Zaman Yönetiminde Yenilikçi Bakış Açısı

Çoğu yönetici, şirketlerini etkileyen çok çeşitli değişkenleri izlemeye alışmıştır. Bu değişkenlere sermaye harcamaları, yatırım getirisi, itfa oranları, işletme verimliliği vb. örnekleri verebiliriz. Sadece veri ve analitik izlemeye daha fazla odaklanmakla kalmayıp, bu bilgiyi iyi kullanmamıza yardımcı olacak çok çeşitli araçlar mevcut olmasına rağmen zaman yönetimi ile yöntemler nispeten geri kalmıştır.

Günümüzde bilgi çalışanları, ekonomilerde en önemli varlıklardan biri olmasına rağmen zaman yönetimi yöntemlerinde hala 19 y.y.’da sıkışıp kalmış olmak bir ironik durumdur. Yöneticilerde, son yirmi yılda zaman yönetimi ve verimlilik konusundaki yaklaşımlarını modernize etmek için çok az şey yapmışlardır. Fakat zamanı günümüz yenilikçi bakışı ile yönetebilmek için, zamana diğer yönetilebilir işletme varlıklarını yaptığımız gibi bakmayı öğrenmeliyiz ve yöneticiler bugünün dijital olarak zeki ve sonuç odaklı işgücü için daha iyi bir zaman yönetimi geliştirebilir.

İşte zaman yönetiminde birkaç yenilikçi bakış örneği;

Değerli Zamanı Tanımlamak

Günümüzün işyeri şartlarında, sosyal medya gibi dikkat dağıtıcıların ve aşırı toplantıların sonucu olarak gün boyunca çok fazla zaman harcanmaktadır. Kesintileri tamamen ortadan kaldırmak mümkün olmamakla birlikte, bu dikkat dağıtıcılar nedeniyle günlük olarak kaybedilen zaman miktarını anlamak, değerli zamanı tanımlamak için gereklidir. Bunun için yöneticiler iş hedeflerine ve kuruluşun karlılığına katkıda bulunmakta hayati önemde gördükleri faaliyetleri belirlemelilerdir. İşyerinde Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Çalışanların çalışma saatlerini, tek boyutlu bir zaman sistemi ile takip etmek, her bir kişinin en düşük iş birimine ne kadar katkıda bulunduğunu belirlemenin bir yoludur.Bununla birlikte, bu tek başına insanların verimliliğini en üst düzeye çıkarmak ve şirket hedeflerine ulaşmak için zamanlarını en iyi şekilde nasıl kullanabileceğini ortaya çıkarmamaktadır. Fakat modern zaman ve işgücü yönetimi sistemleri, verimlilik ve karlılık hedeflerine geri dönen ayrıntılı ve analitik bir görünüm sağlayabilir.

Çalışanlar zamanını bütünsel olarak görüntüleyerek, yöneticiler herkesin çalışma saatlerini daha iyi nasıl geçirebileceği konusunda gerçek işlemler yapılabilir, öneriler geliştirebilir. Örneğin, haftalık 30 dakikalık oturma toplantılarını 15 dakikalık ayakta toplantılara indirgeme gibi taktiksel değişiklikler uygulayarak konuşmaların hızlı, noktaya ve zamana duyarlı olmasını sağlayabilirler. Bunun gibi çabalar küçük görünebilir, ancak belirli bir zaman dilimine bakıldığında büyük bir etki yaratabilir.

Sonuç odaklı bir çalışma ortamı geliştirmek

Verimlilik, harcanan saatle değil, sonuçlarla ölçülmelidir. 2014’te yapılan bir araştırmaya göre; verimliliğin haftada 50 saatten sonra düşme eğiliminde olduğu tespit edilmiştir. Bu, daha fazla zamanın mutlaka daha fazla üretime eşit olmaması anlamına gelir. İK yöneticileri bu sonucu göz önünde bulundurarak başarının ne anlama geldiğini açıkça tanımlayan bir işyeri kültürünün desteklenmesine yardımcı olmada aktif bir rol oynayabilirler. İşyeri kültürünün bir parçası haline getirilerek zaman yönetimi yapılabilecek bazı prensipleri örnekleri aşağıdaki gibidir;

  • Yöneticiler, çalışanlarına acil olan işleri öncelik sırasına koymaları konusunda ve acil olmayan görevlerle uğraşmak yerine ilk önce bu görevlere odaklanmaları için eğitim vermelilerdir
  • Yöneticilerin, çalışanlarıyla belirli bir günde gerçek anlamda neyi başarabilecekleri belirlemesi için bir emsal geliştirmelilerdir
  • Yöneticiler bireysel hesap verebilirliği atayan bir yapı tasarlamalılar. Bu tür şeffaf kültürü teşvik edildiklerinde, zaman değer kazanacak ve elde edilen sonuçlarla ölçülecektir

Mobil İzleme

Günümüzde mobil uygulamalar sayesinde pek çok işlem çok daha kısa zamanda, az maliyetle takip edilme şansına sahiptir. Mobil takiple banka, faturalandırma, bordro, kaynak planlaması ve daha fazlası takip edilebilir. Zaman gibi değerli bir kaynağa sahip olmak çok hassasiyet gerektiren bir konudur. Çalışanlara mobil uygulama aracılığıyla zaman izleme olanağı vermek zaman izlemenin sıkıcı kısmını kaldırabilir ve daha fazla doğruluk sağlayabilir.  Günümüzde herkesin akıllı telefona sahip olması bu süreci daha pratik ve uygulanabilir kılmaktadır. İK yöneticilerin, etkisiz manuel zaman takibinden otomatik bir mobil sürece geçmelerine yardımcı olarak önemli bir rol oynayabilir.

Para, ekipman ve personelin aksine, zaman yenilenemeyen gerçek bir kaynaktır. İK, şirketlerinin değerli zamanını tanımlamaları ve çalışanlara sonuç odaklı bir ortamı aşılamaları gerekir. Böylece mobil takip sistemi ile zaman şirket için daha ölçülebilir, kullanılabilir bir varlık haline gelecektir.Bu sayede zaman ölçülebilir süreçlerin ne kadarının verimli, karlı ve değişen iş düzenlemelerine uyum sağlayabileceği konusunda fikir verecektir.

Günümüzde artık işletmelerin her alanda yenilikçi bir bakış açısına sahip olmaları şarttır. Gelişen teknolojinin nimetlerinden faydalanarak gider kalemlerini düşürme dolayısıyla da karlılığı yükseltme şanslarına erişebilirler. Verimliliği Arttırmada Teknoloji Nasıl Kullanılır?

 

Özlem Güvenç Ağaoğlu


[Toplam:3    Ortalama:5/5]

Zaman Yönetiminde Yenilikçi Bakış Açısı adlı makalemizi değerlendirmek ister misiniz?


kobi vadisi

Yorumunuz