Her işletmenin bazen kafa karıştırıcı olsa da kendine has bir dili vardır. Birçok kişi aslında aynı şey olmasa da pazarlama ve reklâmcılık terimlerini birbirinin yerine kullanır. Bir işletmede işleri yürütmek ve bu işlerle ilgili finansal evraklar da benzer bir şekilde kafa karıştırıcı olabilir.
Evrak işlerini güncel tutmak, doğru kayıtları tutmanın ve mali durumunuzu anlamanın önemli bir unsurudur. En önemli evraklar faturalar ve makbuzlardır. Başarılı bir işletme sahibi, bu belgelerin ne zaman ve nasıl kullanılacağı da dâhil olmak üzere bu belgelerin giriş ve çıkışlarını da anlamalıdır.
Fatura ile İlgili Temel Bilgiler
İçindekiler
Fatura, satılan hizmet ya da mal karşılığı düzenlenen, borç miktarını gösteren, malı satan tüccar tarafından düzenlenen belgelerdir. Fatura hizmet tesliminde ya da teslim edilmeden evvel, ücret tahsil edilmişse düzenlenen evraktır.
Faturaları, 1. sınıf tüccarlar, 2. sınıf tüccarlar, kazançları basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak zorunda kalan çiftçilerin düzenleme zorunluluğu vardır. Serbest meslek çalışanların fatura düzenleme zorunluluğu yoktur ama her hizmet için gider makbuzu ya da serbest meslek makbuzu düzenlemek zorundadır.
Bu ayrıntılı belge, ürün ve hizmetleri sınıflandırır ve size zaman, iş ve malzemeler için ne kadar borçlu ya da alacaklı olduğunuzu gösterir. Örneğin; grafik tasarımcılığı yapıp evden çalışıyorsunuz. Grafiği oluşturduğunuz sürece faturalandırmanız devam eder. Grafiğe dâhil etmeniz gereken fotoğrafları satın almanız gerekiyorsa, satın aldıktan sonra bunu da faturaya dâhil etmek zorundasınız.
Fatura düzenlemenin yanında fatura da almanız gerekebilir. Az önce bahsettiğimiz grafik işinde fotoğrafı satın aldığınızda, bu hizmetin faturasını da almak zorundasınız. Çünkü hem faturaya dâhil edeceksiniz hem de müşterinize ispat zorunluluğunuz vardır.
Bir örnek daha verirsek; işletmeniz için bir danışmanlık hizmeti aldınız. Giderlere dâhil etmek için bu hizmet için de danışmanlık yapan kişiden veya kurumdan bir fatura almanız gerekecektir.
FATURA NASIL OLUŞTURULUR?
Küçük işletmeler için muhasebe araçları ve defter tutma araçları büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Muhasebe yazılımlarının avantajı, yalnızca faturayı oluşturmayla kalmayıp aynı zamanda ödenip ödenmediğini de takip etmenize yarar. Ödeme yapıldığında veriler Alacak Hesapları ya da Ücretli Hesaplar gibi bir finans kategorinize eklenmektedir.
Özel bir muhasebe yazılımı kullanmıyorsanız, ücretsiz fatura şablonlarından yararlanabilirsiniz ya da matbaaya hazır makbuz bastırabilirsiniz.
Faturaya Neler Dahil Edilmelidir?
Müşterinizin ödemelerini istediğiniz maliyet konusunda net olmasını sağlamak için faturalarınızda son derece ayrıntılı olmak önemlidir. Her fatura şunları içermelidir.
- Şirketinizin adı, adresi, telefon ve fax numarası, e-posta adresi, vergi dairesi ve numarası, varsa ticaret sicil no
- Faturanın oluşturulduğu tarih
- Müşterinin adı, soyadı, kimlik numarası, adresi ve varsa e-posta adresi
- Malın cinsi, miktarı, birim fiyatı, ıskonto tutarı, KDV oranı, KDV tutarı, mal/hizmet tutarı
- Ödenecek tutar
FATURA NASIL TESLİM EDİLİR?
Faturalar bizzat teslim edilir ya da posta veya e-posta yoluyla gönderilebilir. E-postayı varsayılan olarak kullanabilirsiniz ancak daha sonra ödeme yapan müşteriye posta yoluyla fiziki olarak da gönderebilirsiniz. Faturaların e-posta adresine ulaştığından şüphe duyarsanız, fiziki gönderimde bulunabilirsiniz. Böylece faturanın ulaşıp ulaşmadığının da takibini yapabilirsiniz. Herkesin e-posta adresi kullanmadığını varsayarsak, fiziki fatura gönderimi de garantili bir yöntem olacaktır.
Ödenmemiş Faturalar
Ödemeleri zamanında almanın ne kadar önemli olduğunu bildiğiniz için, ödemeniz gereken bir faturanız varsa bunları da zamanında ödemelisiniz. Başkaları ile yaptığınız sözleşmelere uymamak kötü bir davranıştır. Ödeme gecikmeleri de size ve işletmenize olumsuz yansıyabilir. Bu yüzden verdiğiniz hizmette kayıplara uğramamak için tüm faturalarınızı ve ödemelerinizi düzenli yapmalısınız.
Ödeme yapmayan bir müşteriyi faturalandırdıysanız, birkaç seçeneğiniz bulunmaktadır. Son ödeme tarihi geçmiş bildirimi ile ikinci bir fatura gönderin. Faturalar zaman zaman bazı nedenlerden dolayı kaybolabilir ve yapılmayan her ödeme kötü niyetli olmayabilir. Bunun için bir hatırlatma göndermek gerekebilir. Ödemelerin ne zaman yapılacağı konusunda tüm tarihlerden emin olmanız da gerekecektir.
