İş Verimini Düşüren Unsurlar
İçindekiler
İşletmelerde akıllı telefonlar, internet, sosyal medya ve e-postalar, işyeri üretkenliğini düşüren birincil derece faktörler olarak gösterilmektedir. Ankete katılan işverenlerin yarısından fazlası işyerindeki dikkat dağıtıcı en büyük faktör olarak özellikle cep telefonu kullanımını göstermektedirler. Cep telefonlarından sonra ikinci sırada %44 ile internet kullanımı gelmektedir.
İncelendiğinde çalışanları olumsuz etkileyen birçok dikkat dağıtıcı faktör vardır. Yapılan araştırmalara göre akıllı telefonlar, internet, sosyal medya ve e-postalar, işyerinde verimliliği adeta katleden faktörler arasında yer almaktadır. Teknoloji doğru kullanıldığı takdirde üretkenliği artırmada etkili bir şekilde kullanılabilirken, başka şekillerde kullanımı da verimliliği düşürebilir. Bunun yanında çalışanlara zamanında molalar vermek, üretken iş arkadaşlarını ekibe dağıtmak gibi iş yerinde üretkenliği teşvik etmenin yolları vardır ve bu dikkat dağıtıcı unsurların etkilerini azaltabilir.
Tabi ki bunun yanında, teknolojinin çalışanların işlerini yapmalarını engelleyen tek sebep olarak görülmemelidir. Yapılan anket çalışmasında işverenlerin %37’sinin bu faktörler arasında ofis dedikodularını işaret ettiğini, %27’sinin ise ofisteki sohbet etme alışkanlıklarını bildirdiği belirtilmiştir. Yapılan bu ankete katılan işverenler aşağıdaki dikkat dağıtıcı unsurları belirtmiştir:
- Cep telefonları / mesajlaşmak
- İnternette gezmek
- Dedikodu yapmak
- Sosyal medyada dolaşmak
- E-postaları kontrol etmek
- İş arkadaşlarıyla sohbet etmek
- Fuzuli toplantılar yapmak
- Sigara ve atıştırma molaları yapmak
- Gürültü yapan iş arkadaşları
İşyerinde Dikkat Dağıtan Unsurlar
İşyeri üretkenliği konusunda yapılan anket çalışmalarına göre, dağınıklıkta dikkat dağıtıcı unsurlar arasındadır. Dağınık bir işyeri ortamı, bir çalışanın odağını etkileyerek bilgileri işleme yeteneklerini sınırlayabilir. Çalışırken karışıklık ve bozukluğu yönetmek zordur ve çalışanların mevcut görevlerine odaklanmasını önler. Bu genellikle bir çalışanın stres ve endişeli hissetmesine neden olur.
Çalışanlar bu dikkat dağıtıcı unsurlarla mücadele etmek için, kullanmadığı veya ihtiyaç duyulmayan eşyalardan kurtulmalıdır. Ayrıca, uygun klasör ve dosyalardaki kâğıtları organize etmeli veya elektronik depolama yöntemlerini kullanmalıdırlar. Belge yönetimi çözümleri, önemli dosya ve belgelerin elektronik kopyasını korurken fiziksel kopya ihtiyacını ortadan kaldırır. Elektronik yöntemler aynı zamanda yer kaplayan dosya dolapları gibi ek fiziksel depolama ihtiyacını da ortadan kaldırır.
Diğer dikkat dağıtıcı unsurlardan biri de açlıktır. Kişinin aç olması, işine odaklanmasını neredeyse imkânsız hale getirebilir. Bir işveren, çalışanlarının mola vermesini ve düzenli öğle yemeği yemesini sağlamalıdır. Öğle yemeğinde çalışmaya devam etmek, her ne kadar çok iş yapma ve verimlilikle ilişkilendirilse de, durum hiçte böyle değildir. Çünkü bir kişi ister istemez ihtiyacına odaklanır ve bu da verimliliğini önemli ölçüde düşürür.
