Workshop Öncesi Planlama Nasıl Yapılır?

Workshop Çalışması Öncesi Planlama Nasıl Yapılır?

Workshop Çalışmasında Dikkat Edilmesi Gerekenler

İçindekiler

Workshop Çalışmasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Workshop Organizasyonunda Nelere Önem Gösterilmelidir
Workshop Gündemini Belirlemek

Yapılacak olan iş ne olursa olsun, başarılı bir plan dahilinde o işe hazırlanmak her zaman başarı getirir. Sınırlı sayıdaki katılımcıya bilgi verme amacıyla düzenlenen atölye çalışması yani Workshop öncesi de başarılı bir plan hazırlamak gerekir. Bu hazırlıkları yaparken birçok sorunun cevaplanması ve bir iki konunun da organize edilmesi gerekir.

Workshop Organizasyonunda Nelere Önem Gösterilmelidir

İşte günümüzde iş trendlerinden biri olan workshop çalışması öncesi nasıl planlama yapılacağına ve hazırlanacağına dair ipuçları:

Workshop Etkinliğinde Hedeflerin Önceden Tanımlanması Önemlidir

Her atölye çalışmasın net bir hedefi olmalıdır. Şayet workshop çalışmasının merkezinde net bir amaç yoksa, katılımcıları bir araya getirmenin hiçbir anlamı yoktur. Yapılacak olan çalışma tanıtılırken, yapılacak olan açıklamalarda bu amaçtan söz edilmelidir ve bu amaç genellikle katılımcıların bu atölye çalışmasında edineceği becerilerden oluşmalıdır. Her atölye çalışması bir beceri kazanma konusunda olmalı veya en azından bir beceri kazanmaya yardımcı olacak bir tecrübeye sahip olmalıdır.

Atölye çalışması sona erdiğinde katılımcıların öğrenecekleri veya deneyimleyecekleri konular ile ilgili bir liste çıkarılmalıdır ve bu liste atölye çalışmasının açıklaması olarak kullanılmalıdır. Çünkü bu workshop çalışması düzenleyen kuruluş ya da kişinin katılımcılara verdiği sözdür. Bu açıklamada yani katılımcılara verilen bu sözde yapılacak aktiveteler ile eşleşmeyen bir nokta varsa, açıklama değiştirilmeli veya yapılacak olan aktiviteler ona göre ayarlanmalıdır. Çünkü başarılı bir workshop çalışmasının başlangıcı, herkes için iyi ve gerçekçi olan sözler vermekten geçmektedir.

Çalışmaya Kimlerin Katılacağına Karar Verilmelidir

Bir workshop çalışmasına kimlerin katılacağı konusu doğrudan amaçla ilgilidir. Örneğin, atölye çalışmasının amacı bir soruna ayrıntılı bir çözüm geliştirmekse, muhtemelen 10 veya daha az kilit katılımcı istenebilir. Bunun yerine amaç eğitime odaklanmışsa, tartışmanın sağlıklı olması için daha büyük bir grupla yapılan atölye çalışmaları daha başarılı olabilir. Ancak workshop çalışması yaparken katılımcı sayısı ile ilgili şu önemli nokta göz önünde tutulmalıdır; Ne kadar çok katılımcı olursa, atölye çalışmasında o kadar az etkileşim ve katılım olmaktadır.

Bunun yanında konusunda uzman olan atölye eğitmenleri büyük gruplarda da etkili etkileşimin sağlanmasından her zaman daha başarılılardır. Ancak 20 veya 25 kişinin üstündeki gruplarla yapılan çalışmalarda eğitmenlerin çok hassas ve daha yakın bir şekilde katılımcılarla ilgilenmesi şarttır. Büyük gruplar için ortak yaklaşım, eğitmen diğer katılımcılara yardım ederken, katılımcıların en azından birbirleriyle etkileşimli olmaları nedeniyle kişilerin ekip halinde çalışmasını sağlamaktır. Yalnız kalabalık gruplarda, bu grubun yönetilmesinde başarısız olacak bir eğitmenle çalışılması durumunda katılımcıların birbirinden kopuk olabileceği de atlanmamalıdır.

Ve kalabalık workshop çalışmasında yapılan alıştırmalar yeterince ilginç değilse veya katılımcılar arasında çok agresif veya pasif kişiler varsa, can sıkıcı yabancı kişilerle bir arada çalışmak ekibi zorlayabilir. Oysa aynı tarzda zorlayıcı bir çalışma 2 ila 4 kişilik gruplar halinde yapılan bir ortamda, herkesin katılımı sağlanabilir. Kalabalık gruplarla çalışmak ayrıca çok daha fazla zaman gerektirir.