İkinci fatura gönderimine de bir yanıt gelmediyse bir tahsil yolu da resmi yani icra kanalıyla yapılabilir. İş sözleşmesini de ekleyerek borcun tahsili için gereken ödeme emrini borçluya çıkartarak tüm masraflar ile birlikte geri alma durumunuz olabilir.
Makbuz ile İlgili Temel Bilgiler
Faturalar, genellikle müşterileriniz ödemelerini yaptıktan sonra düzenlenen belgelerdir. Bu aslında satın almanın da bir kanıtıdır. Yanlışlıkla müşterinize ikinci bir fatura gönderdiğinizde, müşteriniz size borcunu ödediğini kendilerine verdiğiniz bu faturalar aracılığıyla kanıtlayacaktır.
Fatura vermenizin yanı sıra, işletme için aldığınız her türlü malzemenin ve harcamanın faturasının alınması gerekmektedir. Bu makbuzlar, işletme gideri kesintilerini vergi zamanında hesaplamanızı kolaylaştıracaktır.
MAKBUZA NELER DÂHİL EDİLİR?
Faturalar, kanunen belli bir bilgi gerektirse de makbuzda ne olduğuna dair standart bir bilgi yoktur. Makbuz işletmeden işletmeye değişebilir. Makbuzlarda tutarı kimin ödediği, ne için ödeme yapıldığı, nasıl ödendiği hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Ancak kişi ödemeyi kredi kartı ile yapmışsa, kredi kartı ile ödendi yazılması eterlidir. Kart bilgilerinin yazılmaması gerekir.
Makbuz Nasıl Oluşturulur?
Tıpkı faturalalara benzer biçimde, makbuz oluşturmanın da çeşitli yolları vardır. Defter tutma programı kullanacaksanız ya da kullanıyorsanız, fatura ödemelerini kaydederken bir makbuz oluşturulabilir.
Kelime işlemcilerin, ödeme yapıldıktan sonra makbuz oluşturmak için kullanabileceğiniz bir şablonu olabilir. Bir kâğıda bir notu elle yazmak kadar basittir.
Ya da bir diğer yolu da matbaaya makbuz bastırıp gerekli yerleri doldurmak kaydıyla makbuz oluşturmaktır.
MAKBUZ NASIL TESLİM EDİLİR?
İdeal olarak, makbuzlar ödeme yapıldıktan hemen sonra verilmelidir. Otomatik olarak oluşturulup teslim edebilirsiniz. Ya da tıpkı faturalarda olduğu gibi, makbuzlarda elden şahsen verilebilir, e-postayla gönderilebilir veya fiziki olarak postalanabilir. Bir makbuz teslim ederken, kullandığınız muhasebe sisteminde ödemeyi işaretlediğinizden emin olmalısınız.
İşletmeniz için herhangi bir ürün ya da hizmete ait makbuz aldıysanız, makbuzu dosyalayın ve muhasebe sisteminizde işaretleyin. Bu bilgiler mali durumunuz hakkında güncel kalmanıza ve vergi indiriminizi en üst düzeye çıkartmanıza yardımcı olacaktır.
Günümüzde artık pek çok serbest meslek erbabı evden çalışmakta ve işlerini evden yürütmektedir. Bu kişiler de verdikleri hizmetten ötürü fatura kesemez ancak serbest meslek makbuzu düzenleme yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu kişiler de makbuzu keserek posta ile hizmeti alan kişiye ulaştırmaktadır. İşletme ve Muhasebe
UZMAN GÖRÜŞÜ
İster reelde çalışan bir işletme olun isterseniz home ofis faaliyet gösteren bir işletme olun, yaptığınız her işlemi faturalandırmak yükümlülüğünüz bulunmaktadır. Ayrıca işletme adına yapılacak her türlü parasal konularda faturalarınızı almanız ya da makbuzlandırma yapmanız gerekecektir.
Faturalar, bilgisayar sistemi üzerinden düzenlenebileceği gibi hazır basılı şekildeki faturaların gerekli yerlerinin doldurulmasıyla da düzenlenir. Düzenlenen fatura ve makbuzların müşteriye iletim şekli de aynıdır. Ya elden verilir, ya postayla fiziki olarak gönderilir ya da e-posta aracılığı ile gönderilmektedir.
Faturalar ve makbuzlar, vergilendirme döneminde en çok ihtiyaç duyulacak belgelerdir. Bu yüzden yapılan her işlemde fatura alınması, verilmesi veya makbuz düzenlenmesi işletme açısından oldukça önemlidir. E-posta aracılığıyla gönderdiğiniz faturanın, kişinin eline geçmediğinizden şüphe duyarsanız, faturanın bir örneğini fiziki olarak adresine de gönderebilirsiniz.
Son olarak, günümüzde teknolojinin gelişimi hemen her alanda faydasını göstermeye devam ediyor. Tam bu aşamada da, muhasebe işlemlerinizin takibi için online hizmet alabileceğiniz muhasebe programları ve web siteleri vardır. Aylık çok cüzi ücretler ödeyerek; müşteri kayıtları, stoklarınız, cari hesaplarınız, e-faturalarınız, gelir gider raporlarınız gibi bir çok detaylı içeriğe ulaşabiliyorsunuz. Hatırlatmakta fayda var.
Tavsiye Edilen İçerikler