Dikkat Dağıtıcı Unsurlar Verimliliği Nasıl Etkiler?
İş verimliliği göz önüne alındığında, çok küçük bir dikkat dağıtıcı faktör bile bir çalışanın görevini tamamlamasına engel olabilir veya uzun sürmesine sebep olabilir. Bu sadece görevleri tamamlamak için gereken süreyi uzatmakla kalmaz, aynı zamanda çalışmalarının kalitesini de düşürebilir. Ve kişi üretkenliği azaldığında cesareti kırılır ve bu da üretkenliği daha da olumsuz etkileyebilir. KOBİ’lerin Verimlilik Sorunları
Bir işyerinde yöneticiler ve çalışanlar çalışma süreleri boyunca ortaya çıkan dikkat dağıtıcı unsurlardan söz etmiyor olabilirler, ancak bunlar hakkında konuşmaları gerekir. Çünkü bir işyerinde verimliliği düşüren dikkat dağıtıcı unsurları ele almamak, zamanla şirketin genel kültüründe öfke ve gerginlik oluşturabilir. İşverenler, bu durumun oluşmaması için dikkat dağıtıcı unsurların neden olabileceği zorlukları tespit etmesi ve bunlarla ilgili bir adım atması gerekir.
İşverenlerin bu konuda attığı adımlar arasında genellikle, belirli web sitelerine girmenin kısıtlanması veya engellenmesi, kişisel aramaların ve cep telefonu kullanımının yasaklanması, öğle ve mola sürelerinin belirlenmesi, e-posta ve internet kullanımının izlenmesi ve toplantıların sınırlandırılması gibi stratejiler izlenmektedir. Bazı işverenler ise bu gibi sınırlandırmalar yerine, açık alan pozisyonlara ait çalışanların,haftanın belirli günlerini uzaktan çalışmalarına izin vermektedirler.
İşyerindeki bu dikkat dağıtıcı unsurla hakkında illa sert önlemler alınmak zorunda değildir. Uzmanlara göre sert kurallar ve sınırlandırmalar getirmek yerine, çalışanların düzenli molalar vermesi sağlanabilir. Bu uygulama ofiste verimlilik kültürü geliştirmenin en iyi yollarından biridir. Çünkü çalışanların mola vermeden çalışmasına göre, mola vermeleri zihinlerini toparlamalarına ve enerjilerinin yenilenmesine yardımcı olarak üretkenliği artırabilir. Ayrıca doğru işe doğru personelin yönlendirilmesi verimlilikte önemli rol oynamaktadır.
İşyerinde Verimliliği Artıracak İpuçları
İşyeri verimliliğinin arttırılması sadece daha kısa sürede daha fazla iş yapma ile ilgili değildir. Aynı zamanda odaklanma meselesidir, böylece daha az çaba ile kaliteli iş üretilebilir. Bunun yanında farklı faktörler işyeri verimliliğini etkileyebilir. Bu faktörler; fiziksel çalışma ortamı gibi dış faktörleri ve iş tatmini, iş arkadaşlarının ne kadar iyi geçindiği gibi iç faktörleri içerir. Ayrıca yöneticinin yüksek bir duygusal zekâya sahip olması, verimli ve istikrarlı bir liderliği getirir ki bu da işyeri verimliliğini artırabilir. Liderlik Yeteneği ve Duygusal Zeka
Verimliliği artırmak için tek bir doğru yöntem yoktur ve birden fazla stratejinin bir kombinasyonu gerekli olabilir. Yöneticiler için işyeri verimliliği artıracak birkaç ipucu:
- Mola zamanlaması yapmak: Çalışma saatleri planlanırken, çalışanların mola saatleri de planlanmalıdır. Bu mola saatlerinin başlangıç ve bitiş süreleri kesin belirlenmelidir. Bu çalışanların, mola saatini bildiklerinden daha hevesli olarak çalışmalarını sağlarken, bitiş süresinin belirlenmesi de iş disiplinini, dolayısıyla verimliliği sağlar.
