretleyip güncelleme yaptıktan sonra gerekli adımları atar. Bilgilendirme ile iletişim genellikle tek yönlüdür ve doğrudan göreve katkıda bulunmazlar.
RACI Matrisi Nasıl Oluşturulur?
Racı matrisi oluşturulurken planlı bir adımlama gerekir. Bu adımlar şu şekildedir:
- Tüm proje görevleri ve faaliyetleri tanımlanmalı ve bunu matrisin sol tarafına tamamlanma durumlarına göre yerleştirilmelidir.
- Projede yer alan tüm bireyler ve gruplar belirlenmeli, bunlar çizelgenin en üstünde sırayla yazılmalıdır.
- Kimin ne görev yaptığı iyi bir şekilde anlaşılmalıdır çünkü bu, matris oluşumunun çok önemli bir parçasıdır. Burada proje yöneticisi her bir göreve atanacak kişileri tanımlar. Bunu yaparken beceri setlerini görevlerle eşleştirmeyi sağlar.
- Matris sürekli geliştirilmelidir. Bu aşamada, ekip üyeleri görevlerine atanmalıdır ve her görev için sorumlu, hesap verilebilir, danışan ve bilgilendirilmiş pozisyonları belirlenmelidir.
- RACI Matrisini ekiple paylaşılmalı ve tartışılmalıdır. Matrisi oluştururken bu işlem,ekip üyelerine gönderilmeli ve geri bildirim istenmelidir. Alınan geribildirimlere göre sürekli değiştirip geliştirilmelidir.
RACI Matrisini Sonlandırmadan Önce Sorulması Gereken Sorular
Belirli görevlerin makul olarak atanabilmesi için bazı soruların cevaplanması gerekir. İşte sorulması gereken sorular:
- Bir kişiye çok fazla sorumluluk veriliyor mu? Eğer öyleyse, başkalarına verilmeli mi?
- Her görevin uygun sayıda istişare ve bilgisi var mı?
- Her rol için sorumlu ve hesap verebilir biri var mı?
- Karmaşık işler söz konusu olduğunda, karar vermeyi tek bir sorumlu kişi tarafından yapılabilir mi yoksa karar vermeyi kolaylaştırmak için birden fazla kişi mi olmalı?
Bu sorular olumlu olarak cevapladıktan sonra, matrisle çalışılmaya başlanabilir. Ancak bu, matrisin projenin sonucuyla aynı kalması gerektiği anlamına gelmez. İşin zaman içinde değişmesi nedeniyle ihtiyaç duyulduğunda sürekli olarak yeniden değerlendirmesi ve değişiklik yapılması gerekir.
RACI Matrisinin Önemi
RACI Matrisi ekip yöneticine proje için verilen rollerin ve sorumlulukların iyi bir şekilde atandığından emin olmasını sağlar. İyi bir proje yönetimi aracıdır ancak çalışanlar arasında kötü takım çalışması veya düşük moral gibi sorunları çözemediği için, grubun nasıl motive edileceğini, başarılı bir şekilde ödüllendirerek karar verilmesi gerekebilir.
Tavsiye Edilen İçerikler
