Sponsorluk Dosyası Hazırlamak
İçindekiler
Sponsor Nedir?
Bir kişi ya da kurumun, kendisini tanıtmak veya sadece desteklemek amaçlı, bir sanat, kültür ve spor etkinliğini destek üzere, yapılan giderlerin tümünü ya da bir kısmını, bağış yaparak karşılamasına sponsor denir.
Bir sponsoru ikna etmenin en etkili yolu, eksiksiz hazırlanmış bir sponsor dosyasının olmasıdır. Sunulan sponsorluk dosyasını inceleyen kişi ya da kurumlar sponsor olup olmamaya karar verir.
Proje ya da organizasyona sponsor ararken en büyük gereksinin bir sponsorluk dosyasıdır. Bu dosyaları proje sahibi kendi hazırlayabileceği gibi, uzman kişilerden de yardım alabilir.
Hazırlanacak sponsor dosyası, sponsor kişi ya da kurumca incelendiğinde, proje hakkında net bilgi alabilecekleri, kurum ve projenin uyumunu görüp, akıllarındaki sorulara kesin yanıt alabilecekleri bir şekilde oluşturulmalıdır.
Sponsorluk dosyası hazırlamak için ciddi bir araştırma yapılması gerekir. Sponsorluk dosyası, sponsor bulmak için bir araçtır. Ancak tek başına sponsor dosyası, sponsor bulmanızı sağlayamaz.
Bir kurumun sponsorluk dosyasında en çok ilgilendiği şey, projenin kuruma olan katkısıdır. Bu yüzden katkının ne olacağı anlaşılır bir şekilde ama çok aşırı detaya girmeden sponsorluk dosyasında belirtilmelidir. Gereksiz ayrıntıları olan sponsorluk dosyaları pek ilgi görmez. Bu yüzden okuyanı sıkmayacak şekilde bir dosya hazırlanmalıdır.
Sponsorluk Dosyası Neden Hazırlanır?
Bir projeye ait sponsorluk dosyası, sponsor olacak kişi ya da kuruma, projenin onlara hangi faydaları sağlayacağını ve neler kazandıracağını anlatmak için hazırlanır.
Bu proje; iş fikri, iş modeli, çalışma modeli, ortaklık modeli, icat, buluş gibi birçok farklı sebepten dolayı hazırlanabilir.
Sponsorluk Dosyasının Özellikleri
- Dosya, daha esnek tasarımlar yapmak için Microsoft Word yerine Adobe İllüstratör tarzı tasarım araçları ile hazırlanmalıdır.
- Dosya PDF olarak kaydedilmelidir.
- Yatay A4 şeklinde çalışılmalıdır.
- Yazı tipi okunaklı olmalı, yazım dili kurumsal olmalı ve imla kurallarına özen gösterilmelidir.
- 4 satır alt alta gelecek şekilde yazı olmamalıdır.
- Görseller, fotoğraflar, grafik ve ikonlarla süslenmelidir.
- Dosya boyutu 5 megabaytı geçmemeli, sayfa sayısı en fazla 20 olmalıdır.
Sponsor Dosyası İçerikleri
Sponsorluk Hakları
Kurum ya da kişinin sponsor olması durumunda, kurumun hangi probleminin, ne gibi yöntemlerle çözüleceğinin detaylı anlatılacağı, görsel destekli ve sponsorluk bedelinin net talep edileceği kısımdır.
Kurum ya da kişinin iletişim diline uygun, yaratıcı ürün ve hizmet özelinde neleri kazanabilecekleri açıklanmalıdır.
Medya Gücü
Sponsor dosyasında ikinci önemli kısım medya gücüdür. Projeye ait medya işlerinin nasıl planlandığını belirtmek ve geniş kitlelere nasıl ulaştığını gösteren kısımdır. Varsa projeye ait özel internet sitesi, sosyal medya hesapları, geçmiş yıllarda basına yansıyanlar, varsa basın bülteni ve basın toplantısı gibi içeriklerin planları, TV programları, gazete veya dergiler detaylı paylaşılmalıdır.
Hedef Kitle
Bu kısımda potansiyel hedef kitle ile kurumun ürün ya da hizmetinin hedef kitlesinin karşılaştırılmasının yapılmasıdır. Kitle tanımı (kim oldukları ve neleri sevdikleri) demografik verileri, beklenen yaş, kadın ve erkek oranları, sosyo ekonomik statüleri grafikler halinde sunulur.