- Verimliliği yüksek çalışanlarla karma ekipler yapmak: Verimlilik bulaşıcı olabilir. Verimliliği yüksek çalışanları, daha düşük performanslara sahip çalışanlarla karma gruplar yapmak grubun verimliliği artırır. Çünkü birbirilerinden ilham alırlar ve genel grup başarısını yükseltirler. Ayrıca verimliliği yüksek olan çalışanların kendilerine haksızlık yapıldığı gibi bir düşünceye kapılmamaları için ödüllendirme yapılabilir.
- Hedeflerin şeffaf olarak açıklanması: Çalışanlar motive olmuyor gibi görünüyorsa, hedeflerini tüm ekiple paylaşmaları sağlanmalıdır. Kişilerin hedeflerini aleni olarak hesap verebilir kılmak, işlerini bitirmeleri için itici bir güç olur.
- Yürüyüş ve egzersiz yapmak: Şayet ekip işe konsantre olmakta zorlanıyorlarsa, 10 veya 20 dakikalık bir yürüyüş için dışarı çıkmalarına izin verilebilir. Yapılan araştırmalara göre hafif egzersiz zihni yenileyerek, beyin performansını artırdığı tespit edilmiştir.
- Mutlu bir işyeri ortamı oluşturmak: Yapılan araştırmalara göre, yaptığı işi seven ve işyerinde mutlu olan kişiler, sevmeyenlere göre daha iyi performans göstermektedirler. Ve işyerinde mutlu olan kişiler işe daha fazla zaman ayırırlar. Bu yüzden verimliliğin artırılmasında çalışanların işi sevebileceği iş yeri ortamı yaratılması şarttır.
- Mümkün olduğunca esnek çalışma saatlerin izin vermek: Bazı çalışanlar sabahın erken saatlerinde veya gece geç saatlerde daha verimli ve üretken olurlar. Çalışanların bu durumlarını göz önüne alarak, çalışma saatlerinde esneklik sağlamak, en verimli oldukları zaman çalışabilmelerini sağlar. Bu hem genel verimliliği artırırken, kişilerin işyerine daha fazla bağlı olmasında rol oynar.
- Operasyon süreçlerini haritalandırmak: İşyeri verimliliğini etkileyen gereksiz süreçler olup olmadığını belirlemek önemlidir. Farklı görevler için bir ölçüt oluşturularak, bu görevler için verimliliği neyin etkilediği belirlenmelidir. Bu şekilde verimsiz süreçler ortadan kaldırılarak veya değiştirilerek verimlilik artırılabilir.
- Yeni teknolojiye ayak uydurmak: İş uygulamalarını geliştirebilecek ve daha verimli olmaya yardımcı olabilecek tüm yeni teknolojilere dikkat edilmelidir. Örneğin, işletmeler iPad’i hesaplama esnekliği, taşınabilirliği ile verimliliği artırmanın bir yolu olarak kullanmaya başlamışlardır. Bu gibi teknolojik gelişmeler konusunda güncel olmak şarttır.
- Güçlü iletişim kurmak: Ekip içi iletişimin güçlü olması verimliliğin artırılmasında çok etkilidir. Ekip içi iletişimin güçlendirilmesinde firma dışında ortak aktivitelere katılmak faydalı olabilir. Bunun yanında ekip içi anlaşmazlıklar varsa, bunların bir an önce çözüme ulaştırılması şarttır.
Şirketlerde iş verimini baltalayan ve dikkat dağıtan bir sürü faktör vardır. Bu faktörlerin tespit edilerek sert kurallar konulması yerine, işyerine bağlılığın artırılması çalışanların bu faktörlere özellikle dikkat etmesini sağlar. Sonuçta kişi işini seviyorsa, başarılı olmak ve başarılı kılmak için daha çok çabalar.
Tavsiye Edilen İçerikler
