Girişimcilik ve Küçük İşletme Yönetimi
İçindekiler
Küçük işletme sahipleri genellikle son derece meşgullerdir. Fakat bu kadar meşgul olmaları yanında bu meşguliyetlerinin işin büyümesine faydası açısından ne kadar verimli olduğu tartışmalı bir konudur. Oysa verimlilik başarının sırrıdır, iş hayatında memnuniyet ve daha fazla boş zaman getirir. Yine de çoğu iş sahibi üretken olmada inanılmaz derecede zorluklar yaşamaktadır. Bu durum, çalışan sayısının az olduğu işletme sahipleri ve her zaman yeni projeler üzerinde çalışanlar için daha da geçerli bir durumdur. Ayrıca yüzlerce çalışanı olan önceki dönem işletme ve markalarının internet, ortak planlama ve toplantı araçları kullanılmadığı dönemler göz önünde bulundurulduğu zaman bu verimlilik sorunu daha da şaşırtıcı bir hal alabilir. İş Yaşamı ve Stres
Bununla birlikte inanılmaz derecede üretken olup üretkenliğini ertelemekten mustarip olan, yapmaları gerekeni planlayarak saatler geçiren ve önemli zor görevler yapmaktan kaçınan başka işletme sahipleri ve proje yöneticileri de vardır. Bu yanında bu görevler üretkenlik olarak düşünülebilir mi? Diye düşünüldüğünde; iyi sıralama yapmış ve bazı başarılar da elde etmiş olsalar bile bu görevler şirketlerini ileriye taşımamaktadır. Üretken ekiplerle başarılı, sağlıklı ve mutlu işletme sahipleri olmak isteniyorsa zaman yönetimi ve verimlilik sanatında ustalaşmak gerekir. Aşağıda Kobi işverenlerinin verimliliğini artıracak ipuçları bulunmaktadır.
Kobi Sahipleri İçin Verimlilik İpuçları
Günlük Rutinlerden Akılsız ve Sıkıcı Görevleri Kaldırmak
Bir iş sahibinin günlük veya haftalık olarak yapmaması gereken çok görev vardır. Bu işverenlerden bazıları zor olan işleri fark etmeden ertelemek için yaparken bazılarını da yapmaktan keyif aldıkları için yaparlar. Fakat sebep her ne olursa olsun bu görevlerin bazılarını yapmaktan vazgeçmeleri gerekir.
Bunun için öncelikle her hafta, müşterilerle konuşmaktan tutunda, e-posta gelen kutusunu temizlemeye kadar yapılan tüm görevlerin bir listesini yapılmalıdır. Sonra bir görevin kaldırılıp kaldırılamayacağını, yetki verilip verilemeyeceğini veya işi gerçekten daha ileri düzeyde taşıma kapasitesi olup olmadığı sorgulanmalıdır. Bir görev şirket için önemliyse, o durumda yapılmaya devam edilmelidir. (en azından şimdilik) Bunun yanında yapılması gereken bir görevse ya da temsilci atanabiliyorsa, vazgeçme zamanı gelmiş demektir. Mesela çözüm olarak haftada sadece birkaç saatle başlanıp serbest çalışan bir asistan işe alınırsa uygun maliyetli bir şekilde bu görevleri yerine getirebilir.
Eğer bazı görevleri devredecek sayıda çalışan sayısı mevcutsa iş planlamasının etkili bir şekilde yapıldığından emin olunmalıdır. Ayrıca tüm bu zaman alan görevler, zamanlama yazılımları veya zaman izlemeye odaklı mobil uygulamalar ile kolayca yönetilebilir. Hafta boyunca farklı vardiyalarda çalışan personeli bulunan küçük ve orta ölçekli işletmeler için, bu tür bir yazılım cankurtaran olabilirken, böylece işletme için gerçekte neyin hareket ettirdiğine odaklanmak veya sorumluluğu başka bir kişiye aktarmak için daha fazla zaman yaratabilir. KOBİ’lerin Yaptığı Ortak Hatalar ve Çözüm Noktaları
Kobilerde Verimlilik ve Zaman Yönetimi
Zaman Planlaması Yapmak
Hangi etkinlikleri ve görevlerin bırakılması gerektiği planlandıktan ve gereken yapıldıktan sonra zamanın en iyi nasıl değerlendirileceğine dair yeniden plan yapmak gerekir. Yapılan programa bağlı olarak, bir ideal gün veya haftayı planlanmalıdır. Örneğin, çok seyahat eden bir işveren, ofiste kaldığı en ideal gününü belirlemelidir. Bu şekilde bir gün belirlemeyen kişiler bütün günlerin aynı olduğunu varsayarak çalışırlar ve bu verimli bir çalışma olmaz. Tabii ki, plan içinde esnek olunması gereken zamanlar olacaktır, fakat böyle bir planlama yapıldığında ortalama bir gün için üretken bir rutin oluşturulur ve bir sonraki adımda ne yapılacağı veya neye öncelik vereceği konusunda zaman kaybedilmez. Ayrıca, görev ve projeleri diğer ekip üyelerine veya personeline devretmek ve dış kaynak sağlamak için zaman ayrılması gerekir. İşi kontrollü olarak yürütmeli ve her şeyin doğru bir şekilde yapıldığından emin olunmalıdır.