Proje Bilgisi
Projenin ön sayfasında bulunan ve projenin içeriğini anlatan kısımdır. Neden, nasıl, nerede, ne zaman ve kim tarafından sorularına yanıt verilmelidir. Proje bilgisi en fazla 4-5 sayfa olmalıdır. Bilgilendirme kısmı kısa tutulmalı, talep halinde detaylar paylaşılmalıdır.
İletişim
Sponsorluk dosyasının son sayfasında yer alır. Sponsorların, proje ile ilgili kiminle iletişime geçeceği, şirket bilgileri, yetkili kişinin adı, unvanı, telefon numarası ve mail adresi de eklenmelidir. Pek çok sponsorluk dosyasında iletişim kısmına yer verilmediği görülmektedir ki bu büyük bir eksikliktir.
–
–
Sponsorluk Dosyasında Olması Gerekenler
Kapakta Kurum Logosu
Sponsorluk dosyaları kuruma özel hazırlanır. Kurumun ilgileneceği hakların sunulması önemlidir. Kapak görselinde, sponsor firma ya da kurumun logosunu kullanmak, kurum özelinde bir dosya hazırlandığı anlamına gelmeyeceği gibi, sponsor arayana da hiçbir katkı sağlamayacaktır.
Logo, dosyada yer alacaksa, kurumsal kimliklerde bulunan logo modellerine uygun olması ve uyumlu şekilde kullanılması gerekmektedir. Kurumun eski bir logosu, yanlış bir logo düşük çözünürlüklü logo yanlış tercihtir. Sponsoru, logo ile etkilemeye çalışmak yanlıştır çünkü kurum logo ile değil, dosyanın içeriği ile ilgilenir.
Eğer kapak bölümünde, sponsor dosyasının kurumu özel hissettirilmesi isteniyorsa, logo yerine kurumun ismini yazmak daha iyi olacaktır.
Önsöz Sayfası – Yönetici Özeti
Sponsor dosyalarında bulunan yönetici özeti ve önsöz sayfaları, dosyanın geri kalanının okunmamasına neden olacağından, dosyaya eklenmemesi daha doğru olacaktır. Dosyanın kuruma olan yararının, kurum çalışanlarına aktarılması ve sağlıklı kararlar alınabilmesi için dosyanın tamamının okunması gereklidir.
Önsöz yerine Genel Bakış adı altında birkaç sayfa eklenebilir. Bu sayfa, projeyi birkaç cümle ile özetlemelidir ki bu daha dikkat çekicidir.
Hakkınızda Bölümü
Bir sponsor için önemli olan onlara sağlayacağınız katkıdır. Projenin genel hatlarını bir iki sayfada yazmalısınız zira uzun yazılan yazılar, sponsoru ilgilendirmeyecektir. Fazla detaylı sponsor dosyaları, sponsor tarafından okunmayacağından, bu kadar detaya girmeye gerek yoktur.
Sponsorluk dosyası, proje dosyası değildir. Usulüne uygun düzenlenmelidir. Sayfada 12 punto ve tam sayfa yerine, daha iri yazılarla kısa ve öz yazılmalıdır. Yani az yazı ile sağlam içerikler sağlanmalıdır. Kısacası hakkınızda bölümü sponsor dosyasından uzun tutulmalıdır.
Başkan ve Üst Düzey Yönetici Profilleri
Sponsorluk dosyasında olmaması gereken bir diğer unsur da başkan ve üst düzey yönetici profilleridir. Birçok sponsorluk dosyasında üst düzey yöneticinin, projenin arkasında olduğunu belirtmek için 1 sayfa yazısı bulunmaktadır. Ancak kişi ya da kurumlar bu yazılardan etkilenerek sponsor olmazlar. Eğer, sponsorluk kararı alınırsa bu yazı kurum ile paylaşılabilir. Projeye ait internet sitesi varsa bu detaylar, web sayfasında da belirtilebilir.
Sponsorluk Bedelinin Olmaması
Sponsorluk dosyalarında olması gereken önemli konulardan biri de sponsorluk karşılığında talep edilen bütçedir. Sonuçta, sponsor olması istenilen kişi ya da kurumlardan maddi anlamda bir beklenti olmasıdır.
