Yönetim İşlevleri
Yönetim işlevinde kontrol; mevcut olan iş başarısının ölçülmesi ve başarının belirlenen hedeflerde gerçekleştirme olasılığının saptanmasıdır. Yapılan kontrol, mevcut faaliyetlerde varılan sonuçların planlama aşamasında belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının denetlenmesidir. Bu açıdan bakıldığında planlama ile kontrol birbirinden ayrılmaz iki önemli unsurdur. Bir işletmede hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesinde etkin bir rol oynayan kontrol süreci, yönetim işlevinde adeta bir rehberdir ve değerlendirilmesi için istenen sonuçların bilinmesi şarttır. Sağlıklı bir kontrol süreci birbirini takip birkaç adımdan oluşur.
Kontrol Süreçleri / Adımları
Standartların Kurulması
Standartlar, belirli bir çıktı ile karşılaştırılabilecek temel ölçütlerdir ve ulaşılması veya aşılması gereken bir eşik olması şarttır. Standartların önceden oluşturulması ve belirlenmesi kontrol sürecinde ilk adımdır. Standartlar, tüm organizasyon için geliştirilen plana göre belirlenir. Mesela bir inşaat şirketi planında 5 yıl içerisinde 5 yıldızlı bir otel inşa etmek varsa, birinci yılda yapılması gereken bir standart işler, inşaat planının oluşturulması ve inşaatın başlaması için birden fazla kaynaktan finansman sağlanması olabilir. Böylece bu planın başarılması veya aşılması gereken bir alt amaç olarak belirlenir.
Standartlar aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:
- Ölçülebilir veya maddi olan amaçlar: Ölçülebildiği gibi daha sonradan ifade edilen standartlara ölçülebilir standartlar denir. Bu ölçülebilir amaçlar zaman, maliyet, çıktı, harcama, kar, takdir, büyüme, pazar payı, kullanıcı tabanı vb. şeklinde olabilir.
- Ölçülemeyen veya maddi olmayan amaçlar: Çalışanların davranışları, yöneticinin performansı, vb. gibi standartlar parasal olarak ölçülemezler. Bunlarda olan sapmaların kontrolüne maddi olmayan standartlar denir. Fakat bu ölçülemeyen standartlar ölçülebilir standartları doğrudan etkilemektedir.
Kontrol, bu standartların oluşturulmasıyla daha kolay şekilde yapılabilir, çünkü kontrol sadece bu standartlar çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Performansın Ölçülmesi
Kontrolde ikinci ana adım performansın ölçülmesidir. Planlanan önlemlerden sapmaların ölçülmesi, birimler, maliyet, para şartları vb. İle ölçülebildiğinden ölçülebilir performans standartları için daha kolaydır. Niteliksel değerlendirme, özellikle de yöneticinin performansının ölçülmesi gerektiğinde zorlaşır. Yöneticinin performansını ölçerken genellikle, işçilerin tutumu, çalışmak için moral, fiziksel çevreye ilişkin tutumların gelişimi ve üstlerle iletişim gibi faktörler göz önünde bulundurulur.
Sapmaların Belirlenmesi
Gerçek çıktıyla performans belirlendikten sonra belirlenen standartlarla karşılaştırılır. Bu adımda, plandaki sapmalar tanımlandığı için tüm kontrol sürecinin merkezindedir. Sapmalar, asıl çıktıda mevcut tüm standartlardan farklı olan faktörlere yönlendirilebilir. Ayrımın niteliğine bağlı olarak, sapmalar ya olumlu ya da olumsuz sapmalar olarak sınıflandırılır. Yukarıdaki inşaat örneğinden yola çıkarsak, yönetim planları hazırlanıldıysa, gerekli mali hazırlıklar yapılıp yetkililerden gerekli izinleri alındıysa ve inşaatın başlaması için gerekli malzemeler hazırlandıysa, bu olumlu bir sapma olacaktır. Örnekten de anlaşılacağı gibi pozitif sapmalar, standart koşullarının aşıldığı ve çıktı merkezi planla ilgili daha fazla faktörün yani izinlerin ve materyallerin elde edilmesi için gerçekleşmesidir. Diğer taraftan olumsuz sapmalar, standardın bile karşılanmadığı bir durumu ifade eder. Yönetici sapmayı belirledikten sonra, bu sapmaya yol açan nedenleri tespit ederek, düzeltmeye çalışmalıdır. Bu nedenler yanlış planlama, koordinasyon hataları hatalı uygulama, kötü iletişim ve yetersiz denetim olabilir.
Düzeltici Faaliyetlerde Bulunmak
Sapmaların tam olarak belirlenmesi, etkili bir düzeltici eylemde bulunmak için yetersiz veya isteksiz olduğunda bir sonuç alınamaz. Düzeltici faaliyetler, tespit edilen sapmaların çözümü için harcanan tüm çabaların toplamını içerecektir. İyileştirici eylemlerin ana hedefi olumsuz sapmalardır ve belki de ekipte yer alan bir kişinin yetersiz olduğunun tespitinden sonra daha yetenekli biri ile değiştirilmesidir. Ya da bir sürecin kontrolünün daha hassas şekilde yapılmasını gerektiren bir hassasiyet uygulanmasıdır. Düzeltici faaliyetlerin ciddi ve istikrarlı şekilde uygulanması bir sonraki faaliyetlerde aynı sorunlarla karşılaşılmayacak şekilde kalıcı çözümler olması ek maliyet, zaman kaybının önüne geçer.
İnceleme ve Takip Süreci
Kontrol sürecinin son adımı inceleme veya takip etme aşamasıdır. Bu şekilde yapılan iyileştirici faaliyetlerin meyve verdiğinden ve etkili olduklarından emin olunmalıdır. Bu adım, muhtemelen yeni işe alınan personelin istikrarlı olarak çalışması, yeni organize edilen finansman kampanyasının başarılı olması gibi durumlarda olabilir. Bu son aşama bu ana kadar yapılan tüm kontrol süreçlerinin sonuca yansımasıdır de denilebilir.
Yönetim Kontrol Mekanizması
Yönetim işlevinde kurulan kontrol mekanizması farklı sebeplerden dolayı başarısız olabilir. Yöneticinin; kuracağı kontrol mekanizmasında başarısız olabileceği riskleri önceden hesaplayarak, kontrolü en alt basamaklardan başlatıp etkili bir kontrol mekanizması kurması mümkündür.
Tavsiye Edilen İçerikler