Atölye Süresine Karar Verilmelidir

Yapılması planlanan workshop çalışmasının kaç gün süreceği konusu, hedeflerin ne olduğu ve kaç kişinin katılacağı ile ilgili detaylara bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Verilecek olan uygulama bilgisinin katılımcılara ne kadar sürede aktarılabileceği iyi hesaplanmalı ve süre belirlenmelidir. Workshop düzenleyen kişi ya da kuruluşun hedefine ulaştıracak sürenin tespit edilerek, açıklamalar içinde yer verilmelidir. Tabi ki süre katılımcıların tercihleri değerlendirirken göz önünde tuttukları bir değer olduğu için bu sürenin tutarlı olması ayrıca önemlidir.

Çalışmanın Yapılacağı Mekâna Karar Verilmelidir

Workshop çalışması yapılacak mekânın seçiminde birinci faktör; muhtemelen uygun fiyatlı veya ücretsiz erişime sahip olunan yerler olacaktır. Mekan seçimi yaparken diğer dikkate alınması gereken konularla ilgili şu sorular açılabilir:

Herkes mekana ulaşabilecek mi? Ayrıca, katılımcıların o mekana ulaşmaları için ne tür bir destek verebileceği düşünülmelidir.
Mekan hangi catering olanaklarını sağlıyor? Atölye sırasında yiyecek imkanı sağlamak, katılımcıların acıkarak dikkatlerinin dağılmasını önlerken çalışmaya odaklanmasını sağlar. Yemek yeme zamanı aynı zamanda değerli, resmi olmayan bir ekip oluşturma zamanıdır ve birlikte grupça yenen yemeklerin düzenlenmesi başarı için etkili bir yoldur. Ayrıca katılımcıları uyanık tutmak için molalar vermek, çay ve kahve sunmak da çok yararlıdır, ancak katılımcıların gıda alerjileri olup olmadığına dair bilgi alınması ve değerlendirilmesi önemlidir.
Şehirden uzak doğal bir ortamda olmak, odaklanma, motivasyon için sessiz bir ortam sağlamada yardımcı olabilir. Bu mekan seçimi gruba ilham verilmesinde uzun bir yol kat ettirebilir.
Çoğu atölye, slayt gösterileri, PowerPuan’lar veya atölye sırasında görüntülenen videolardan faydalanır, bu nedenle projektör, ses sistemi ve mikrofon olması önemlidir. Ayrıca, her katılımcının bu görsel araçlardan faydalanabilirliği sorgulanmalıdır.
Ara oturumları için uygun olanaklar var mı? Gözden geçirilmelidir.
Verilecek uygulama eğitiminde, aktivetelerin gerçekleştirilmesi için mekan ne kadar uygun dikkatle ele alınmalıdır.

Workshop Gündemini Belirlemek

Planlamanın bu bölüme kadar geçen kısmında, öncelikli hedef, kimlerin ve ne zamana kadar katılacağı bilgileri netleşmiş olur. Yani bu yapılacak olan workshop çalışmasının hedefine nasıl ulaşacağı konusunda bir taslak geliştirmeye başlayabileceği anlamına gelir. Taslakta dikkat edilmesi gerekenleri şu şekilde sıralayabiliriz:

Ana noktaları:Tartışılacak ya da yapılacak çalışmanın ana noktalarının bir listesini oluşturulmalı ve ardından her önemli noktanın kitleye iletilmesi gereken detayları sıralanmalıdır.
Görsel yardımlar: Görsel yardımcılar, varsa her nokta için kullanılacak malzemeler listelenmelidir. Şayet teknik destek alınacaksa, bu desteğin nereye odaklanacağı konusunda da o kişilere fikir verecektir.
Tartışmalar ve etkinlikler: Atölyede hangi noktada hangi grup tartışmalarını ve etkinliklerini yapılacağı listelenmelidir ve her çalışma için ne kadar zaman ayrılmalı belirlenmelidir. Yapılacak olan aktivitelerin grubun büyüklüğüne uygun olduğundan ve mekanın gerekli kaynaklara sahip olduğundan emin olmak için dikkatlice gözden geçirilmelidir.
Katılımcı sayısı ve verilecek detaylar: Katılımcı sayısı ne kadar çok olursa eğitmenin o kadar acele etmesi gerekecektir ve daha az katılımcı olduğunda verilen bilgilerin kişilere ulaştığından o kadar emin olunur. Katılımcı sayısı az olduğunda olabildiğince geriye doğru dönülerek verilen uygulama eğitiminin alındığından ve öğrendiklerinden emin olunabilir.
Katılımcıların fikrini almak: Katılımcılara, öğrenmek için en çok neye öncelik vermek istedikleri sorulmalıdır. Ona göre gerekiyorsa ve mümkünse kişisel eğitim planı uygulanmalıdır.
Molaların planlanması: Kişilerin biyolojik ve psikolojik ihtiyaçlarını giderebileceği düzenli molalar verilmesi aynı zamanda katılımcıların çalışma dışında motivasyon ve odaklanmasını sağlarken birbirleriyle iletişim kurmalarını ve sürdürmelerini fırsat tanır. Molalarda kişiler hareket ederek ve dolaşarak kalp atışları artırırlar ve tekrar enerjilerini yenilerler. Kişilerin fiziksel ve zihinlerinin olarak dinlenmesi için en azından her iki saatte bir mola verilmesi gerekir. Mola süreleri asla ölü zaman olarak görülmemelidir çünkü herkesin bir sonraki çalışmaya daha fazla enerjiyle katılabilmesi için yararlıdır. Her iki saatte bir mola vermek yararlı olacak bir workshop kuralıdır.
Açık oturum süresi: Katılımcıların yeteneklerini veya işlerini paylaşma şansı bulabilecekleri ya da grup olarak yapmak istedikleri bir çalışma varsa onu yapabilecekleri, kendi oturumlarını planlamalarına izin verilmelidir.

Bir Takip Planı Geliştirilmelidir

Atölye çalışmasının başarılı olup olmadığını öğrenmenin tek yolu etkili bir takip planına sahip olmaktır. Bunun için etkinlik sonunda tüm katılımcılara verilmek üzere bir anket oluşturulmalı ve bu etkinliklerin ne kadar iyi gittiği konusundaki görüşlerini paylaşmaları için onlara bolca fırsat verilmelidir. Bir daha ki sefere öğrenmek ve geliştirmek için tek yol budur. İlaveten uzun süreli bir workshop çalışması yapılıyorsa bir sonraki çalışmaya gelirken uygulamaları için konu verilmelidir. Ayrıca, ihtiyaç duydukları en iyi kaynak kitapların veya diğer kaynakların küçük bir listesi de eklenmelidir.

Verilecek Olan Uygulama Eğitimi Test Edilmelidir

Atölye eğitmenlerinin duyduğu şikayetlerin başında yapılan çalışmanın çok kolay ya da çok zor olduğu ile ilgilidir. 10 ya da 20 kişi karşısında bir uygulama yapmak her zaman kolay olmayabilir. Verilecek eğitimle ilgili alıştırmalar yapmak, uzmanlık kazanmak için idealdir. Yapılacak olan workshop çalışmasının tamamı ile ilgili bir alıştırma yapılamasa da beta şeklinde test etmek harika bir fikirdir. Yapılacak alıştırmalar yanlışlıkların ya da eksikliklerin düzeltmesi ve tamamlanması için fırsat tanırlar.

Kontrol Listesi Oluşturulmalıdır

Düzenlenecek atölye çalışması için getirilecek, hazırlanacak malzemelerle ilgili uzun bir liste olabilir.Çalışmayı test ederken getirilmesi gereken tüm ekipmanlar, örneğin, kalemler, post-it notlar, yazı tahtası, verilecek uygulamanın türüne göre tüm malzemeler vb. liste çıkarılmalıdır. Ve katılımcıların getirmesi gerekenler varsa ya da workshop düzenleyen kişi ya da kurum tarafından verilecekse onlarında listesi çıkarılmalıdır.Unutkan katılımcılar için fazladan bir set her zaman bulundurulmalıdır. Bu listeleme önemlidir çünkü atölyede bir şey aramak veya beklemek için zaman kaybetmek kimsenin hoşuna gitmeyecek bir durumdur. Bu yüzden ihtiyaç olan şeylerin bir kontrol listesi titizlikle oluşturulmalıdır.

Başarılı bir planlama oluşturmak

Hem kendi hem de katılımcıları için değerli kılacak bir workshop çalışmasına imza atmak isteyenlerin başarılı bir planlama oluşturması hayati önem taşımaktadır. Bilindiği gibi akıllı bir plan başarı için atılmış ilk adımdır.