Sponsorluk bedeli her kurumdan farklı bedelin talep edilmesi özgürlüğünü kazandırır. Bir diğer neden ise ne kadar talep edileceğinin tam olarak bilinmemesidir. Düşük bedel ciddiye alınmayacağı gibi, yüksek bedel de sponsoru kaçırabilir.
Gazete Kupürlerini Eklemek
Sponsorlar için, projenin basında ne kadar yer aldığı değil, sponsorların lanse edilmesi önemlidir. Eklenen gazete kupürü, sadece başlığın okunduğu, yazıların küçük kaldığı şekilde dosyada yer alır. Ayrıca sponsorun adı da geçmeyeceğinden dolayı kuruma hiçbir şekilde yararı yoktur. Yani kısacası gazete kupürü eklemek gereksizdir.
Sosyal Sorumluluk Yanı
Sponsor dosyalarına olumlu et
ki bırakmak adına projenin sosyal sorumluluk yanı olduğu belirtilse de kurumların sosyal sorumluluk projelerini zaten sürdürdükleri göz önüne alınmalıdır. Proje eğer tek başına bir sosyal sorumluluk projesi değilse, kurumun ilgisini çekmeyecek sosyal sorumluluk projesini, kendi projesine dâhil etmek pek akıllıca olmayacaktır.
Kurumların Sponsorluk Dosyalarında Dikkat Etmeyeceği Hususlar
Bir kurum için önemli olan siz ya da proje detayı değildir. Onlar için önemli olan kendilerine olan katkısıdır. Sponsor dosyasında proje ile ilgili tam ayrıntılara ihtiyaç yoktur. Sponsorluk için ilgilenen kurumlara, daha sonra ayrıntılı bir dosya sunulabilir. Yani sponsor dosyasında gereksiz içeriklerin yer almaması gerekir.
Kurumları etkilemek için maliyet tablolarının sponsor dosyasına eklenmesi gereksizdir. Önemli olan projenin verimli gerçekleştirilmesi için karşı tarafa aktarılmasıdır. Maliyet tablosu ancak kurum sizden talep ederse paylaşılmalıdır.
Örnek verecek olursak; diyelim ki bir film için sponsor aranıyor ve dosya oluşturuluyor. Bu dosyada ekip geçmişi, yönetmen yorumu, oyuncu CV’leri gibi kısımlar atlanmaktadır. Bu bilgiler olmadan da filmin kalitesi, ekibin tecrübeli olduğu ve kurum sponsor olurca elde edecekleri kazanımlar da sponsorlara aktarılabilir.
Başka bir örnek verecek olursak; fuar ve kongre sponsorluk dosyalarında Neden Sponsor Olmalısınız? başlığı altındaki klişe kelimeler, sponsorluk faaliyetlerine yarardan çok zararlar getirir.
Sonuç Olarak; bir sponsor dosyası hazırlarken önemli olan sponsorun sağlıklı karar alabilmesi için etkili bir sunum yapılmasıdır. Güçlü bir tasarımla kendisini okutabilen dosya içeriği kaliteli olmalıdır. Bir sponsor dosyası, proje hakkında akılda soru kalmayacak şekilde net bilgi verebilmeli ve kuruma gerçekten fayda sağlayacağına inandırmalıdır.
- Sponsorluk dosyasında gereksiz bilgi ve belgelere yer verilmemeli, talep halinde proje dosyasında bildirilmelidir. Kuruma fayda sağlanacak yararlara dosyalar odaklanmalı ve diğerlerine göre ön plana çıkartılmalıdır.
- Sponsor dosyası, tüm kurallara bağlı olarak hazırlanmalıdır. Yazılar çok küçük olmamalı ve biraz büyük puntolarla anlaşılacak şekilde yazılmalıdır.
- Sponsor dosyaları; projeye göre hazırlanmalıdır ve her bir ayrı sponsor başvurusu için ayrı ayrı hazırlanmalıdır. Sponsorluk, konferans sponsorluğu, dernek sponsorluğu, konser sponsorluğu, bir spor etkinliği sponsorluğu gibi çok çeşitli olabilir ve hazırlanacak her dosya buna göre özel olmalıdır.
Sponsor Bulmak
Projenize, fikirlerinize, icadınıza, buluşunuza veya olası diğer durumlarda sizin de sponsora ihtiyacınız varsa, Kobi Vadisi desteğinden faydalanabilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için: sponsor arıyorum sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
Tavsiye Edilen İçerikler
