2019’un bitmesine sayılı günler kaldı. Yeni bir yıl, yeni bir iş dönemi, yeni fikirler ve yeni kazançlar demek. Bu zamana kadar iş yaşamınız boyunca bir ajanda kullandınız mı? Toplantılar, iş görüşmeleri ve günlük iş durumunuzu nasıl planlıyorsunuz ve bu planlar için yeterli zaman bırakıyor musunuz? Kullanmamış iseniz, yeni yıldan itibaren kullanmaya başlayabilirsiniz.
2020 Ajandalarını Hazırlayın
İş dünyası büyük oranda çalışmayı ama planlı bir şekilde çalışmayı gerektirir. Özenli ve düzenli çalışma başarılı ve verimli olmanın da anahtarıdır. Bu yüzden bir günü hatta bir haftayı iyi planlamak gerekir.
Gün içerisinde, iş ya da özel hayattan kaynaklı pek çok iş ya da sorunla başa çıkmaya çalışırız.
Bu koşuşturmalar sırasında bazı işleri unutabiliriz. Bunların bir kısmı ertelenebilir işler iken ertelenemeyecek derecede önemli işler de unutulabilir. Bunun için bir ajanda oluşturmanız ve yaptığınız planlara uymanız önem taşımaktadır.
Ajanda Nasıl Kullanılmalıdır?
Ajanda, günlük, aylık ya da haftalık olarak iş ve kişisel işlerimizi düzenlediğimiz bir araçtır. Plan ve programımızı düzenlediğimiz en iyi yardımcılarımızdan biridir. Peki ajandayı kullanırken nelere dikkat etmeliyiz?
Ajandanın kullanılması dikkat ve özen gerektirir. Günlük olarak hazırlanan ajandalar daha etkili olsa da haftalık düzenlenen ajandalar daha çok işinize yarayacaktır. Böylece bir hafta içinde yapılacak işler ve özel günlerin (doğum günleri, evlilik yıldönümü vb.) unutulması da engellenmektedir.
Kendi Ajandanızı Oluşturun
Ajandanızı isterseniz kırtasiyeden alacağınız ajanda ile, ya da internetten Excel ajanda programı indirerek sanal ortamda oluşturabilirsiniz. Böylece zamanınızı da etkin bir şekilde kullanabilirsiniz. Toplantılarınızın gün ve saatlerini, günlük yapacağınız işleri ajandanıza not alın.
Aldığınız notları günlük ve saatlik olarak almaya özen gösterin. Özellikle işiniz ile ilgili çok önemli toplantıları atlamamak ya da geç kalmamak için saatleri ile birlikte yazın.
Ajandanızın, düzgün ve derli toplu olmasına özen gösterin. Karmaşık tutulan ajandalar, işinizi kolaylaştırmayacak aksine düzensiz bir gün geçirmenize neden olabilir.
Ajandayı oluştururken renkleri kullanın. Hem ajandanız şenlenecek hem de işin önceliklerini daha iyi belirleyeceksiniz.
Ajandanıza Sadık Kalın
Ajanda tutmak ile ilgili bir önemli kriter de programınıza sadık kalmaktır. Ancak herhangi bir olumsuz nedenden dolayı tamamlayamadığınız bir işiniz olursa, ertesi günkü listenin en başına tamamlanmamış işinizi yazmanız daha akıllıca olacaktır. Çünkü sizin önemsiz gördüğünüz iş, sürekli ertelendiği takdirde işiniz içinde bazı zararlara neden olabilir.
Bu yüzden mümkün olduğunca iş programınıza sadık kalmanız gerekecektir.
Renk Kodlaması Yapın
Ajanda genelde hafta içi çalışırken yardımcı bir unsur olsa da ajandayı belirli renklerle tutmak sizin için cazip olacaktır.
Pazartesi Günü
- Saat 10.45- Toplantı
- Saat 14.20- İnsan Kaynakları ile Görüşme
- Saat 20.00- Fulya Doğum Günü
Salı Günü
- 09.00- Personel Toplantısı
- 12.00- Ahmet Bey ile öğle yemeği
- 16.00- Yeni personel adayları ile görüş
gibi her gün için ayrı bir renk kodu kullanarak daha verimli bir program hazırlanabilir. Belki önemli bir toplantı akılda kalmayabilir ancak renkler her zaman akılda kalacağından, renk görüldüğünde toplantı hemen akla gelecektir.
Ajandanız Daima Yanınızda Olsun ve Not Alın
Toplantıları unutmamak, yaptığınız bir işi süresinde teslim etmek, çalışıyorsanız ve hala bir öğrenci iseniz ders programınızı yapmak için ajandanızı daima yanınızda bulundurmak önemlidir. Ayrıca yapılacak işleri unutmamak için anında not almanız da gereklidir.
Bir iş ile uğraşırken telefonunuz çaldı. Patronunuz elinizdeki işinizi bırakmanızı istedi ve yeni bir görev verdi. Ya da elinizdeki işiniz bittikten sonra yeni işi yapmanızı istedi. Telefon konuşması sırasında, yeni durumu not almanız daha mantıklı olacaktır. Bu işi unutmanızı engeller. Çünkü bir işi yaparken diğer işi yapmanız ya da konsantre olmanız çok zor olacaktır.
Bir öneri daha. Hiçbir zaman iki işi aynı anda yapmaya çalışmayın. Bu durum hataların yapılmasına ve bazı zararlar meydana gelmesine sebebiyet verebilir. Yani kısacası ajandanız sürekli yanınızda olsun ve önemli ya da önemsiz, işle ilgili her şeyi not alın.
Tamamladığınız İşin Üstünü Çizin
Gün içerisinde tamamladığınız işin üstünü çizin. Bu yapılanlar gece muhasebesi yaptığınızda, pek çok işi tamamlamanın verdiği huzur ile rahat uyumanızı sağlayacaktır. İşinizi yaparken ve planınızı oluştururken, önem derecesine göre yazmanız önemlidir. Çok önemli ve acil işler en üst sırada yer almalı ve sıralama önem sırasına göre düzenlenmelidir.
Eğer günlük koşuşturma içinde unuttuğunuz ya da tamamlayamadığınız bir iş olursa, bu işi ertesi güne bırakmanız ancak fazla ertelememeniz gerekmektedir. Ayrıca tamamladığınız her iş sizin stres yükünüzü de hafifletecektir.
Tavsiye Edilen İçerikler