Kişisel Zaman Yönetimi Araçları Kullanmak
Birçok proje ve görev yönetimi aracı vardır. Bu araçlardan hangisinin en uygun olduğunu belirlemek için denemek gerekir. Bu araçlar birini seçmeden önce küçük işletme sahibinin kendi alışkanlıklarını belirlemesi ve sonrasında birkaçını denemesi gerekir.Ancak, en yeni zaman yönetimi araçlarını ve çözümlerini geçmişin çözümleriyle karıştırmamak gerekir. Bugün birçok çözüm, ekiplerin zamanlamalara erişmesine ve zamanlamaları mobil cihazınızdan takip etmesine ve yönetmeye olanak tanıyan dâhili yapay zeka teknolojideki en son gelişmelerden yararlanmaktadır. Ayrıca kendi mobil uygulamalarıyla çevrimiçi erişim ve bağlantı sunarlar. Bu özellikler, işletme için en iyi çözümü seçerken göz önünde bulundurmak istenilen çözümler üretirler.
Ayrıca, kişisel bakış açısından, yapılacaklar listesine görevler yazmanın yararlarını da unutulmamalıdır. Dijital araçları kullanmaktan hoşlanmayanlar, bir kağıt planlayıcısı kullanabilirler. Daha sonra üzerinde çalışmak için listeli zaman yönetimi ve zamanlama çözümlerine aktarabilirler.
Kobilerde Ekip Yönetimi ve Verimlilik
Ekip Üyelerinin Zamanını Planlamak
İdeal gün ve haftanın belirlenmesinden sonra yapılan yeni plana göre bir işverenin sabahları yapması gereken yönetici görevleri için bir saat, hayati e-postalara geri dönmek için günün sonunda bir saat gerekir. Bununla beraber, kişisel zamanı planlamak kadar önemli olan, çalışanların ve ekip üyelerinin zamanını planlamaktır. Bu, her işletme sahibinin yönetim kurulu genelinde verimliliği artırmaya çalışırken dikkate alması gereken bir durumdur.
Her gün tamamlanması gereken çeşitli görevler vardır ve her birinin kendi önem seviyesi veya önceliği farklıdır. Görev listesi gün veya hafta için planladığında, en hayati görevlerin tamamlanması için zaman aralıklarını yaratılır ve genellikle engellenmezler. Bunun yanında bazı görevlerin plan dâhilinde yapılmasında önüne geçilemez engeller vardır. Mesela personeli ve ekip üyeleri de önemli zaman aralıklarını engelliyor olmalıdır. Unutulmamalıdır ki görev yönetiminin önemini ne kadar iyi anlaşılırsa verimlilik o kadar artacaktır.
Günlük Üç Temel Göreve Odaklanmak
Her gün gerçekleştirmek için sadece üç ana görev seçilmelidir. Bu üç görev gün içinde gerçekleştirilebilir olmalı ve hedeflere ulaşma yolunda ilerlemeye yardımcı olmalıdır. Peki, neden sadece üç görev belirlenmelidir hiç merak ettiniz mi? Çünkü çoğu yönetici defalarca kez oturup bütün yapılacaklarının listesini çıkartır, fakat gün bitiminde çoğu görev yerine getirilmemiş olmasına rağmen çok yorulmuşlardır. Bu çok yaygın ve her yönetici veya işverenin yaşadığı bir durumdur. Bu yüzden kalabalık bir listeyle kafa karıştırmak ve kendini bunaltmak yerine, belirlenecek üç görevle ilerlemek ve onları yerine getirmek daha mantıklıdır.
Belirlenen bu üç görev zaten genelde ilk önce yapılması gerekenlerdir. Şayet bu üç görev tamamlanırsa ana yapılacaklar listesinden devam edilebilir. Bu üç önemli görev tamamlandığında iş gününün sonuna ulaşılırsa, kişi üretken olduğunu bilerek rahatça evine gidebilir. Aynı durum diğer çalışanlar ve ekip üyeleri için de geçerlidir. Günde en az üç görevi tamamlayabilirlerse, üretkenlik büyük olasılıkla şirket genelinde artacaktır. Bunun dışında şirket düzeyinde, her çeyrek hatta her yıl için hedef belirlemek üzere sadece üç tane seç kuralını uygulanabilir. Bu seçimlerde tabi ki hedefler ona göre ölçeklendirilmesi gerekir.
Kobilerin Verimliliğini Arttıran Araçlar
Teknoloji her alanda olduğu gibi yoğun bir işverenin verimliliğini artırmada da faydalı araçlar getirmiştir. Mesela not almaya ve günlük etkinlikleri belgelemeye olanak tanıyan hızlı ve basit bir uygulama araçları arasında ücretsiz olarak kullanım sunan Google Keep kullanılabilir. Genellikle çoğu kişinin Google ve gmail kullanıyor olması başka bir platforma katılmaya veya oturum açmaya gerek kalmadan not almanın hızlı ve kolay bir yoludur. Metin, listeler, görüntüler ve ses gibi notlar almak için çeşitli araçlar sunduğu bu program sayesinde pratik olarak notlama ve listeme yapılabilir. Yöneticiler için genellikle günlük etkinlikleri planlamada etkin kullanılan bir not tutma aracıdır.
KOBİ işverenleri; iş başlangıcındaki her işi kendi kontrolleri altında tutma çabaları ilerideki dönemlerde de devam etme eğilimindedirler. Oysa bu tutum belli bir dönemden sonra firmanın verimliliğini düşüren dolayısıyla başarısızlık şansını artıran bir durum haline dönüşmektedir. Bu yüzden işin verimli olmasını önleyen durum her neyse tespit edilip en kısa zamanda önüne geçilmesi sürdürülebilir bir iş için güçlü bir adım olacaktır.
Tavsiye Edilen İçerikler
